Własna aplikacja do rozliczania pracy podwykonawców

Co trzeba ustalić przed zamknięciem arkusza

Załóżmy, że podwykonawca miał przygotować dokumentację do projektu. W ewidencji zapisał pracę nad uzgodnioną dokumentacją oraz dodatkowe zestawienie, o które poproszono go później. Kierownik zatwierdził wykonanie pierwotnego zakresu. Dodatkowe zadanie pozostaje sporne: zespół nie uzgodnił jeszcze, czy wchodziło do wcześniejszych ustaleń, czy miało być osobnym zleceniem. Podwykonawca ujął obie prace w jednej pozycji faktury.

Osoba sprawdzająca tę fakturę musi ustalić, którą pracę zatwierdził kierownik. Potrzebuje jego potwierdzenia dotyczącego dokumentacji oraz informacji, że dodatkowe zestawienie czeka na rozstrzygnięcie. Sam wpis podwykonawcy pokazuje, co zgłosił jako wykonaną pracę. Nie rozszerza zatwierdzenia kierownika na drugie zadanie.

Przydatny ekran zestawiłby pozycję faktury z obiema pracami. Przy dokumentacji pozwoliłby otworzyć zatwierdzenie i sprawdzić, czego dotyczyło. Przy dodatkowym zestawieniu pokazałby powód rozbieżności oraz osobę, która ma ją wyjaśnić zgodnie z zasadami firmy. Pracownik nie musiałby ponownie odtwarzać tej historii z korespondencji. Ocena spornego zadania nadal należałaby do osób odpowiedzialnych za uzgodnienia z podwykonawcą.

W takim projekcie ważniejsze od samego importu godzin jest powiązanie pracy z właściwym zleceniem i zakresem umowy. Ten sam podwykonawca może wykonywać kilka zadań dla tego samego klienta. Nazwa firmy i miesiąc na fakturze nie wystarczą wtedy do przypisania wpisów. Jeśli pracownicy dopiero w arkuszu ustalają, którego zlecenia dotyczy praca, aplikacja musi pomóc wyjaśnić ten brak. Automatyczne dopasowanie po podobnym opisie mogłoby tylko ukryć pomyłkę.

Gotowy system może już mieć potrzebne funkcje

SaaS do mierzenia czasu i system do obsługi projektów mogą obejmować różne części tej pracy. Zanim zamówisz nowy program, poproś dostawcę lub administratora o przejście przez powyższy przykład w używanym narzędziu. Warto zobaczyć, czy potrafi odróżnić zgłoszoną pracę od zatwierdzonej i pokazać, do czego odnosi się pozycja faktury.

Takie funkcje istnieją w gotowych produktach. Microsoft opisuje w Dynamics 365 Project Operations ewidencję czasu, wydatków i materiałów podwykonawców, zatwierdzanie pracy oraz dopasowywanie zapisanych kosztów projektu do faktur dostawców. Można wykorzystać ten przykład podczas rozmowy z dostawcą o funkcjach własnego systemu (opis obsługi podwykonawców w Project Operations).

Istotny jest szczegół: w opisanej funkcji Project Operations pozycja faktury musi wskazywać pozycję umowy z podwykonawcą, aby można było powiązać z nią zapisy kosztów. Bez tego odwołania można śledzić stan weryfikacji, lecz nie utworzyć takiego powiązania. Samo oznaczenie faktury jako sprawdzonej może więc dawać mniej informacji niż oczekuje pracownik szukający podstaw zatwierdzenia (dokumentacja weryfikacji faktur).

Dostępność funkcji trzeba potwierdzić dla własnego wariantu wdrożenia. Microsoft wskazuje też ograniczenia obsługi podwykonawstwa ze stałą ceną w części scenariuszy Project Operations. Jeżeli tak rozliczacie zlecenia, pokaz dostawcy powinien obejmować właśnie ten przypadek.

Jak duża zmiana jest potrzebna

Konfiguracja wystarczy, gdy obecny produkt potrafi przechować powiązania i zatwierdzenia, ale zespół nie korzysta z tych funkcji. Praca wdrożeniowa może wtedy polegać na uporządkowaniu zleceń oraz uzgodnieniu, gdzie kierownik potwierdza wykonany zakres. Warto uwzględnić czas pracowników na zmianę przyzwyczajeń. Dodatkowy program niewiele pomoże, jeśli potwierdzenia nadal będą trafiały wyłącznie do prywatnej skrzynki kierownika.

Niewielkie rozszerzenie ma sens, gdy ewidencja pracy działa dobrze, a brakuje widoku do porównania jej z fakturą. Mogłoby pobierać wpisy i zatwierdzenia z obecnego systemu, zestawiać je z dokumentem oraz prowadzić wyjaśnienie rozbieżności. Przed wyborem tej drogi trzeba sprawdzić, czy dostawca umożliwia pobranie potrzebnych informacji i późniejszych korekt. Z samej sumy godzin nie dowiesz się, że kierownik zatwierdził wyłącznie pierwotny zakres. Połączenie musi przekazywać także informację o tym zatwierdzeniu.

Własną aplikację warto rozważyć, gdy różne zlecenia mają odmienne zasady opisu i zatwierdzania pracy, a pracownicy stale odtwarzają te zależności poza systemem. Może obejmować tylko uzgadnianie pracy podwykonawców i współpracować z używanym programem księgowym. Nie trzeba z góry zakładać wymiany wszystkich narzędzi. W porównaniu uwzględnij także gotowy moduł projektowy lub ERP, jeśli obsługuje wasz przypadek bez rozbudowanych obejść.

Żadna z tych opcji nie wymaga automatycznie AI. Model może pomagać znaleźć pasujące opisy prac, ale podobieństwo tekstu nie zastępuje zatwierdzenia. Najpierw warto rozwiązać problem brakujących powiązań między zleceniem, wykonaniem i fakturą.

Co zostaje do obsługi po wdrożeniu

Wróćmy do dodatkowego zestawienia z przykładu. Kiedy firma wyjaśni sprawę, osoba odpowiedzialna dopisze decyzję. Aplikacja powinna zachować wcześniejszy zapis i pokazać, dlaczego stan sprawy się zmienił. Podobnie korekta ewidencji musi odnosić się do poprzedniego wpisu, żeby pracownik nie uznał jej za kolejną wykonaną pracę. Dzięki temu następna osoba może zrozumieć sprawę bez pytania autora arkusza o znaczenie jego oznaczeń.

Jeżeli podwykonawca ma sam wyjaśniać wpisy, potrzebuje dostępu do własnych zleceń i uwag dotyczących jego pracy. Zakres tego dostępu warto uzgodnić oddzielnie od widoku pracownika firmy, który porównuje faktury wielu wykonawców. Szerszy temat współpracy z zewnętrznymi firmami opisujemy w artykule o własnym systemie zgłoszeń dla sieci partnerów.

Przy porównaniu kosztów uwzględnij utrzymanie połączeń z obecnymi narzędziami i pomoc pracownikom, gdy zabraknie danych do uzgodnienia faktury. Po stronie firmy ktoś musi odpowiadać za aktualne zasady zatwierdzania pracy. Wykonawca oprogramowania potrzebuje uzgodnionego zakresu opieki nad aplikacją i sposobu zgłaszania zmian. Samo zakończenie budowy nie rozwiązuje tych obowiązków.

Przed przeniesieniem danych ustal, co stanie się z otwartymi rozbieżnościami i gdzie pozostanie historia zamkniętych spraw. Eksport powinien pozwalać odtworzyć związki między pracą, zatwierdzeniem i fakturą. Przy aplikacji na zamówienie omów też własność kodu, warunki korzystania z niego oraz możliwość przejęcia utrzymania przez innego wykonawcę. Te ustalenia wpływają na późniejszą swobodę zmiany dostawcy tak samo jak możliwość pobrania danych z SaaS.

Rozmowa o jednym ręcznym uzgodnieniu

Syntalith tworzy aplikacje na zamówienie. Możliwy projekt w tym obszarze to ekran łączący ewidencję pracy z zatwierdzeniami i fakturą, wraz z miejscem na wyjaśnienie rozbieżności. Jego zakres można ograniczyć do jednego rodzaju zleceń, żeby ocenić, czy pracownicy potrafią prześledzić sprawę bez dodatkowego arkusza. Wybór między rozszerzeniem a osobną aplikacją zależy od tego, co udostępnia obecny system.

Na pierwszą rozmowę wystarczy opowiedzieć, przy jakiej fakturze ostatnio trzeba było szukać potwierdzeń i kto pomagał je odnaleźć. Podaj nazwę używanego narzędzia oraz wyjaśnij, co dopisujecie do arkusza. Nie potrzebujesz pełnej specyfikacji ani poufnych dokumentów. Informacje o modelu rozliczenia prac Syntalith znajdziesz w cenniku.