Rozliczenie transportu dla klienta: zlecenia i potwierdzenia

Podpisane potwierdzenie przy pierwszym przewozie, brak przy drugim

Operator przygotowuje miesięczne zestawienie dla klienta z dwoma zakończonymi zleceniami. Klient uzgodnił, że do zestawienia dołącza się potwierdzenia dostawy. Podpisany dokument jest przypisany do pierwszego zlecenia, przy drugim go brakuje.

Pracownik widzi obie pozycje: pierwszą z załącznikiem, drugą z brakującym potwierdzeniem, i od razu prosi operacje o dokument z właściwym numerem. Obok wewnętrznego numeru przewozu widzi numer zlecenia klienta, więc zestawienie jest zrozumiałe po obu stronach. Gdy plik przychodzi, trafia do drugiej pozycji. Dokument pierwszego przewozu zostaje przy pierwszym, bo ta sama nazwa klienta albo data nie wystarczą, żeby użyć go przy drugim zleceniu. Drugie zdjęcie tego samego potwierdzenia od kierowcy uzupełnia dokumentację przewozu i nie tworzy kolejnej usługi w zestawieniu.

Ile to kosztuje i kiedy się zwraca

Rachunek liczy pracę wokół sprawy: szukanie, czytanie, pisanie i przekazywanie. Zostaje czas na sprawdzenie wyniku, w scenariuszu 20% dzisiejszej pracy. Przed wyceną mierzymy oba czasy na 20 do 100 sprawach, które zespół już obsłużył, w teście za 0 zł trwającym 5 dni roboczych.

Przy zmianie narzędzia przenosimy zlecenia oczekujące na dokumenty z numerami klienta i załącznikami. Starsze pakiety zostają w archiwum, a eksport z aplikacji zachowuje powiązania zestawienia z dokumentami.

Sprawdź, ile przygotuje obecny system

Zlecenia, warunki i dokumenty mogą już być w systemie zarządzania transportem. Zacznij od sprawdzenia, czy osoba z rozliczeń otworzy je z jednego zestawienia: czasem brakuje tylko dostępu do istniejącego widoku albo powiązania folderu ze zleceniem. Integracja ma sens, gdy przewozy są dobrze prowadzone w systemie transportowym, a pliki trafiają gdzie indziej. Własny widok rozważ, gdy różni klienci mają różne wymagania co do pakietu dokumentów. Pytania o brakujące potwierdzenia porządkuje obieg poczty w firmie transportowej, a dopłaty na fakturach przewoźników opisuje tekst o rozliczaniu kosztów transportu.

Od czego zacząć

Pierwszy zakres obejmuje jeden zespół i powtarzalny rodzaj zestawienia. Na rozmowę opisz ostatnie zestawienie, przy którym trzeba było ręcznie szukać załączników, i miejsca, gdzie były zlecenia i potwierdzenia. Takie wdrożenie budujemy w ramach aplikacji AI. Na bezpłatną analizę wystarczy opis jednej sprawy z ostatnich tygodni i narzędzi, w których się toczyła. Nie trzeba przesyłać poufnych dokumentów, a plan na piśmie dostajesz w 2 dni robocze.