Projekt oddany. Co zostało do zamknięcia?

W kalendarzu zaczyna się już kolejne zlecenie. Pytania o poprzednie wracają jednak w wiadomościach: czy klient potwierdził odbiór, kto sprawdził ostatni wpis pracy, czy uwzględniono go w przygotowanej fakturze? Pracownicy odpowiadają z różnych miejsc. Kierownik otwiera korespondencję, a koleżanka z rozliczeń porównuje ewidencję z wersją roboczą dokumentu. Wspólny widok zaległości ma sens, jeżeli pomaga im zakończyć te sprawy bez ponownego odtwarzania historii projektu.

Dwie sprawy po wysłaniu ostatniego materiału

Załóżmy, że firma usługowa przekazała klientowi raport końcowy. Zgodnie z ustalonym w tym projekcie sposobem odbioru kierownik czeka jeszcze na jego potwierdzenie. Klient go dotąd nie przesłał. Równocześnie koleżanka odpowiedzialna za rozliczenia przygotowała roboczą fakturę. Po jej utworzeniu do ewidencji trafiła dodatkowa praca, już zatwierdzona w firmie do zafakturowania. Tej pozycji nie ma w roboczym dokumencie.

Kierownik potrzebuje zobaczyć, który raport wysłano i że nadal czeka na potwierdzenie klienta. Może wtedy wrócić do właściwej korespondencji i ustalić dalszy kontakt. Oznaczenie zadania jako wykonanego potwierdza pracę zespołu. Nie daje mu jeszcze odpowiedzi, czy klient przyjął rezultat zgodnie z ustaleniami tego projektu.

Osoba z rozliczeń porównuje zatwierdzony wpis pracy z pozycjami roboczej faktury i wyjaśnia pominięcie. Osobno sprawdza uzgodnione dla projektu warunki fakturowania, w tym ewentualne powiązanie z odbiorem. Wie dzięki temu, co trzeba uzupełnić w dokumencie i na jakie potwierdzenia jeszcze czeka.

Przydatne podsumowanie pokaże więc kierownikowi obie sprawy oraz osobę prowadzącą każdą z nich. Gdy klient potwierdzi odbiór, zniknie potrzeba ponawiania tego pytania. Pozycja pominięta w rozliczeniu pozostanie widoczna, dopóki osoba z rozliczeń jej nie wyjaśni. Kierownik nie musi już pytać wszystkich, co kryje się pod ogólnym opisem „projekt w toku”.

Robocza faktura może powstać przed ostatnim wpisem pracy

Jeżeli korzystacie z Dynamics 365 Project Operations, sprawdźcie z administratorem odświeżanie pozycji roboczej faktury proforma. Microsoft opisuje możliwość dodania zapisów, które pojawiły się po utworzeniu dokumentu, mają wcześniejszą datę i są oznaczone jako gotowe do fakturowania. Firma opisuje też Billing hub, który zestawia umowy, ich pozycje i powiązane zapisy do rozliczenia przed przygotowaniem faktur proforma. Część jego rozszerzeń wymaga włączenia odpowiedniej funkcji. Warto ustalić, co obejmuje wasze wdrożenie, zanim zamówicie dodatkową automatyzację.

Taki widok rozliczeń może pomóc znaleźć pominiętą pracę. Nadal trzeba osobno sprawdzić odbiór raportu z naszego przykładu. Obecność roboczej faktury nie potwierdza akceptacji klienta ani zapłaty. Kierownik potrzebuje dostępu do informacji o odbiorze, nawet jeśli część finansowa projektu mieści się w jednym programie.

Kiedy wspólna lista wystarczy

Jeżeli firma prowadzi niewiele projektów, wystarczającym rozwiązaniem może być lista spraw do zamknięcia w obecnym narzędziu projektowym. Każda pozycja prowadzi do dokumentu lub ustalenia i ma osobę, która wróci z odpowiedzią. Warunkiem użyteczności jest aktualizacja po wyjaśnieniu sprawy. Sama kolejna lista, obok korespondencji i arkusza rozliczeń, zwiększy pracę kierownika.

Automatyzację warto rozważyć, gdy zaległości trzeba regularnie wyszukiwać w kilku systemach. Może zestawiać zapis przekazania rezultatu z potwierdzeniem odbioru, a zatwierdzoną pracę z przygotowanym rozliczeniem. Przy niepełnym powiązaniu powinna pokazać pracownikowi, czego nie udało się ustalić. Podobne nazwy zadań nie wystarczą, by uznać, że dotyczą tej samej pracy.

Jeśli największym problemem są faktury przychodzące od wykonawców, pomocny będzie osobny artykuł o uzgadnianiu pracy podwykonawców z fakturami. Przy zamykaniu całego projektu kierownik potrzebuje szerszej odpowiedzi: które sprawy pozostały otwarte po stronie klienta i rozliczeń oraz kto je prowadzi.

AI może pomagać wyszukać w dłuższej korespondencji fragment dotyczący odbioru. Pracownik powinien móc otworzyć tę wiadomość i sprawdzić, czego dotyczy. Decyzja o uznaniu odbioru czy zatwierdzeniu rozliczenia zostaje u osób wyznaczonych przez firmę. Samo zebranie zaległości z uporządkowanych danych może obyć się bez modelu językowego.

Pierwszy projekt wokół ostatniego zamknięcia

W proponowanym projekcie Syntalith łączy informacje z obecnych narzędzi i przygotowuje widok spraw pozostających do zamknięcia. Początkowy zakres można uzgodnić dla jednego rodzaju projektów. Kierownik i osoba z rozliczeń przechodzą wtedy przez znane im zlecenie: sprawdzają, czy odnajdują brakujący odbiór oraz pracę pominiętą w roboczej fakturze, a po ich wyjaśnieniu widzą, co jeszcze pozostało. Taka próba pozwala ocenić przydatność widoku przed objęciem nim kolejnych projektów.

Rozmowę o automatyzacji zamknięcia projektu możesz zacząć od opisania ostatniego zlecenia, do którego trzeba było wracać po oddaniu pracy. Powiedz, czego szukaliście i w jakich programach. Na początek wystarczy ten opis, bez poufnych umów czy pełnej specyfikacji. Informacje o wycenie znajdziesz w cenniku Syntalith.