Szkolenie AI dla HR: ogłoszenia i codzienna komunikacja

W Syntalith proponujemy szkolenie dla zespołu HR przygotowane wokół dokumentów, które regularnie piszecie. Program obejmuje zbieranie informacji od menedżera, pracę nad ogłoszeniami oraz korespondencję wewnętrzną i podsumowania ustaleń. Przygotowanie polega na wyborze przykładów odpowiednich dla waszych ról i narzędzi dopuszczonych w firmie. Informacja zwrotna dotyczy gotowego tekstu: czy odpowiada na pytania odbiorcy, czy da się go skrócić i gdzie autor potrzebuje jeszcze informacji od kolegi lub przełożonego.

Od rozmowy z menedżerem do tekstu dla odbiorcy

Praca nad ogłoszeniem zaczyna się przed jego napisaniem. W notatkach menedżera mogą mieszać się codzienne obowiązki, oczekiwania wobec nowej osoby i kwestie, których jeszcze nie ustalono. W tej części programu HR ćwiczy porządkowanie materiału i formułowanie pytań, na które menedżer może konkretnie odpowiedzieć. Pytanie o to, kto potwierdza termin dostawy, pozwala opisać odpowiedzialność pracownika dokładniej niż prośba o rozwinięcie hasła „obsługa zamówień”.

Dalsza praca dotyczy języka ogłoszenia: opisu zwykłego dnia, zrozumiałych obowiązków i wymagań wynikających z informacji od firmy. Osobne miejsce zajmuje redakcja. Skrócenie tekstu ma zachować treść potrzebną kandydatowi, a zmiana tonu nie może zmieniać tego, co firma oferuje lub czego oczekuje.

Ten sam materiał wymaga innego opracowania w wiadomości do menedżera. Zamiast pełnego opisu stanowiska potrzebne bywa krótkie podsumowanie rozmowy z zaznaczonymi pytaniami, które zostały otwarte. W korespondencji do pracowników punktem wyjścia jest zatwierdzona instrukcja. Ćwiczenia obejmują wyjaśnienie jej prostym językiem i ułożenie wiadomości tak, żeby czytelnik wiedział, co ma zrobić i do kogo skierować pytanie.

Co w ogłoszeniu oznacza „aktualizacja zamówień”

W fikcyjnych notatkach o stanowisku koordynatora obsługi klienta znajdują się odpowiedzi na pytania o dostawy, aktualizacja zamówień i cotygodniowa rozmowa ze współpracownikami z zagranicy. Menedżer doprecyzowuje, że koordynator wpisuje terminy potwierdzone przez logistykę. Fragment ogłoszenia może więc brzmieć: „Będziesz odpowiadać klientom na pytania o dostawy i wpisywać do zamówień terminy potwierdzone przez zespół logistyki. Raz w tygodniu weźmiesz udział w rozmowie ze współpracownikami z zagranicy”.

Z takiego opisu kandydat dowiaduje się, co będzie robić i skąd otrzyma terminy. Nadal potrzebna jest odpowiedź menedżera na pytanie o język cotygodniowych rozmów. W materiale brakuje też informacji o wymaganym doświadczeniu i benefitach, więc te części ogłoszenia czekają na dane od firmy.

Różne zadania w jednym dziale HR

Rekruter potrzebuje praktyki w wydobywaniu konkretów z opisu stanowiska i pisaniu ogłoszeń dla osób, które nie znają firmy. HR operations częściej pracuje nad wiadomościami do pracowników: tłumaczy zatwierdzoną instrukcję, porządkuje odpowiedź na pytanie lub skraca zbyt długi komunikat. Dla HR business partnera przydatnym materiałem jest podsumowanie rozmowy z menedżerem, w którym widać ustalenia oraz sprawy wymagające dalszej rozmowy.

Dobór ćwiczeń uwzględnia te różnice. Wspólna część zajęć pozwala omówić sposób pracy z materiałem i redakcję, a zadania dla poszczególnych ról odnoszą się do ich codziennych tekstów. Jeśli w szkoleniu uczestniczą także menedżerowie zatrudniający, ich praca może dotyczyć przygotowania czytelnych informacji o stanowisku dla HR.

Doświadczenie w HR i swoboda korzystania z AI to osobne kwestie. Osoba, która od lat prowadzi rekrutacje, może potrzebować spokojnego wprowadzenia do narzędzia. Ktoś, kto już regularnie z niego korzysta, ma więcej do przećwiczenia w redakcji, porównaniu wersji i pracy z niepełnymi notatkami. Te różnice ustalamy przed wyborem formatu i tempa zajęć.

Jak przygotowujemy szkolenie dla waszego zespołu

Przed szkoleniem wybieramy z klientem powtarzające się zadania oraz materiały dopuszczone do wykorzystania. Można pracować na fikcyjnych notatkach odpowiadających typowym sprawom zespołu. Potrzebny jest też uzgodniony sposób udostępniania prac i działający dostęp do zatwierdzonego narzędzia.

Uwagi prowadzącego odnoszą się do konkretnych fragmentów: ogłoszenia, które nie wyjaśnia obowiązku, wiadomości z ukrytym pytaniem albo podsumowania pomijającego ważne ustalenie. Odczyt przez drugą osobę pozwala też sprawdzić, jak tekst rozumie ktoś, kto nie zna notatek autora. W późniejszej samodzielnej próbie odbiorcą staje się pracownik, a zadaniem jest napisanie wiadomości na podstawie zatwierdzonej instrukcji.

Jeśli problem dotyczy również zbierania akceptacji między menedżerem a HR, porównaj szkolenie i wdrożenie obiegu informacji w HR.

Jeżeli trudność dotyczy korekt zestawień przed rozliczeniem, zobacz przygotowanie danych do płac z pomocą AI. Taki projekt obejmuje wersje i akceptacje danych; wymaga innego zakresu niż ćwiczenia redakcyjne.

Jeśli rekruterzy potrafią już sprawdzać szkice, ale stale szukają właściwej instrukcji, można rozważyć asystenta AI na dokumentach HR i rekrutacji. Ten osobny zakres obejmuje odpowiedzi ze źródłami oraz rozdzielenie materiałów wewnętrznych i informacji dopuszczonych do komunikacji z kandydatami. Warsztat nie obejmuje budowy takiej biblioteki ani połączenia z systemem rekrutacyjnym.

Kiedy wystarczy uporządkować obecny sposób pracy

Jeśli największą trudnością jest niepełny opis stanowiska od menedżera, zacznijcie od poprawy formularza lub wzoru notatki. Jasne pytania o obowiązki i warunki pracy przydadzą się również bez AI. Gdy chodzi głównie o skracanie tekstu i zmianę tonu, sprawdźcie funkcje obecnego narzędzia. Na przykład Workable opisuje edycję opisów stanowisk ręcznie i z AI, skracanie tekstu oraz zmianę tonu, a także przeglądanie ponownie wygenerowanych wersji.

Szkolenie przygotowane dla waszego zespołu ma sens wtedy, gdy chcecie przepracować powtarzające się trudności w kilku rodzajach dokumentów i dostać uwagi do własnych prób. Na pierwszej rozmowie z Syntalith wskażcie, które teksty najczęściej wracają do poprawy, kto je pisze i z jakich narzędzi korzysta. Na tej podstawie omówimy zakres programu oraz materiały do ćwiczeń. Informacje o ofercie znajdziecie w cenniku.

Przed zamówieniem dodatkowego narzędzia przejrzyj zakres i próbę odbioru asystenta instrukcji rekrutacji. Pomoże to ustalić, czy wystarczy uporządkować materiały i przećwiczyć pracę z nimi, czy potrzebne są połączone źródła oraz kontrola dostępu.