Zamówienie z maila trafia do ERP jako gotowy szkic.
Zamiast przepisywać cały dokument, handlowiec sprawdza krótką listę wyjątków. Przy każdej zatrzymanej pozycji widzi możliwe dopasowania i powód, dla którego system jej nie zapisał.
Pomiar na danych testowych
System odczytał nieuporządkowane zamówienie. Reguły katalogu, jednostek i zamienników zatrzymały niepewną pozycję dla operatora, a historia zachowała wejście, decyzję i wynik.
- Zapisany przebieg
- Pomiar na danych testowych
- Zakres pomiaru
- Zamówienia z maila do ERP
- Zweryfikowano
- dane syntetyczne
Problem, rozwiązanie i wynik
Problem
Zamówienia B2B przychodzą w treści maila, PDF-ach i arkuszach. Handlowiec ręcznie przepisuje pozycje do ERP, rozpoznaje jednostki i szuka właściwych indeksów. Błąd często wychodzi dopiero przy kompletacji lub dostawie.
Jak działa system
System odczytuje zamówienie i sprawdza każdą pozycję w katalogu. Potwierdzone produkty dodaje do szkicu ERP. Niejasny indeks, jednostkę lub zamiennik zatrzymuje i pokazuje operatorowi wraz z możliwymi dopasowaniami.
Co sprawdziliśmy
System odczytał nieuporządkowane zamówienie. Reguły katalogu, jednostek i zamienników zatrzymały niepewną pozycję dla operatora, a historia zachowała wejście, decyzję i wynik.
Dla kogo
To dobry proces do automatyzacji, jeśli zamówienia przychodzą mailem, zespół przepisuje je do ERP, a pomyłki w indeksach wychodzą przy realizacji.
Mail → katalog → szkic ERP
- 01System odczytuje pozycje i sprawdza je w katalogu
- 02Potwierdzone pozycje tworzą szkic zamówienia
- 03Wyjątki czekają na decyzję operatora
- Typ firmy
- Hurtownie i dystrybutorzy B2B pracujący na ERP
- Wejście
- Mail i pliki z zamówieniami
- Granica
- Pozycja bez potwierdzenia w katalogu czeka na decyzję operatora
- Koszt
- Około 0,0027 zł za zapisany odczyt jednego zamówienia.
- Bezpieczeństwo
- Niepewna pozycja nie trafia do ERP. Operator widzi możliwe dopasowania i podejmuje decyzję.
- Tempo
- Czas pełnego przyjęcia zamówienia mierzymy w pilotażu na rzeczywistym wolumenie.
- Ślad
- Historia pokazuje odczytane pozycje, decyzje reguł i zatwierdzenie operatora.
- Budowa podobnego systemu
- od 15 000 zł netto · 2–6 tygodni
Gdzie kończy się automatyzacja
Kiedy decyduje operator
Pozycja trafia do operatora, gdy katalog jej nie potwierdza, jednostka jest nietypowa albo zamiennik pozostaje niejednoznaczny. Ekran pokazuje powód zatrzymania i odrzucone dopasowania. Operator wybiera właściwą pozycję przed utworzeniem szkicu.
- Granica
- Pozycja bez potwierdzenia w katalogu czeka na decyzję operatora
- Koszt
- Około 0,0027 zł za zapisany odczyt jednego zamówienia.
- Bezpieczeństwo
- Niepewna pozycja nie trafia do ERP. Operator widzi możliwe dopasowania i podejmuje decyzję.
- Tempo
- Czas pełnego przyjęcia zamówienia mierzymy w pilotażu na rzeczywistym wolumenie.
Szacowany efekt
Policz efekt na swoim wolumenie
To szacunek oparty na podanym wolumenie. Wpisz własne liczby do formuły, aby ocenić możliwy efekt w swojej firmie. Wynik potwierdzamy dopiero podczas pilotażu.
Dziś
144 h
Po uruchomieniu
56 h
Oszczędność czasu lub kosztu
70-105 h odzyskanych/mies., baza 88 h
- Wolumen
- 480 zamówień/mies.
- Formuła
- 480 x 11 min / 60
- Status wyliczenia
- średnia
Dane na zrzutach. Nazwy, kwoty i dokumenty widoczne na zrzutach są syntetyczne. Dane klientów pozostają prywatne. Pomiary dotyczą opisanej wersji demonstracyjnej i są wyraźnie oddzielone od wyników produkcyjnych.
Powierzchnie pracy
Operator sprawdza wyjątki i zatwierdza szkic. Nie przepisuje całego zamówienia.
Rutynowe zamówienia pojawiają się jako szkice. Handlowiec otwiera tylko kolejkę wyjątków i zatwierdza gotowy dokument. Czas obsługi oraz poprawność integracji z ERP mierzymy podczas pilotażu na danych klienta.
Trzy widoki potrzebne do obsługi zamówienia
Rejestr zamówień
Wszystkie wpływy, ich status i wartość w jednym miejscu.
Kolejka wyjątków
Zatrzymane pozycje z powodem i możliwymi dopasowaniami.
Szkic ERP
Potwierdzone pozycje gotowe do zatwierdzenia i przekazania do integracji.
Ekrany systemu
Zobacz, jak system działa w praktyce
To zrzuty z działającej aplikacji w wersji komputerowej i mobilnej. Pokazują opisany proces oraz miejsca, w których decyzję podejmuje człowiek.
- Ekrany
- 10
- px
- 1440 · 390
- 021440×3393
Kolejka niejasnych pozycji z kandydatami i powodem zatrzymania. - 031440×1100
Mobilny widok tej samej kolejki bez bocznego przewijania.
Otwórz archiwum pozostałych ekranów (7)
- 041440×1100
Pozycje do sprawdzenia - 051440×1100
Kartoteka i stany - 061440×1100
ZS do wystawienia - 071440×1100
Historia decyzji - 081440×1100
Jeden przebieg - 091440×1100
Reguły przyjęcia - 101440×1100
Wyniki pomiaru reguł
Stos technologiczny
Stały proces oparty na regułach
gpt-5-mini odczytuje treść zamówienia, n8n prowadzi kolejność kroków, a kod wykonuje dopasowania katalogu i pilnuje granicy zapisu. Dzięki temu ślad obejmuje zarówno odpowiedź modelu, jak i każdą późniejszą decyzję reguł.
- n8n
- prowadzi przepływ: wejście webhookowe, kierowanie i kolejność kroków
- FastAPI (Python)
- waliduje kontrakt wejścia i wykonuje typowane decyzje dopasowania
- PostgreSQL 17
- przechowuje zamówienia, pozycje, decyzje i łańcuch audytowy
- Next.js
- rejestr wpływu i stanowisko kontroli operatora
- Docker Compose
- uruchamia całość lokalnie: postgres, api, n8n, web
Klient otrzymuje kod reguł, przepływ n8n, dane testowe i dokumentację. System może działać w jego infrastrukturze. Ta wersja nie łączy się z produkcyjnym ERP.
Szczegóły techniczne i pomiar
Pętla pracy
Od dokumentu do szkicu, pozycja po pozycji
Każda pozycja przechodzi przez te same kontrole. Potwierdzony wynik trafia do szkicu. Brak potwierdzenia tworzy zadanie dla operatora z pełnym kontekstem.
Mail lub plik z zamówieniem
Rozpoznanie produktów i jednostek
Potwierdzone pozycje → szkic ERP
Wyjątki → operator z wyjaśnieniem
Zapis decyzji i zatwierdzenie szkicu
Architektura systemu
Cztery elementy: wejście, reguły, szkic i zapis decyzji
n8n prowadzi przepływ, kod sprawdza katalog i jednostki, PostgreSQL zapisuje przebieg, a panel operatora pokazuje wyjątki.
- 01
Wejście
Jedno wejście dla maila i pliku.
Zamówienie z maila albo pliku wchodzi jednym webhookowym wejściem, a n8n prowadzi kierowanie i kolejność kroków. Przyjęcie od razu zakłada zapis przebiegu ze zrzutem tego, co weszło, więc widać, co i kiedy trafiło do systemu. Wywołanie kończy się odpowiedzią z rozstrzygnięciem, więc nadawca wie, co system zdecydował.
- 02
Dopasowanie
SKU, jednostki i zamienniki liczy kod.
Dopasowanie indeksu, przeliczenie jednostek i opakowań oraz ocena zamiennika to deterministyczne reguły z typowanym wynikiem. Te same dane wejściowe zawsze dają tę samą decyzję, którą można przetestować.
- 03
Zapis
Tylko pewny wynik wchodzi do szkicu.
Pozycja z potwierdzeniem katalogowym trafia do roboczego szkicu. Jeśli potwierdzenia brakuje, system tworzy zadanie dla operatora z pełnym kontekstem. Wersja pokazowa kończy pracę na szkicu i nie łączy się z ERP.
- 04
Ślad
Przebieg, decyzje i narzędzia w audycie.
Każdy przebieg zapisuje kroki, decyzje i wywołania narzędzi w łańcuchu audytowym, więc dowolną pozycję można odtworzyć po fakcie: co system zobaczył, co wybrał i dlaczego.
Dlaczego tu nie ma agenta
Każda pozycja idzie stałym potokiem: rozpoznanie, przeliczenie, dopasowanie, zapis albo eskalacja. O następnym kroku decydują reguły procesu, które da się przeczytać i przetestować. Złożoność musiałaby się tu bronić, a w pomiarze nie miała czym: żadna decyzja w tym potoku nie potrzebowała wywołania modelu. Trzy węzły osądu są w tym potoku gotowym miejscem na model, jeśli katalog klienta okaże się trudniejszy od reguł; wtedy najpierw mierzymy, czy model poprawia trafność decyzji.
- Następny krok wybierają reguły procesu, które da się przeczytać
- Model językowy nie wykonuje w tym procesie żadnej akcji
- Pozycja bez potwierdzenia katalogowego zawsze trafia do operatora
- Każda decyzja zostawia wpis w łańcuchu audytowym
Chcesz sprawdzić podobny proces w swojej firmie?
- 30 minut z inżynierem, który może prowadzić Twoje wdrożenie.
- Przegląd procesów, które kosztują Cię najwięcej czasu i pieniędzy.
- Pisemne podsumowanie: co zautomatyzować, w jakiej kolejności, z widełkami kosztów.
Terminy zobaczysz w swojej strefie czasowej.
Bez prezentacji sprzedażowej i bez zobowiązań. Jeśli automatyzacja nie ma sensu, też to napiszemy.