Agent AI do pilnowania opóźnionych dostaw B2B

Pomiędzy kolejnymi wiadomościami pracownik sprawdza, czego dotyczyło ostatnie pytanie, czy ktoś na nie odpowiedział i komu przekazać problem, gdy wyjaśnienie nie nadchodzi. Przy dostawach dzielonych łatwo przeoczyć pozostałą część zamówienia, zwłaszcza gdy w skrzynce pojawi się już potwierdzenie „dostarczono”.

Jedna przesyłka dotarła, druga nadal się spóźnia

Załóżmy, że klient zamówił dziesięć opakowań towaru. Firma wysłała je w dwóch przesyłkach: sześć w pierwszej i cztery w drugiej. Odbiór pierwszej został potwierdzony. Druga jest opóźniona, a w najnowszym mailu przewoźnik pisze, że sprawdza jej dalszy transport. Nie podał nowego terminu. Za wyjaśnienie opóźnienia odpowiada pracownik działu logistyki, a opiekun handlowy przekazuje informacje klientowi.

Pracownik logistyki powinien zobaczyć przy tym zamówieniu, że sześć opakowań odebrano, a na cztery klient nadal czeka. Obok potrzebuje ostatniej wiadomości dotyczącej drugiej przesyłki. Potwierdzenie odbioru pierwszej nie rozstrzyga, co dzieje się z pozostałym towarem.

Agent może przygotować taki obraz sprawy, dołączając odnośniki do obu przesyłek i właściwego maila. Dzięki temu logistyk nie musi ponownie przeszukiwać korespondencji, żeby ustalić, o co zapytać. W tym przykładzie potrzebuje od przewoźnika informacji o dalszym transporcie drugiej przesyłki i przewidywanym terminie jej dotarcia. Szkic pytania może brzmieć:

Proszę o aktualną informację o drugiej przesyłce, obejmującej cztery opakowania. W ostatniej wiadomości informowali Państwo, że sprawdzają jej dalszy transport. Czy mogą już Państwo podać przewidywany termin dostawy?

Logistyk sprawdza pytanie i wysyła je zgodnie z przyjętym sposobem kontaktu. Opiekun handlowy może w tym czasie przekazać klientowi potwierdzony odbiór sześciu opakowań i informację, że termin pozostałych czterech nadal wymaga ustalenia. Agent nie ma podstaw, by dopisać datę.

Sprawa wraca do właściwej osoby

Pomoc agenta nie musi kończyć się na jednym podsumowaniu. Może on śledzić odpowiedzi dotyczące opóźnionej przesyłki i przypominać prowadzącemu sprawę o pytaniu, które pozostało bez odpowiedzi. Zespół ustala, po jakim czasie i do kogo przekazać problem dalej. Na tym polega tu eskalacja: konkretna osoba otrzymuje nierozwiązaną sprawę wraz z informacją, czego jeszcze trzeba się dowiedzieć.

Kolega przejmujący sprawę powinien widzieć, kto ostatnio kontaktował się z przewoźnikiem i o co pytał. Dzięki temu nie zaczyna rozmowy od tego samego pytania. Nowa odpowiedź trafia do sprawy dotyczącej tej samej przesyłki, więc obaj pracownicy mogą odszukać dalsze ustalenia. Jeśli przewoźnik poda przewidywany termin, opiekun przekazuje go klientowi jako przewidywany.

Takie rozwiązanie wymaga powiązania wiadomości z właściwą przesyłką. Sam numer zamówienia może być niewystarczający, skoro dotyczy obu dostaw. Gdy nie da się ustalić, której części dotyczy mail, pracownik powinien dostać go do wyjaśnienia. Błędne przypisanie mogłoby ukryć opóźnienie albo wywołać zbędny kontakt z przewoźnikiem.

Najpierw sprawdź, co pokazuje obecny system

System transportowy może już udostępniać potrzebne szczegóły. SAP w instrukcji dla pracowników przyjęcia dostaw, w wersji z 16 lipca 2026 roku, opisuje powiązania dostawy z przesyłkami, osobne informacje o przebiegu realizacji i opóźnieniu oraz zestawienie planowanego terminu z przewidywanym. Widok pokazuje też czas ostatniego odświeżenia. Opis dotyczy aplikacji Monitor Inbound ASNs w SAP Business Network Global Track and Trace. Instrukcja SAP dla pracowników przyjęcia dostaw.

Jeśli używany system łączy już dostawy z zamówieniem i pokazuje osobie odpowiedzialnej, co pozostało do wyjaśnienia, wystarczyć może lepszy widok lub przypomnienie. Agent jest wart rozważenia, gdy pracownicy muszą dodatkowo czytać różnie napisane maile, porównywać je z rekordami i odtwarzać historię pytań. Sama obecność opóźnień nie przesądza o potrzebie AI.

W obu przypadkach znaczenie ma aktualność informacji. Warto widzieć, kiedy przewoźnik przekazał wiadomość i kiedy system ją pobrał. Dzisiejsze podsumowanie może przecież opierać się na wczorajszej informacji. Agent nie zapewni bieżącego śledzenia, jeśli przewoźnik lub połączony system nie dostarcza nowych danych.

Jeżeli problem dotyczy zmiany potwierdzonego terminu zakupu i jej wpływu na produkcję, bliższy będzie opis agenta do wyjątków w zamówieniach zakupu. Tutaj chodzi o dalsze prowadzenie dostawy, która już wymaga wyjaśnienia, z zachowaniem informacji o pozostałej części zamówienia.

Co można zbudować z Syntalith

Syntalith tworzy agentów AI łączących pracę z korespondencją i danymi firmowymi. Dla tego zadania pierwszy projekt może objąć dostawy dzielone obsługiwane przez jeden zespół. Agent zestawiałby zamówienie z potwierdzeniami odbioru i wiadomościami przewoźnika, a pracownik dostawałby informację o brakującej części wraz ze szkicem dalszego pytania. Wysyłanie wiadomości, ustalanie nowych zobowiązań wobec klienta i zamykanie spraw pozostawałoby po stronie pracowników.

Przy ocenie takiej próby szczególnie przydatna jest historia podobna do opisanego zamówienia: po odbiorze pierwszej przesyłki druga nadal potrzebuje uwagi. Zespół może sprawdzić, czy pracownik przejmujący sprawę rozumie, czego brakuje, bez otwierania wszystkich wcześniejszych maili. Warto też zobaczyć, czy późniejsza odpowiedź aktualizuje właściwą przesyłkę i czy sprawa pozostaje widoczna aż do jej wyjaśnienia.

Pierwszą rozmowę można zacząć od opisania, kto dziś sprawdza opóźnienia i w jakich miejscach szuka odpowiedzi. Nie potrzeba do tego poufnej korespondencji ani gotowej specyfikacji. To wystarczy, żeby ustalić, czy rozmawiamy o uporządkowaniu pracy w obecnym systemie, czy o połączeniu go z pocztą i agentem. Informacje o usługach znajdziesz w cenniku Syntalith.