Własny system raportowania dla franczyzy

Jeden lokal, dwa różne okresy

Załóżmy, że franczyzobiorca porównuje raport centrali za poprzedni miesiąc z zestawieniem ze swojego systemu sprzedaży. Wyniki się różnią. Otwiera plik, który przesłał do centrali, i zauważa, że wybrał zakres dat kończący się przed ostatnim dniem miesiąca. Przygotowuje poprawiony plik obejmujący cały miesiąc i chce przekazać go osobie odpowiedzialnej za raport.

W portalu mógłby zrobić to przy raporcie swojego lokalu: wskazać błędny okres, dołączyć poprawiony plik i opisać przyczynę. Pracownik centrali widziałby, którego zestawienia dotyczy zgłoszenie, oraz miałby dostęp do pierwotnego źródła i jego poprawki. Po sprawdzeniu danych opublikowałby skorygowany raport. Franczyzobiorca mógłby wrócić do tej samej sprawy i zobaczyć, czy centrala uwzględniła zmianę.

Przy takim obiegu musi być jasne, co użytkownik właśnie ogląda. Nazwa lokalu i miesiąc raportu powinny towarzyszyć danym. Ważna jest też informacja, z którego pliku powstało zestawienie i czy zgłoszona poprawka została już uwzględniona. Samo zastąpienie liczby nową wartością utrudni późniejsze wyjaśnienie, dlaczego wcześniejszy raport pokazywał coś innego.

Portal nie ustali za centralę, co oznaczają poszczególne wskaźniki. Jeśli lokale różnie rozumieją tę samą pozycję raportu, osoba odpowiedzialna za raportowanie musi uzgodnić definicję. W naszym przykładzie przyczyną rozbieżności jest zakres dat w pliku. W innym przypadku pracownik może potrzebować wyjaśnienia, co lokal wliczył do danej wartości. Warto zachować taką odpowiedź przy sprawie, żeby przy następnym raporcie nie zaczynać rozmowy od początku.

Oglądanie raportu i poprawianie danych

Franczyzobiorca, który chce przeczytać wynik swojego lokalu, potrzebuje innego dostępu niż analityk tworzący raport dla całej sieci. Możliwość zgłoszenia poprawki też jest osobną potrzebą. Użytkownik może przesłać wyjaśnienie i nowe źródło, a pracownik centrali zdecydować, kiedy na ich podstawie zaktualizować raport. To pozwala zachować wspólny sposób liczenia przy jednoczesnym zbieraniu uwag z placówek.

Takie rozróżnienie pomaga ocenić, za jakie funkcje sieć płaci. Jeśli lokal potrzebuje tylko odczytu, warto sprawdzić dostępne warianty udostępniania. Jeśli pracownicy centrali po każdym mailu ręcznie wyszukują raport i zapisują poprawkę w osobnym arkuszu, zmiana samych licencji pozostawi tę część pracy bez rozwiązania.

Power BI ma kilka sposobów udostępniania treści: bezpośredni dostęp do raportu, aplikacje grupujące raporty oraz dostęp dla gości spoza organizacji przez Microsoft Entra B2B. Licencje zależą od sposobu udostępniania i wykupionej infrastruktury, określanej jako capacity. Odbiorca może korzystać z bezpłatnej licencji, jeśli zarówno raport, jak i jego model danych znajdują się w capacity spełniającej warunki Microsoft. Nie każdy jej wariant to umożliwia. Przed porównaniem kosztów poproś administratora o sprawdzenie konkretnego wariantu dla waszej sieci (dokumentacja udostępniania Power BI).

Lokal powinien mieć dostęp do swoich danych

W przykładzie franczyzobiorca wyjaśnia wynik własnej placówki. Ukrycie pozostałych lokali w menu lub ustawienie filtra na wykresie nie rozstrzyga, do jakich danych może dotrzeć użytkownik. Microsoft zaznacza, że ukrywanie stron, kolumn czy wykresów w Power BI nie ogranicza dostępu do danych. Ograniczenia trzeba określić w modelu danych, na przykład przez uprawnienia do odpowiednich wierszy (zasady dostępu do raportów i danych Power BI).

Dotyczy to także raportu wyświetlanego we własnym portalu. Ładniejszy ekran logowania nie zmienia sam z siebie uprawnień w narzędziu raportowym. Przy prezentacji rozwiązania warto obejrzeć je z konta franczyzobiorcy: otworzyć jego raport i pobrać dostępny eksport. Ten sam zakres dostępu powinien obejmować pliki dołączone do korekty. Pracownik centrali może potrzebować widoku całej sieci, ale nie wynika z tego, że każdy użytkownik lokalny powinien go otrzymać.

Zachować raporty czy budować je od nowa?

Jeżeli obecne narzędzie dobrze przygotowuje raporty, zacznij od sprawdzenia jego funkcji i warunków dostępu dla odbiorców. Inny sposób udostępniania lub zmiana planu może wystarczyć, gdy problemem jest głównie koszt kont używanych sporadycznie. W porównaniu trzeba uwzględnić także obsługę zaproszeń i pomoc osobom, które po dłuższej przerwie nie potrafią się zalogować.

Gdy raporty są przydatne, lecz brakuje zgłaszania i śledzenia korekt, rozszerzenie może ograniczyć się właśnie do tego fragmentu. Portal mógłby wyświetlać raport z dotychczasowego narzędzia w sposób wymagający uwierzytelnienia i udostępniać obok formularz wyjaśnienia. Takie osadzenie raportu trzeba sprawdzić pod kątem dostępnych integracji, uprawnień i licencji. Warunki dostawcy obowiązują także po umieszczeniu wykresu na innej stronie.

Własne raportowanie warto rozważyć, kiedy sieć potrzebuje prostego, powtarzalnego widoku, a obecny produkt wymusza wiele czynności poza systemem lub nie pozwala obsłużyć potrzebnych korekt. Wtedy zakres może obejmować jeden raport lokalu i jego historię zmian. Centrala może nadal analizować całą sieć w obecnym narzędziu. Odtworzenie wszystkich funkcji analitycznych byłoby osobnym, znacznie szerszym projektem.

Ten obieg nie wymaga AI. Wyświetlenie właściwego raportu i przekazanie poprawki można oprzeć na zwykłej aplikacji. Szukanie instrukcji obowiązujących w placówce to inne zadanie, opisane w artykule o bazie wiedzy AI dla sieci franczyzowej.

Kto zajmie się portalem za rok

Po uruchomieniu nadal trzeba podłączać nowe placówki, odbierać dostęp osobom odchodzącym z sieci i reagować na błędy przesyłania danych. Centrala odpowiada za definicje raportów i zatwierdzanie korekt. Wykonawca aplikacji może objąć opieką jej działanie, ale zakres tej opieki trzeba uzgodnić. Porównanie abonamentu z samą ceną budowy pominęłoby te późniejsze obowiązki.

Przy zmianie rozwiązania potrzebna będzie historia raportów wraz ze zgłoszonymi wyjaśnieniami. Ustal, co przenieść, a co pozostawić w dostępnym archiwum. Eksport powinien zachować powiązanie raportu z lokalem, okresem i korektą. W przypadku własnej aplikacji omów też własność kodu i możliwość przekazania utrzymania innemu wykonawcy. To pozwala ocenić cały zakres zależności od dostawcy przed zamówieniem prac.

Syntalith tworzy aplikacje na zamówienie. Możliwym pierwszym projektem jest widok jednego raportu lokalu z miejscem na wyjaśnienie rozbieżności i odpowiedź centrali. Rozmowę można zacząć od ostatniej poprawki przesłanej mailem: co zauważył franczyzobiorca i co musiał potem zrobić pracownik centrali. Wystarczy opis oraz nazwa obecnego narzędzia; nie trzeba przygotowywać specyfikacji ani przesyłać poufnych wyników. Zasady rozliczenia prac znajdziesz w cenniku Syntalith.