Przejdź do treści
SSyntalith
PLEN
Umów analizę

Wzór do skopiowania · stan prawny na 14 października 2026

Polityka AI w firmie: wzór do skopiowania

Dziesięć paragrafów, rejestr narzędzi, tabela danych i wersja dla zespołu na jedną stronę. Uzupełniasz pola w nawiasach kwadratowych, dajesz tekst do przeczytania kierownikom i przyjmujesz go zarządzeniem. Cały wzór jest na tej stronie, bez formularza i bez podawania adresu e-mail.

Przejdź do wzoruPobierz DOCX
  • 10 paragrafów i 3 załączniki
  • AI Act po zmianach z rozporządzenia (UE) 2026/1744
  • RODO: art. 28, 32 i 33
  • Przed przyjęciem do przeczytania przez prawnika

Opracowanie: Artem Lisovtsov, inżynier, Syntalith · Stan prawny:

Co powinna zawierać polityka AI w firmie?

Krótka odpowiedź

Polityka AI w firmie opisuje, jakich narzędzi AI używa zespół, jakie dane wolno do nich wpisywać, kto zatwierdza nowe narzędzie i jak firma dokumentuje kompetencje pracowników z art. 4 AI Act. Nasz wzór ma 10 paragrafów i 3 załączniki: rejestr narzędzi, klasy danych i wersję dla zespołu. Uwzględnia zmiany z rozporządzenia (UE) 2026/1744. Wzór jest bezpłatny.

Statystyki

Polityka AI i dane w firmach: statystyki 2026

Dane sprawdzone: 22 października 2026

Co obowiązuje dziś

Terminy, które polityka porządkuje w jednym dokumencie

AI Act nie wymaga dokumentu o nazwie „polityka AI”. Wymaga działań, które najprościej wykazać spisanymi zasadami, rejestrem narzędzi i listą przeszkolonych osób. Poniżej terminy ważne dla typowej firmy, która korzysta z gotowych narzędzi AI.

  1. 2 lutego 2025

    Art. 5 AI Act: zakazane praktyki, w tym systemy rozpoznające emocje osób w miejscu pracy.

    Paragraf wzoru: § 5
  2. 2 lutego 2025

    Art. 4 AI Act: działania wspierające kompetencje AI osób, które korzystają z AI w firmie. Od 27 lipca 2026 przepis nie wymaga gwarantowania konkretnego poziomu wiedzy.

    Paragraf wzoru: § 8
  3. 2 sierpnia 2026

    Art. 50 AI Act: informacja, że klient rozmawia z AI, oraz oznaczanie realistycznych obrazów i nagrań, a także tekstów o sprawach publicznych.

    Paragraf wzoru: § 6
  4. 28 października 2026

    Ustawa o systemach sztucznej inteligencji (Dz.U. 2026 poz. 1003): w Polsce zaczynają obowiązywać przepisy o kontrolach i karach. Organem nadzoru jest Komisja Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji.

    Paragraf wzoru: cały dokument
  5. 2 grudnia 2027

    Obowiązki dla systemów wysokiego ryzyka z załącznika III, w tym AI w rekrutacji i ocenie pracowników. Termin przesunęło rozporządzenie (UE) 2026/1744.

    Paragraf wzoru: § 5
  6. obowiązuje

    RODO: umowa powierzenia z dostawcą narzędzia (art. 28), środki bezpieczeństwa (art. 32) i zgłoszenie naruszenia do Prezesa UODO w ciągu 72 godzin (art. 33).

    Paragraf wzoru: § 2, § 3, § 9

Stan na 14 października 2026. Treść ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej.

Wzór

Pełny tekst polityki

Pola w nawiasach kwadratowych uzupełniasz danymi firmy. Komentarz przy każdym paragrafie podpowiada, co wpisać. Komentarzy nie przenosisz do przyjmowanego dokumentu.

Pobierz DOCX

Wersja [1.0] z dnia [data]. Przyjęta [zarządzeniem / uchwałą] przez [zarząd / właściciela].

Polityka korzystania z narzędzi sztucznej inteligencji w [nazwa firmy]

  1. § 1Cel i zakres

    1. Polityka określa zasady korzystania z narzędzi sztucznej inteligencji (dalej: narzędzia AI) przy pracy dla [nazwa firmy].
    2. Polityka obowiązuje pracowników, współpracowników na umowach cywilnoprawnych i B2B, praktykantów oraz stażystów (dalej: osoby pracujące dla firmy), niezależnie od tego, czy korzystają ze sprzętu firmowego, czy prywatnego.
    3. Narzędziem AI jest każdy program lub funkcja, która tworzy tekst, obraz, dźwięk, kod lub podsumowanie albo podpowiada decyzję, także gdy jest częścią innego programu, na przykład pakietu biurowego, poczty lub CRM.

  2. § 2Zatwierdzone narzędzia i konta

    1. Do pracy dla firmy używamy wyłącznie narzędzi wpisanych do Rejestru narzędzi AI (załącznik nr 1), na kontach firmowych.
    2. Do spraw firmy nie używamy prywatnych kont w narzędziach AI, także płatnych.
    3. Nowe narzędzie zgłasza się do [osoba lub adres]. Odpowiedź przychodzi w ciągu [5] dni roboczych. Do czasu decyzji narzędzia nie używamy z danymi firmy.
    4. Narzędzie trafia do rejestru po sprawdzeniu: umowy z dostawcą, w tym umowy powierzenia przetwarzania danych, jeśli narzędzie ma przetwarzać dane osobowe; ustawień dotyczących trenowania modeli na naszych danych; miejsca przetwarzania danych; sposobu usuwania historii.

  3. § 3Dane

    1. Dane dzielimy na trzy klasy opisane w załączniku nr 2: publiczne, wewnętrzne i chronione.
    2. Dane publiczne wolno wpisywać do każdego narzędzia z rejestru.
    3. Dane wewnętrzne wpisujemy tylko do narzędzi z rejestru, na koncie firmowym.
    4. Dane chronione wpisujemy wyłącznie do narzędzi, które rejestr wprost dopuszcza dla danej kategorii danych. W innych przypadkach przed wpisaniem usuwamy dane identyfikujące albo wykonujemy zadanie bez AI.
    5. W razie wątpliwości traktujemy dane jak chronione i pytamy [osoba].

  4. § 4Sprawdzanie wyników i odpowiedzialność

    1. Za tekst, kod, analizę lub decyzję przygotowaną z pomocą AI odpowiada osoba, która z nich korzysta.
    2. Przed wysłaniem na zewnątrz lub użyciem w decyzji sprawdzamy wynik w źródle, w szczególności liczby, nazwy, cytaty i przepisy.
    3. Treść dla klienta, urzędu lub partnera oraz każdą treść, która tworzy zobowiązanie firmy, zatwierdza człowiek.

  5. § 5Zastosowania wymagające zgody i zakazane

    1. Bez zgody [zarząd / osoba] nie używamy AI do wyboru i oceny kandydatów oraz pracowników, decyzji o wynagrodzeniu, awansie lub zakończeniu współpracy, oceny wiarygodności finansowej klientów ani innych decyzji istotnie wpływających na ludzi. Wynik narzędzia nie może być jedyną podstawą takiej decyzji.
    2. Nie stosujemy praktyk zakazanych w art. 5 AI Act, w tym systemów rozpoznających emocje osób w miejscu pracy.

  6. § 6Oznaczanie treści i rozmów z AI

    1. Klient, który rozmawia z naszym czatem lub voicebotem, dowiaduje się na początku rozmowy, że rozmawia z systemem AI.
    2. Obraz, nagranie lub dźwięk wygenerowany albo zmieniony przez AI, który można wziąć za prawdziwy, oznaczamy przy publikacji.
    3. Tekst o sprawach publicznych przygotowany przez AI oznaczamy, chyba że przed publikacją zredagowała go osoba, która odpowiada za treść.

  7. § 7Prawa do treści i wizerunku

    1. Przed publikacją materiałów przygotowanych z pomocą AI sprawdzamy, czy nie powielają cudzych utworów, znaków towarowych ani wizerunku osób.
    2. Nie generujemy wizerunku ani głosu realnych osób bez ich zgody.
    3. Nie wprowadzamy do narzędzi AI materiałów, których umowa lub licencja nie pozwala przetwarzać w ten sposób.

  8. § 8Kompetencje i szkolenia

    1. Każda osoba korzystająca z AI przechodzi szkolenie wprowadzające w ciągu [30] dni od rozpoczęcia pracy lub otrzymania dostępu do narzędzia, a potem odświeżenie [raz w roku].
    2. Szkolenie obejmuje co najmniej: działanie używanego narzędzia, typowe błędy, dane, których nie wolno przekazywać, i sposób zgłaszania problemu. Osoby, które konfigurują narzędzia lub za nie odpowiadają, przechodzą szerszy program.
    3. [Osoba] prowadzi rejestr szkoleń: kto, kiedy i w jakim zakresie.

  9. § 9Incydenty

    1. Niezwłocznie zgłaszamy do [osoba lub adres] i przełożonego: wpisanie danych chronionych do niedozwolonego narzędzia, istotny błąd wyniku AI użyty na zewnątrz lub w decyzji, podejrzenie wycieku danych i nietypowe działanie narzędzia.
    2. Zgłoszenie w dobrej wierze nie jest podstawą do kary. Ukrycie incydentu jest naruszeniem polityki.
    3. Jeśli incydent dotyczy danych osobowych, [osoba / inspektor ochrony danych] ocenia, czy trzeba zgłosić naruszenie Prezesowi UODO. Na zgłoszenie są 72 godziny od stwierdzenia naruszenia.

  10. § 10Opiekun polityki, przegląd i naruszenia

    1. Za politykę i rejestr narzędzi odpowiada [stanowisko, imię i nazwisko] (Opiekun polityki).
    2. Opiekun przegląda politykę i rejestr co [6] miesięcy oraz po istotnej zmianie przepisów, zmianie planu lub warunków narzędzia i po każdym incydencie.
    3. Naruszenie polityki może skutkować konsekwencjami przewidzianymi w umowie lub w przepisach prawa pracy.

Załącznik nr 1. Rejestr narzędzi AI

Jeden wiersz to jedno narzędzie na jednym planie. Wiersze poniżej są przykładowe i do zastąpienia.

Załącznik nr 1. Rejestr narzędzi AI
Narzędzie i planDo czegoDozwolone daneUmowa powierzeniaTrenowanie na naszych danychOpiekunPrzegląd
[asystent czatu, plan firmowy]szkice, tłumaczenia, streszczeniapubliczne, wewnętrzne[podpisana / nie dotyczy][wyłączone][osoba][data]
[funkcje AI w pakiecie biurowym]notatki ze spotkań, podsumowania dokumentówpubliczne, wewnętrzne, [chronione: wskaż kategorie][podpisana][wyłączone][osoba][data]
[czat dla klientów na stronie]odpowiedzi na pytania o ofertępubliczne[podpisana][wyłączone][osoba][data]

Ustawienia trenowania i warunki planów zmieniają się kilka razy w roku. Dlatego każdy wiersz ma datę przeglądu.

Załącznik nr 2. Klasy danych

Załącznik nr 2. Klasy danych
KlasaPrzykładyGdzie wolno wpisać
Publicznetreści z naszej strony, opublikowane oferty i cenniki, ogólne pytania bez danych firmykażde narzędzie z rejestru
Wewnętrznewewnętrzne szkice i notatki, procedury bez danych osobowych, zestawienia bez nazw klientównarzędzia z rejestru, wyłącznie konto firmowe
Chronionedane osobowe klientów i pracowników, dane o zdrowiu, treść umów, niepubliczne dane finansowe, kod i konfiguracje, hasła, klucze i tokeny, dane powierzone przez klientówtylko narzędzie, które rejestr dopuszcza dla tej kategorii

Załącznik nr 3. Potwierdzenie zapoznania się

Potwierdzam, że zapoznałem się / zapoznałam się z Polityką korzystania z narzędzi sztucznej inteligencji w [nazwa firmy] w wersji [1.0] i będę jej przestrzegać.

Imię i nazwisko
Data
Podpis

Wersja dla zespołu

Ta sama polityka na jednej stronie

Pełny dokument przyjmuje zarząd. Zespołowi wystarczy siedem zasad, które można przypiąć na firmowym kanale albo wydrukować.

Zasady pracy z AI w [nazwa firmy]

  1. 01Korzystaj z narzędzi z listy: [link do rejestru]. Zawsze na koncie firmowym.
  2. 02Nie wpisuj danych osobowych, umów, haseł ani danych klientów, chyba że lista wprost na to pozwala.
  3. 03Sprawdź wynik, zanim wyjdzie do klienta. Liczby, nazwy i przepisy weryfikuj w źródle.
  4. 04Za wysłany tekst odpowiadasz Ty. Narzędzie przygotowuje szkic.
  5. 05AI w decyzjach o ludziach, takich jak rekrutacja czy ocena pracy, wymaga zgody [osoba].
  6. 06Potrzebujesz nowego narzędzia? Napisz do [osoba]. Odpowiedź dostaniesz w [5] dni roboczych.
  7. 07Coś poszło nie tak? Zgłoś to od razu do [osoba]. Za zgłoszenie nie ma kary.

Pytania: [osoba], [kontakt]. Pełna polityka: [link].

Przyjęcie w 4 tygodnie

Jak przyjąć politykę, żeby zespół ją stosował

  1. Tydzień 1

    Spis tego, co już działa

    Zapytaj zespół anonimowo, z jakich narzędzi AI korzysta, na jakich kontach i do czego. Wyniki wpisz do roboczej wersji rejestru.

  2. Tydzień 2

    Decyzje o narzędziach i danych

    Wybierz narzędzia firmowe i ustal klasy danych. Jeśli ludzie pracują na prywatnych kontach, bo firmowego narzędzia brakuje, zaplanuj jego zakup przed przyjęciem polityki.

  3. Tydzień 3

    Pierwsza wersja

    Uzupełnij wzór i daj go do przeczytania trzem lub czterem kierownikom. Zapytaj, który zapis blokuje im pracę. Przy danych osobowych i kadrach poproś o opinię prawnika lub inspektora ochrony danych.

  4. Tydzień 4

    Przyjęcie i szkolenie

    Przyjmij politykę w formie używanej w firmie, opublikuj ją w znanym miejscu, zbierz potwierdzenia zapoznania się i przeprowadź pierwsze szkolenie. Zapisz, kto w nim uczestniczył.

Kiedy sam wzór nie wystarczy

Cztery sytuacje, które wymagają osobnej analizy

  • AI w rekrutacji lub ocenie pracowników

    To systemy wysokiego ryzyka. Od 2 grudnia 2027 obowiązują dla nich osobne wymogi, w tym informowanie pracowników przed uruchomieniem systemu.

  • Czat lub voicebot dla klientów

    Oprócz oznaczenia rozmowy trzeba ustalić, co bot może obiecać, kiedy przekazuje sprawę człowiekowi i jak długo przechowuje rozmowy.

  • Tajemnica zawodowa i dane o zdrowiu

    Kancelarie, placówki medyczne, biura rachunkowe i ubezpieczyciele mają przepisy branżowe. Klasy danych trzeba uzgodnić z prawnikiem.

  • Własny system AI udostępniany innym

    Firma, która buduje system AI i oferuje go klientom, może być jego dostawcą w rozumieniu AI Act. Obowiązków jest wtedy więcej niż przy korzystaniu z gotowych narzędzi.

Polityka i szkolenie

Polityka działa, kiedy zespół umie pracować z AI

Na szkoleniu zespołowym pracujemy na zadaniach Twojego zespołu i narzędziach z Waszego rejestru. Po szkoleniu dostajesz listę uczestników i opis zakresu do rejestru szkoleń z § 8. Jeśli najpierw chcesz ustalić, od czego zacząć, umów bezpłatną analizę: 30 minut z inżynierem i pisemne podsumowanie w ciągu 2 dni roboczych.

Szkolenia AI od 4 900 zł netto za dzień

Umów bezpłatną analizę (30 min)Program szkolenia zespołowego

Pytania o politykę AI

  • Czy AI Act wymaga od firmy polityki AI?

    Nie wprost. AI Act nie zawiera przepisu, który nakazuje dokument o tej nazwie. Wymaga działań wspierających kompetencje AI (art. 4), informowania o rozmowie z AI i oznaczania niektórych treści (art. 50) oraz przestrzegania zakazów (art. 5). RODO wymaga środków organizacyjnych chroniących dane. Spisana polityka z rejestrem narzędzi i szkoleń to najprostszy sposób, żeby te działania wykazać.

  • Czy mała firma też potrzebuje polityki AI?

    Jeśli zespół korzysta z AI w pracy, tak. W firmie do kilkunastu osób wystarczą dwie strony: lista narzędzi, trzy klasy danych, sprawdzanie wyników i osoba do kontaktu. Wzór można skrócić do paragrafów 2, 3, 4, 9 i 10.

  • Czy pracownik może używać prywatnego konta ChatGPT do pracy?

    Według tego wzoru nie. Prywatne konto oznacza brak umowy firmy z dostawcą i brak kontroli nad historią rozmów. Taki zakaz działa wtedy, gdy firma daje zespołowi narzędzie na koncie firmowym. Bez tego praca przenosi się na prywatne konta poza wiedzą firmy.

  • Kto przyjmuje politykę i czy trzeba zmienić regulamin pracy?

    Politykę przyjmuje zarząd lub właściciel, w formie używanej w firmie, na przykład zarządzeniem. Zmiana regulaminu pracy nie jest konieczna, ale krótka wzmianka o obowiązku przestrzegania polityki porządkuje sprawę naruszeń. Regulamin zmienia się według procedury obowiązującej w firmie.

  • Jak często aktualizować politykę AI?

    Co pół roku oraz po zmianie przepisów, zmianie planu narzędzia i po każdym incydencie. Narzędzia AI zmieniają warunki i ustawienia prywatności częściej niż typowe oprogramowanie.

  • Czy ten wzór jest poradą prawną?

    Nie. To wzór roboczy przygotowany przez zespół wdrożeniowy, ze stanem prawnym na 14 października 2026. Przed przyjęciem daj go do przeczytania prawnikowi lub inspektorowi ochrony danych, zwłaszcza gdy AI ma dostęp do danych osobowych, spraw kadrowych albo informacji objętych tajemnicą zawodową.

Źródła

Powiedz, do czego Twój zespół już używa AI.

W 30 minut ustalimy, które narzędzia warto zatwierdzić, czego powinno dotyczyć szkolenie i co da się zautomatyzować. Pisemne podsumowanie dostaniesz w ciągu 2 dni roboczych, niezależnie od decyzji.

  • 30 minut z inżynierem, który może prowadzić Twoje wdrożenie.
  • Przegląd procesów, które kosztują Cię najwięcej czasu i pieniędzy.
  • Pisemne podsumowanie: ile proces kosztuje Cię rocznie, co zautomatyzować najpierw i od jakiej ceny.
  • Gdy proces opiera się na dokumentach, pierwszy proces uruchamiamy bezpłatnie na 20–100 sprawach, które Twój zespół już obsłużył, w 5 dni roboczych.
0 zł30 minut · pisemne podsumowanie w 2 dni robocze
Umów bezpłatną analizę (30 min)

Terminy zobaczysz w swojej strefie czasowej.

W 30 minut wybieramy proces do oceny, a w ciągu 2 dni roboczych dostajesz rekomendację, także gdy lepsza będzie prostsza droga.

Szkolenia AI dla zespołów

Co Ci daje, że jesteśmy partnerem OpenAI i Anthropic?

OpenAI robi ChatGPT, a Anthropic robi Claude. Należymy do programów partnerskich obu firm, więc pracujemy z ich narzędziami na co dzień i uczymy się od samych twórców.

OpenAI Select PartnerClaude Partner Network
01Dobierzemy narzędzie do zadania
Wdrażamy i ChatGPT, i Claude. Oba sprawdzamy na Twoich dokumentach, a Ty wybierasz to, które robi mniej poprawek i oszczędza więcej czasu.
02Wiedza prosto od twórców
Uczymy się z oficjalnych kursów i materiałów OpenAI i Anthropic. Twój zespół poznaje funkcje i ustawienia, które działają dziś.
03Licencje bez naszej marży
Konta kupujesz bezpośrednio u OpenAI albo Anthropic i dostajesz od nich fakturę. Do licencji nic nie doliczamy.
04Certyfikowani inżynierowie
W zespole mamy certyfikat AWS z uczenia maszynowego i certyfikat Anthropic z architektury systemów na Claude.

Udział w programach nie oznacza, że OpenAI albo Anthropic polecają nasze usługi.