Kontrola kosztów projektów: jeden koszt w dwóch arkuszach

Skąd wzięła się pozycja w projekcie

Załóżmy, że firma wynajmuje sprzęt używany przez zespoły dwóch projektów. Obaj kierownicy dostają tę samą pozycję faktury i kopiują jej pełną wartość do własnego zestawienia. Kontroler finansowy zbierający koszty zauważa powtórzenie. Potrzebuje informacji o wykorzystaniu sprzętu, aby przygotować podział według zasady przyjętej przez finanse w tej firmie.

W proponowanej aplikacji pozycja źródłowa jest zapisana raz. Przy niej kontroler widzi okres wynajmu i potwierdzone dane o użyciu sprzętu w obu projektach. Na tej podstawie przygotowuje podział do zatwierdzenia przez wyznaczoną osobę. Kierownik otwierający koszt swojego projektu może przejść do wspólnej pozycji i zobaczyć, z czego wynika przypisana mu część.

Podczas przeglądu kierownik zauważa, że w rejestrze użycia brakuje pracy sprzętu przy drugim projekcie. Przekazuje uzupełnienie, a osoba sprawdzająca koryguje podział i zapisuje powód zmiany. Po zatwierdzeniu obaj kierownicy widzą nowy podział, a kontroler może wrócić do poprzedniego i wyjaśnienia korekty. Nie musi odtwarzać ich z kolejnych kopii arkusza.

Co trzeba wiedzieć, zanim porównamy projekty

Finanse określają sposób podziału wspólnych kosztów i dane potrzebne do jego zastosowania. W przykładzie podstawą jest potwierdzone wykorzystanie sprzętu w danym okresie. Aplikacja ma odwzorować tę ustaloną regułę i pokazać, które propozycje podziału czekają jeszcze na sprawdzenie. Kierownik nie powinien brać roboczej propozycji za zatwierdzoną pozycję zestawienia.

Przed porównaniem projektów trzeba też oddzielić koszty już poniesione od zobowiązań dotyczących dalszych prac. Finanse określają te kategorie i źródło danych, żeby kierownik wiedział, co porównuje z budżetem.

Taki zakres służy wewnętrznej kontroli projektów. Można połączyć dane z ERP z podziałem i wyjaśnieniami kierowników, pozostawiając zapisy księgowe w obecnym systemie.

ERP, integracja czy osobna aplikacja

W Dynamics 365 funkcje kontroli kosztów projektów pozwalają porównywać pierwotny budżet z kosztami rzeczywistymi i zaangażowanymi, zależnie od wybranej prognozy i konfiguracji. To konkretna funkcja do sprawdzenia w obecnym module projektowym.

Rozmowę z administratorem warto oprzeć na jednym wspólnym koszcie: czy używany system zachowuje pozycję źródłową, obsługuje waszą zasadę podziału i pozwala wrócić do zatwierdzonej korekty? Jeśli tak, konfiguracja modułu może zastąpić dodatkowe arkusze. Samo porównanie budżetu z wykonaniem nie mówi jeszcze, jak w danym wdrożeniu prowadzi się podział między projektami.

Integracja ma sens, gdy ERP dostarcza właściwe pozycje, lecz kierownicy zapisują wykorzystanie sprzętu i wyjaśnienia gdzie indziej. Można połączyć te informacje z przeglądem podziału, aby kontroler nie przenosił ich ręcznie do zestawienia. Dostęp do pozycji źródłowych oraz ich identyfikatorów trzeba potwierdzić w używanym systemie.

Własna aplikacja jest warta rozważenia, gdy ten przegląd stale odbywa się poza ERP, a dostępny moduł nie daje zespołowi wygodnego sposobu uzgadniania kosztów wspólnych. Zakres może objąć jeden rodzaj kosztu, jego podział i przekazanie zatwierdzonych danych do raportowania. Wycena zależy wtedy między innymi od liczby źródeł oraz pracy potrzebnej do uporządkowania dotychczasowych zapisów.

Zachowaj źródła przy przenoszeniu otwartych projektów

Przed przeniesieniem danych trzeba rozpoznać, które wiersze w różnych arkuszach odnoszą się do tej samej pozycji źródłowej. W przypadku wynajmu sprzętu zachowanie obu pełnych wpisów odtworzyłoby błąd w nowej aplikacji. Kontroler powinien móc potwierdzić powiązanie źródła z projektami i odróżnić zatwierdzony podział od tego, który nadal wymaga wyjaśnienia.

Późniejszy eksport powinien obejmować pozycję źródłową, jej podział i powody korekt. Sama lista końcowych kosztów projektów nie wystarczy osobie przejmującej kontrolę do wyjaśnienia wcześniejszych decyzji.

Z wykonawcą ustal, kto utrzymuje połączenie z ERP i zajmuje się pozycją, która nie dotarła do aplikacji albo pojawiła się ponownie. Finanse nadal odpowiadają za reguły oraz zatwierdzanie zmian. Przy własnym rozwiązaniu uzgodnij własność kodu i danych, a także dokumentację i dostęp potrzebne innemu wykonawcy do przejęcia utrzymania.

Jak Syntalith może połączyć koszty i ich uzgadnianie

W ramach aplikacji na zamówienie i integracji Syntalith może połączyć pozycje z obecnego systemu z informacjami o wykorzystaniu wspólnych zasobów oraz obsługą zatwierdzania podziału. Kierownik otrzymuje możliwość wyjaśnienia swojej części kosztu, a kontroler zachowuje źródło i historię uzgodnień. Wasze finanse wnoszą zasady podziału i definicje kategorii; osoby prowadzące projekty wskazują, gdzie powstają dane o użyciu zasobów.

Opowiedz o wspólnym koszcie, którego podział ostatnio wywołał spór. W których miejscach zapisano tę samą pozycję i czego zabrakło osobie sprawdzającej? Taki przykład pozwoli ustalić, czy wystarczy obecny moduł, czy potrzebna jest integracja lub własna obsługa uzgodnień. Informacje o rozliczeniu prac znajdziesz w cenniku Syntalith.