Kiedy warto zbudować własny system prowizji?

Wspólny klient, podział zapisany poza programem

Załóżmy, że w firmie standardowy plan przypisuje prowizję osobie prowadzącej klienta. Jeden klient jest jednak obsługiwany wspólnie. Firma uzgodniła, że w bieżącym okresie prowizja od jego sprzedaży będzie dzielona między dwoje wskazanych handlowców według ustalonego podziału. W używanym programie nadal działa reguła standardowa, więc osoba z finansów przelicza ten przypadek w arkuszu.

Przed zamówieniem aplikacji trzeba ustalić, dlaczego właśnie ten podział pozostał poza systemem. Być może nikt jeszcze nie skonfigurował odpowiedniej reguły. Może też brakować informacji o wspólnej obsłudze klienta w danych pobieranych z CRM. Dopiero sprawdzenie tego z administratorem lub dostawcą pokaże, czy potrzebna jest nowa funkcja.

Gdyby uzgodniony wyjątek został włączony do obliczeń, osoba z finansów nie musiałaby każdorazowo poprawiać wyniku standardowej reguły. Przy sprzedaży byłoby zapisane, kogo dotyczy podział i w jakim okresie obowiązuje. Handlowiec mógłby otworzyć swoją pozycję i zobaczyć, że wynik uwzględnia wspólną obsługę tego klienta. Wyjaśnienie prowadziłoby do konkretnej sprzedaży i uzgodnienia, dzięki czemu nie trzeba byłoby odtwarzać go z komentarzy w arkuszu.

Aplikacja potrzebuje więc czegoś więcej niż pola na ręczne wpisanie poprawionej sumy. Ma zastosować uzgodniony podział przy kolejnych transakcjach objętych wyjątkiem i pozwolić sprawdzić, jak doszła do wyniku. Firma nadal określa zasady prowizji i zatwierdza ich zmiany. Projekt oprogramowania przekłada je na działające obliczenia.

Jeżeli sam sposób liczenia działa, a problemem jest wyjaśnianie różnic w gotowym zestawieniu, przydatny będzie osobny artykuł o uzgadnianiu prowizji handlowych. Tutaj decyzja dotyczy narzędzia, które ma te prowizje obliczać.

Co się stanie, gdy zmieni się plan

W kolejnym okresie firma może zakończyć wspólną obsługę klienta i wrócić do standardowej reguły. Nowe obliczenia powinny korzystać z nowych ustaleń. Osoba przeglądająca wcześniejsze rozliczenie nadal potrzebuje jednak zobaczyć podział, który wtedy obowiązywał, oraz dane sprzedaży użyte do jego wyliczenia.

To ważne przy projektowaniu własnego systemu: zapisanie samego wyniku nie wystarczy, jeśli za kilka miesięcy ktoś ma odtworzyć jego pochodzenie. Przy rozliczeniu trzeba zachować zastosowaną wersję zasad i dane, na których pracowała. Aktualne przypisanie klienta w CRM może być już inne niż w rozliczanym miesiącu.

Jeżeli starszą sprzedaż trzeba później skorygować, pracownik powinien móc wskazać, co się zmieniło i dlaczego. Wcześniejsze wyliczenie oraz korekta muszą pozostać ze sobą powiązane. W przeciwnym razie handlowiec zobaczy nowy wynik bez wyjaśnienia, a finanse znów będą szukały odpowiedzi w dawnych kopiach arkusza. Zasady wprowadzania takich korekt ustala firma; aplikacja powinna pozwolić je zastosować i odczytać ich historię.

Takie funkcje warto najpierw sprawdzić w SaaS

Gotowe programy mają mechanizmy obsługi zmian planów. Salesforce Spiff pozwala określić daty rozpoczęcia i zakończenia przypisania planu do użytkownika. To funkcja, którą warto obejrzeć przy porównaniu rozwiązania dla kolejnych okresów rozliczeniowych (daty obowiązywania przypisań planów w Spiff).

Spiff opisuje też zamrażanie zestawień, które chroni je przed zmianą podczas ponownego przeliczania. Nie czyni to całej historii niezmienną (przeliczanie i zamrażanie zestawień Spiff). Podczas rozmowy z dostawcą warto pokazać konkretną zmianę planu i poprosić o odtworzenie wcześniejszego obliczenia.

Konfiguracja obecnego programu będzie dobrym wyborem, jeśli pozwala zapisać podział, jego okres i potrzebne wyjaśnienie. Praca może wtedy objąć także uporządkowanie danych z CRM. Warto porównać dostępne moduły lub inny gotowy produkt, zanim uzna się arkusz za dowód, że potrzebny jest własny system.

Rozszerzenie może wystarczyć, gdy program dobrze liczy zwykłe prowizje, a powtarza się jeden rodzaj wyjątku. Mogłoby przechowywać uzgodnione podziały i przekazywać je do obliczeń. Trzeba sprawdzić, czy obecny produkt przyjmie takie informacje i zachowa powiązanie z konkretną sprzedażą. Dodatkowy ekran, z którego finanse nadal przepisują sumy, pozostawiłby znaczną część ręcznej pracy.

Własna aplikacja staje się sensownym kandydatem, gdy firma ma kilka powracających zasad, których obsługa w dostępnych narzędziach wymaga wielu obejść. Jej pierwszy zakres może obejmować jeden plan i wyjątek dotyczący wspólnie obsługiwanych klientów. CRM nadal może dostarczać dane sprzedaży, a pozostałe procesy finansowe działać w obecnych systemach.

Obliczenia trzeba będzie utrzymywać

Przy własnym oprogramowaniu ważne jest, kto zmieni regułę, kiedy firma uzgodni nowy plan. Osoba odpowiedzialna za prowizje musi wyjaśnić zasadę i potwierdzić wynik na znanych sprzedażach. Wykonawca aplikacji odpowiada za uzgodniony zakres zmian w programie i utrzymanie połączeń z danymi. Sposób tej współpracy wpływa na późniejszy koszt narzędzia tak samo jak jego budowa.

Przeniesienie rozliczeń z arkusza też wymaga decyzji. Dla bieżącego planu potrzebne będą działające reguły i otwarte wyjątki. Dawne okresy można pozostawić w dostępnym archiwum, jeśli zawiera informacje potrzebne do wyjaśnienia wyników. Przed przejściem warto odtworzyć znany okres w proponowanym rozwiązaniu i sprawdzić również podział przy konkretnej sprzedaży. Sama zgodność łącznej sumy mogłaby ukryć inne przypisanie między handlowcami.

Uzgodnij również możliwość eksportu danych i historii zasad oraz własność kodu. Jeśli utrzymanie ma kiedyś przejąć inna firma, potrzebuje dostępu do aplikacji i informacji o tym, jak wdrożono wasze ustalenia. Te kwestie warto uwzględnić w porównaniu z warunkami obecnego SaaS.

Syntalith tworzy aplikacje na zamówienie. Możliwy projekt w tym obszarze to obliczanie jednego planu ze wspólną obsługą klientów oraz pokazanie handlowcowi, jak podział wpłynął na jego wynik. Rozmowę zacznij od wyjątku, który przy każdym rozliczeniu wraca do arkusza. Opowiedz, co liczy już program i co pracownik musi poprawiać poza nim. Na tej podstawie można porównać zmianę konfiguracji, rozszerzenie i własną aplikację. Informacje o rozliczeniu prac znajdziesz w cenniku Syntalith.