Zamówienie z maila trafia do ERP jako gotowy szkic.
Zamiast przepisywać cały dokument, handlowiec sprawdza krótką listę wyjątków. Przy każdej zatrzymanej pozycji widzi możliwe dopasowania i powód, dla którego system jej nie zapisał.
Test na danych testowych
System odczytał nieuporządkowane zamówienie. Reguły katalogu, jednostek i zamienników zatrzymały niepewną pozycję dla operatora, a historia zachowała wejście, decyzję i wynik.
- Zapisany przebieg
- Test na danych testowych
- Zakres testu
- Zamówienia z maila do ERP
- Zweryfikowano
- dane testowe
Problem, rozwiązanie i wynik
Zamówienia trzeba było przepisywać i sprawdzać pozycja po pozycji
Zamówienia B2B przychodzą w treści maila, PDF-ach i arkuszach. Handlowiec ręcznie przepisuje pozycje do ERP, rozpoznaje jednostki i szuka właściwych indeksów. Błąd często wychodzi dopiero przy kompletacji lub dostawie.
Jak działa system
System odczytuje zamówienie i sprawdza każdą pozycję w katalogu. Potwierdzone produkty dodaje do szkicu ERP. Niejasny indeks, jednostkę lub zamiennik zatrzymuje i pokazuje operatorowi wraz z możliwymi dopasowaniami.
Co sprawdziliśmy
System odczytał nieuporządkowane zamówienie. Reguły katalogu, jednostek i zamienników zatrzymały niepewną pozycję dla operatora, a historia zachowała wejście, decyzję i wynik.
Dla kogo
To dobry proces do automatyzacji, jeśli zamówienia przychodzą mailem, zespół przepisuje je do ERP, a pomyłki w indeksach wychodzą przy realizacji.
Mail → katalog → szkic ERP
- 01System odczytuje pozycje i sprawdza je w katalogu
- 02Potwierdzone pozycje tworzą szkic zamówienia
- 03Wyjątki czekają na decyzję operatora
- Typ firmy
- Hurtownie i dystrybutorzy B2B pracujący na ERP
- Wejście
- Mail i pliki z zamówieniami
- Decyzja operatora
- Pozycja bez potwierdzenia w katalogu czeka na decyzję operatora
- Koszt
- Około 0,0027 zł za zapisany odczyt jednego zamówienia.
- Bezpieczeństwo
- Niepewna pozycja nie trafia do ERP. Operator widzi możliwe dopasowania i podejmuje decyzję.
- Tempo
- Czas pełnego przyjęcia zamówienia mierzymy w pilotażu na rzeczywistym wolumenie.
- Historia działań
- Historia pokazuje odczytane pozycje, decyzje reguł i zatwierdzenie operatora.
- Budowa podobnego systemu
- od 15 000 zł netto · 2–6 tygodni
Gdzie kończy się automatyzacja
Kiedy decyduje operator
Pozycja trafia do operatora, gdy katalog jej nie potwierdza, jednostka jest nietypowa albo zamiennik pozostaje niejednoznaczny. Ekran pokazuje powód zatrzymania i odrzucone dopasowania. Operator wybiera właściwą pozycję przed utworzeniem szkicu.
- Koszt
- Około 0,0027 zł za zapisany odczyt jednego zamówienia.
- Bezpieczeństwo
- Niepewna pozycja nie trafia do ERP. Operator widzi możliwe dopasowania i podejmuje decyzję.
- Tempo
- Czas pełnego przyjęcia zamówienia mierzymy w pilotażu na rzeczywistym wolumenie.
Szacowany efekt
Policz efekt na swoim wolumenie
To szacunek oparty na podanym wolumenie. Wpisz własne liczby do formuły, aby ocenić możliwy efekt w swojej firmie. Podczas pilotażu sprawdzamy go na danych procesu.
Dziś
144 h
Po uruchomieniu
56 h
Oszczędność czasu lub kosztu
70-105 h odzyskanych/mies., baza 88 h
- Wolumen
- 480 zamówień/mies.
- Formuła
- 480 x 11 min / 60
- Status wyliczenia
- średnia
Dane na zrzutach. Nazwy, kwoty i dokumenty widoczne na zrzutach są testowe. Dane klientów pozostają prywatne. Wyniki dotyczą opisanego testu; wpływ produkcyjny sprawdzamy na danych klienta.
Ekrany
Operator sprawdza wyjątki i zatwierdza szkic. Nie przepisuje całego zamówienia.
Rutynowe zamówienia pojawiają się jako szkice. Handlowiec otwiera tylko kolejkę wyjątków i zatwierdza gotowy dokument. Czas obsługi oraz poprawność integracji z ERP mierzymy podczas pilotażu na danych klienta.
Trzy widoki potrzebne do obsługi zamówienia
Rejestr zamówień
Wszystkie wpływy, ich status i wartość w jednym miejscu.
Kolejka wyjątków
Zatrzymane pozycje z powodem i możliwymi dopasowaniami.
Szkic ERP
Potwierdzone pozycje gotowe do zatwierdzenia i przekazania do integracji.
Ekrany systemu
Zobacz, jak system działa w praktyce
To zrzuty z działającej aplikacji w wersji komputerowej i mobilnej. Pokazują opisany proces oraz miejsca, w których decyzję podejmuje człowiek.
- Ekrany
- 10
- px
- 1440 · 390
- 021440×3393
Kolejka niejasnych pozycji z kandydatami i powodem zatrzymania. - 031440×1100
Mobilny widok tej samej kolejki bez bocznego przewijania.
Otwórz archiwum pozostałych ekranów (7)
- 041440×1100
Pozycje do sprawdzenia - 051440×1100
Kartoteka i stany - 061440×1100
ZS do wystawienia - 071440×1100
Historia decyzji - 081440×1100
Jeden przebieg - 091440×1100
Reguły przyjęcia - 101440×1100
Wyniki testu reguł
Stos technologiczny
Stały proces oparty na regułach
gpt-5-mini odczytuje treść zamówienia, n8n ustala kolejność kroków, a kod dopasowuje pozycje do katalogu i kontroluje zapis. Historia obejmuje odpowiedź modelu oraz każdą późniejszą decyzję reguł.
- n8n
- prowadzi przepływ: wejście webhookowe, kierowanie i kolejność kroków
- FastAPI (Python)
- sprawdza format wejścia i wykonuje reguły dopasowania
- PostgreSQL 17
- przechowuje zamówienia, pozycje, decyzje i historię zmian
- Next.js
- rejestr wpływu i stanowisko kontroli operatora
- Docker Compose
- uruchamia całość lokalnie: postgres, api, n8n, web
Klient otrzymuje kod reguł, przepływ n8n, dane testowe i dokumentację. System może działać w jego infrastrukturze. Ta wersja nie łączy się z produkcyjnym ERP.
Szczegóły techniczne i wyniki testów
Pętla pracy
Od dokumentu do szkicu, pozycja po pozycji
Każda pozycja przechodzi przez te same kontrole. Potwierdzony wynik trafia do szkicu. Brak potwierdzenia tworzy zadanie dla operatora z pełnym kontekstem.
Mail lub plik z zamówieniem
Rozpoznanie produktów i jednostek
Potwierdzone pozycje → szkic ERP
Wyjątki → operator z wyjaśnieniem
Zapis decyzji i zatwierdzenie szkicu
Architektura systemu
Cztery elementy: wejście, reguły, szkic i zapis decyzji
n8n prowadzi przepływ, kod sprawdza katalog i jednostki, PostgreSQL zapisuje przebieg, a panel operatora pokazuje wyjątki.
- 01
Wejście
Maile i pliki trafiają do tego samego procesu
Zamówienie z maila albo pliku trafia do jednego adresu przyjmującego dane, a n8n prowadzi kolejne kroki. System zapisuje oryginalne wejście oraz czas odbioru. Na końcu zwraca status każdej pozycji, dzięki czemu wiadomo, co trafiło do szkicu, a co wymaga decyzji.
- 02
Dopasowanie
Kod dopasowuje SKU, jednostki i zamienniki
Zapisane reguły dopasowują indeks, przeliczają jednostki i opakowania oraz oceniają zamiennik. Te same dane wejściowe zawsze dają tę samą decyzję, którą można przetestować.
- 03
Zapis
Do szkicu trafia tylko pozycja potwierdzona w katalogu
Pozycja z potwierdzeniem katalogowym trafia do roboczego szkicu. Jeśli potwierdzenia brakuje, system tworzy zadanie dla operatora z pełnym kontekstem. Test na danych testowych kończy pracę na szkicu i nie łączy się z ERP.
- 04
Historia
Historia obejmuje kroki, decyzje i użyte narzędzia
Każdy przebieg zapisuje kroki, decyzje i wywołania narzędzi. Dla dowolnej pozycji można później sprawdzić dane wejściowe, wybrane dopasowanie i powód decyzji.
Dlaczego tu nie ma agenta
Każda pozycja przechodzi stałą sekwencję: odczyt, przeliczenie, dopasowanie, zapis albo przekazanie operatorowi. O kolejnym kroku decydują reguły możliwe do przeczytania i przetestowania. Model odczytuje treść zamówienia, ale nie podejmuje decyzji katalogowych. Jeśli katalog klienta okaże się zbyt niejednoznaczny dla reguł, można osobno sprawdzić, czy model poprawia trafność dopasowania.
- Następny krok wybierają reguły procesu, które da się przeczytać
- Model językowy nie wykonuje w tym procesie żadnej akcji
- Pozycja bez potwierdzenia katalogowego zawsze trafia do operatora
- Każda decyzja zostaje zapisana w historii
Chcesz sprawdzić podobny proces w swojej firmie?
- 30 minut z inżynierem, który może prowadzić Twoje wdrożenie.
- Przegląd procesów, które kosztują Cię najwięcej czasu i pieniędzy.
- Pisemne podsumowanie: co zautomatyzować, w jakiej kolejności, z widełkami kosztów.
Terminy zobaczysz w swojej strefie czasowej.
W 30 minut wybieramy proces do oceny, a w ciągu 2 dni roboczych dostajesz rekomendację, także gdy lepsza będzie prostsza droga.