Aplikacja do audytów terenowych: gotowa czy własna?

Od zdjęcia krzesła do zadania naprawczego

Załóżmy, że pracownik sprawdza stan mebli w oddziałach firmy. W jednej placówce zauważa rozdarcie tapicerki krzesła. Wskazuje placówkę i oznaczenie tego egzemplarza, dopisuje uwagę oraz robi zdjęcie przy tym wpisie. W pomieszczeniu nie ma internetu, więc zapis pozostaje na telefonie.

Pracownik może przejść do następnego mebla, zachowując zdjęcie razem z opisem krzesła. Po odzyskaniu połączenia przesyła raport. Dopiero wtedy koordynator może go odebrać i obejrzeć usterkę. Na telefonie warto wyraźnie pokazać, które wpisy czekają na wysłanie, a które dotarły do centrali. Dzięki temu autor wie, czy skończył zbieranie informacji, czy również je przekazał.

Koordynator potrzebuje teraz zlecić dalszą pracę. Przydatna aplikacja pozwoliłaby mu przejść od odebranego wpisu do zadania naprawczego z tą samą placówką, oznaczeniem krzesła i zdjęciem. Mógłby wskazać osobę odpowiedzialną oraz śledzić odpowiedź przy zgłoszeniu. Nie musiałby przepisywać opisu z raportu ani osobno szukać załącznika w wiadomości.

Zdjęcie musi pozostać związane z konkretną uwagą. Jeżeli w placówce stoi kilka podobnych krzeseł, sama galeria z wizyty niewiele powie osobie jadącej je naprawić. Podobnie oznaczenie mebla w formularzu powinno odpowiadać temu, które zespół zna z ewidencji. To właśnie połączenie obserwacji z miejscem i przedmiotem pozwala wykorzystać raport w dalszej pracy.

Formularz offline może już wystarczyć

ODK Collect jest gotową aplikacją na Androida przeznaczoną do formularzy działających bez internetu. Obsługuje między innymi tekst i zdjęcia, więc zebranie opisu uszkodzenia podczas wizyty nie wymaga samo w sobie budowy własnego programu (wprowadzenie do ODK Collect).

Dokumentacja ODK rozróżnia formularze oczekujące na wysłanie od wysłanych. Formularz zakończony bez połączenia czeka w kolejce „Ready to send”; przesłanie zmienia jego stan na wysłany (obsługa formularzy w ODK Collect). Wybierając narzędzie, warto sprawdzić, czy pracownik łatwo rozpozna ten moment na telefonie, którego używa podczas wizyt.

Jeżeli zespół potrzebuje przede wszystkim zebrać odpowiedzi i zdjęcia, zacznij od konfiguracji obecnego formularza lub porównania go z takim produktem. Sprawdź dostępność pracy offline w używanym planie oraz urządzenia, na których ma działać. Następnie zobacz, co dzieje się z odebranym raportem. Być może koordynator potrafi już wygodnie przekazać go do realizacji i osobna aplikacja niewiele by zmieniła.

Gdy trudność dotyczy treści notatek, na przykład autor potwierdza wykonanie przeglądu, ale pomija jego wynik, przydatny będzie artykuł o ocenie kompletności raportu terenowego. To inny problem niż przesyłanie wpisów i kierowanie usterek do naprawy.

Co miałaby dodać integracja lub własna aplikacja

Jeśli formularz dobrze sprawdza się podczas wizyt, a praca ręczna zaczyna się dopiero w centrali, integracja może wystarczyć. Odebrana uwaga mogłaby trafić do używanego systemu zadań wraz ze zdjęciem i powiązaniem z meblem. Koordynator nadal wybierałby sposób załatwienia sprawy, korzystając z informacji zebranych przez pracownika. Przed zamówieniem takiego połączenia trzeba ustalić, czy oba narzędzia udostępniają potrzebne dane i załączniki.

Własna aplikacja ma mocniejsze uzasadnienie, gdy zespół potrzebuje jednego widoku wizyty, wyposażenia i dalszych prac, a dostępne narzędzia wymagają ciągłego przenoszenia tych informacji. Pierwszy zakres można ograniczyć do przeglądów mebli i przekazania usterek do koordynatora. System napraw może pozostać tam, gdzie pracują dziś wykonawcy. Wtedy projekt skupia się na brakującym połączeniu oraz wygodzie osoby w terenie.

Taki zakup warto ocenić na przykładzie jednej usterki, od zapisania do zlecenia naprawy. Pracownik zapisuje uwagę bez sieci, później ją przesyła, a koordynator otwiera zdjęcie i zleca pracę bez ponownego wpisywania danych. To pokaże, czy zmiana rzeczywiście usuwa czynności z codziennej obsługi.

Po wdrożeniu formularze i połączenia nadal wymagają opieki

Ktoś po stronie firmy będzie aktualizował listę placówek i wyposażenia oraz pytania używane podczas przeglądu. Z wykonawcą trzeba uzgodnić utrzymanie aplikacji i reakcję na sytuację, gdy raport dotarł, lecz zadanie naprawcze się nie pojawiło. Te obowiązki należą do porównania kosztów wraz z obecną subskrypcją i ręczną pracą koordynatora.

Przy zmianie rozwiązania zadbaj o otwarte usterki i ich zdjęcia. Eksport samych odpowiedzi może nie wystarczyć, jeśli zgubią się powiązania z placówką, meblem i naprawą. Ustal, co przenieść do nowego narzędzia, a co pozostawić w dostępnym archiwum. Przy własnej aplikacji omów również własność kodu i danych oraz dostęp potrzebny innemu wykonawcy do przejęcia utrzymania.

Zleć Syntalith połączenie raportów z wizyt z ewidencją wyposażenia i zadaniami naprawczymi. W ramach aplikacji na zamówienie możemy przygotować obieg, w którym koordynator otrzymuje opis usterki ze zdjęciem przy właściwym meblu i przekazuje go do naprawy bez ponownego wpisywania tych danych. Formularz, który sprawdza się w terenie, może pozostać częścią rozwiązania.

Opowiedz nam o ostatniej usterce, którą trzeba było przepisać z raportu. Prześledzimy, gdzie pracownik ponownie wpisuje dane lub szuka zdjęcia, żeby ustalić potrzebny zakres: połączenie istniejących narzędzi albo także zmianę widoku dla pracownika. Informacje o rozliczeniu prac znajdziesz w cenniku Syntalith.