Ten sam termin dostawy w ERP, CRM i panelu klienta

Piątek dla klienta, czwartek dla magazynu

Załóżmy, że firma uzgodniła z klientem dostawę zamówienia na piątek. Towar ma wyjechać z magazynu w czwartek. Koordynator ma obie daty w ERP, czyli systemie obsługującym zamówienia i ich realizację. CRM używany przez handlowca nadal pokazuje wcześniejszy termin dostawy: środę. Panel klienta pobiera tę datę z CRM.

Koordynator musi więc otworzyć drugi program, odnaleźć to samo zamówienie i zmienić środę na piątek. Później sprawdza, czy panel klienta również pokazuje piątek. Przy kolejnych zmianach powtarza te czynności, choć nowy termin został już uzgodniony i zapisany.

Połączenie obu systemów może przenieść piątkową datę dostawy z zamówienia w ERP do odpowiadającego mu miejsca w CRM. Panel klienta korzysta potem z poprawionej informacji. Handlowiec widzi termin, który koordynator już wpisał, więc nie musi dopytywać, która kopia jest aktualna. Magazyn nadal planuje wyjazd towaru na czwartek. Obie daty są właściwe dla osób, które z nich korzystają.

Takie połączenie wymaga ustalenia, gdzie firma zapisuje uzgodniony termin i jak rozpoznaje to samo zamówienie w obu programach. Nazwa klienta nie wystarczy, jeśli ma on kilka otwartych zamówień. W rozmowie o wdrożeniu warto pokazać konkretny rekord, który koordynator poprawia, oraz ekran, na który zagląda handlowiec. To szybciej wyjaśni zakres niż ogólne zamówienie „synchronizacji dat”.

Sprawdź, co obecny system już wylicza

Oddzielne daty w zamówieniu mają zastosowanie w gotowym oprogramowaniu. Microsoft opisuje w Business Central obliczanie terminów dostawy i wysyłki z uwzględnieniem dostępności towaru, obsługi magazynowej i czasu transportu. Dokumentacja rozróżnia między innymi termin oczekiwany przez klienta oraz planowane terminy wysyłki i dostawy.

Jeżeli firma korzysta z takich funkcji, warto najpierw sprawdzić z administratorem, która data jest dziś kopiowana do CRM. Problem może leżeć w wybranym polu albo w braku połączenia. Ponowne budowanie obliczeń poza ERP dodałoby kolejne miejsce, w którym trzeba utrzymywać założenia dotyczące dostawy.

Czasem wystarczy udostępnić handlowcom odpowiedni widok zamówienia w obecnym systemie. Wówczas nie potrzebują kolejnej kopii terminu. Jeżeli jednak CRM i panel klienta muszą przechowywać tę informację, sprawdź z dostawcą, czy wasze programy obsługują potrzebne połączenie.

Nowe wyliczenie trafia najpierw do osoby prowadzącej zamówienie

Przy dalszym planowaniu może pojawić się przewidywany termin inny niż uzgodniony z klientem. Koordynator potrzebuje go do oceny sytuacji. W naszym przykładzie samo pojawienie się późniejszego wyliczenia nie zmienia jeszcze piątkowego ustalenia. Firma sprawdza nową propozycję i uzgadnia zmianę zgodnie ze swoim sposobem obsługi zamówień. Dopiero zapisany, uzgodniony termin trafia do pozostałych miejsc jako zobowiązanie wobec klienta.

Microsoft opisuje również wyliczanie możliwych terminów realizacji w Business Central na podstawie znanej i oczekiwanej dostępności towaru. Warto wykorzystać te obliczenia w planowaniu. Do przenoszenia uzgodnionej daty między wyraźnie opisanymi polami w systemach wystarczy integracja, bez AI.

Gdy towar jest już w drodze i trzeba uzyskać odpowiedź od przewoźnika, dochodzi inne zadanie. Opisujemy je w artykule o pilnowaniu opóźnionych dostaw B2B. Synchronizacja usuwa różnice między kopiami znanej daty; nie dostarcza brakującej informacji o transporcie.

Koordynator widzi, kiedy aktualizacja nie dotarła

Załóżmy teraz, że po zapisaniu piątku połączenie z CRM jest chwilowo niedostępne. Koordynator powinien zobaczyć, że zamówienie czeka na aktualizację w drugim programie. Handlowiec potrzebuje informacji, że widoczna u niego środa nie jest bieżącym potwierdzeniem terminu. Dzięki temu wie, że przed odpowiedzią klientowi musi sprawdzić zamówienie u koordynatora.

W projekcie warto uzgodnić także sposób pokazania takiej sytuacji w panelu klienta, żeby stara data nie wyglądała na aktualną. Gdy połączenie wróci, osoba odpowiedzialna może sprawdzić, czy piątek dotarł do obu miejsc. To konkretny fragment pracy, który trzeba uwzględnić obok samego przenoszenia daty.

Syntalith może w takim projekcie połączyć zapis uzgodnionego terminu z widokami, w których korzystają z niego pracownicy i klient. Proponowany początkowy zakres obejmuje jeden rodzaj zamówień i używane przez firmę systemy. Na znanym zamówieniu koordynator z handlowcem sprawdzają, czy zmiana dostawy trafia we właściwe miejsce, a plan magazynu zachowuje osobną datę wysyłki. Jeśli dostępne połączenie lub wspólny widok już to obsługuje, zakres prac może sprowadzić się do ich uporządkowania.

Rozmowę o automatyzacji aktualizacji danych możesz zacząć od wskazania, skąd dokąd dziś przepisujecie termin. Wystarczą nazwy programów i opis ostatniej takiej zmiany. Informacje o wycenie znajdziesz w cenniku Syntalith.