Automatyzacja kontroli cenników dostawców

Co zmienia się poza wartością liczbową?

Rozważmy przykład, w którym dostawca przesyła nową listę, w której jednostka dla produktu zmienia się ze sztuki na opakowanie, a wraz z nią minimalna ilość zamówienia. Kod pozycji jest podobny do kodu z poprzedniej wersji. Porównanie samych kwot może uznać wiersz za zgodny, choć warunek zakupu właśnie się zmienił. W ERP może wtedy zostać zapisana kwota przypisana do innej jednostki, a zamówienie oprze się na niezatwierdzonym przeliczeniu.

Dlatego kontrola powinna zestawiać poprzednią zatwierdzoną wersję cennika z nową listą oraz firmową mapą indeksów i jednostek. Jeśli zatwierdzony dokument dostawcy podaje wielkość opakowania, zespół może ocenić przeliczenie według tej informacji. Gdy dokument jej nie zawiera, pozycja powinna czekać na wyjaśnienie. System nie ma podstaw, by wywnioskować wielkość opakowania z podobieństwa nazwy lub kodu.

Wynik dla kupca powinien rozdzielać znaną zmianę jednostki, nieznaną wielkość opakowania i różnicę wartości liczbowej. Przy każdym oznaczeniu przydaje się wskazanie wersji źródła i wiersza, poprzedniej oraz nowej wartości pola i decyzji wymaganej od pracownika. Nierozstrzygnięte pozycje zostają poza importem, a aktywne warunki zachowują dotychczasową wersję do czasu akceptacji.

Data otrzymania nie ustala daty obowiązywania

Data dostarczenia pliku sama nie ustala, kiedy ERP powinien zacząć korzystać z zapisanych w nim warunków. Nakładające się daty mogą być obsługiwane przez zatwierdzoną regułę pierwszeństwa. Osobny przypadek do sprawdzenia powstaje, gdy zapisy dotyczą tej samej kombinacji dostawcy, indeksu, jednostki, minimalnej ilości i waluty, ich okresy zachodzą na siebie, a firma nie ustaliła kolejności stosowania. Wtedy kontrola powinna skierować pozycję do osoby odpowiedzialnej za warunki. Jeśli ERP ma zatwierdzoną regułę, wynik powinien pokazać jej zastosowanie.

Dokumentacja Microsoft Dynamics 365 Business Central opisuje ceny zakupu zależne między innymi od dostawcy, towaru, minimalnej ilości, jednostki miary i okresu obowiązywania; kryteria najlepszej ceny uwzględniają też walutę. Import i kontrolę trzeba sprawdzić w ERP używanym przez kupca.

Jak sprawdzić walidację na listach dostawców?

Test walidacji na próbkach list dostawców powinien obejmować plik w nowym układzie oraz osobny wpis o tej samej kombinacji dostawcy, indeksu, jednostki, minimalnej ilości i waluty, którego termin pokrywa się z innym wpisem bez uzgodnionej reguły pierwszeństwa. Kupiec powinien móc odtworzyć, z jakich wersji źródłowych pochodzi porównanie, który indeks i jednostkę dopasowano oraz co wymaga jego decyzji. Osoba odpowiedzialna za kartotekę towarową potwierdza mapowanie pozycji, a właściciel warunków zakupowych akceptuje okres i minimalną ilość. Rozdzielenie tych ról pokazuje, czy automatyzacja trafia do właściwych osób.

Przed uzgodnioną akceptacją zmiana pozostaje w kolejce do przeglądu. Odbiór powinien potwierdzić, że przy zmienionym układzie kolumn pola trafiają do właściwych warunków, a nierozstrzygnięty konflikt dat trafia do osoby zatwierdzającej. Właściciel procesu może dodatkowo porównać liczbę błędnych oznaczeń i czas poświęcony na ich wyjaśnienie z dotychczasową kontrolą. To propozycja kryteriów oceny, a ich progi zespół ustala na podstawie własnych przykładów.

Jeśli test przepuszcza niezatwierdzoną jednostkę albo ukrywa konflikt dat, lista nie jest gotowa do importu. Po nieudanej próbie zespół powinien sprawdzić mapę towarów, regułę dat czy sam sposób odczytu pliku. Z kolei liczne fałszywe alarmy mogą sprawić, że kupcy zaczną pomijać kolejkę wyjątków. Obie obserwacje powinny wejść do decyzji o zakupie i do warunków odbioru.

Kiedy wystarczą reguły ERP?

Przy stabilnym układzie plików i jednoznacznych zasadach importu można zacząć od istniejącej walidacji ERP albo stałych reguł porównujących pola. Dla krótkiej listy, którą kupiec i tak sprawdza w całości, kontrolowany arkusz z zachowaną historią wersji może być prostszym rozwiązaniem. Nowa automatyzacja ma sens, gdy obecny obieg nie porównuje wymaganych pól, gubi wersje albo nie zatrzymuje pozycji z nieznaną jednostką.

Gdy dostawcy przekazują różnie ułożone pliki lub dokumenty, do zakresu może wejść odczyt i przypisanie pól przed walidacją. Agent lub model nie jest wymagany przy każdej liście. Jeśli brakuje zatwierdzonej wielkości opakowania, samo wydobycie tekstu jej nie dostarczy. Jeśli wartości są znane, lecz zmienia się układ dokumentu, odczyt może przygotować pola do przeglądu. Gdy zatwierdzone wiersze mają trafić do ERP, trzeba uzgodnić granicę integracji oraz sposób obsługi korekt.

W rozmowie z Syntalith można uzgodnić zakres obejmujący rejestr wykrytych zmian dla kupca, pozycje zaakceptowane do importu oraz osobną kolejkę spraw nierozstrzygniętych. Rejestr mógłby wskazywać źródłowe wersje i pola, które się zmieniły. Odczyt dokumentów pomagałby uporządkować dostarczone formaty, połączenie z ERP przenosiłoby dopiero zaakceptowane pozycje do uzgodnionego etapu importu, a kupiec rozstrzygałby wyjątki. Ostateczny zakres wymaga uzgodnienia przed zakupem. Przy stałych plikach wystarczą same reguły ERP; szczegóły usługi opisuje strona automatyzacji AI dla procesów firmowych.

Ustal także, czy brak dotyczy jednego wiersza, czy całej listy. Nieznana waluta w nagłówku może uniemożliwiać ocenę wszystkich pozycji, nawet jeśli każda ma poprawny indeks i jednostkę. Zakres wstrzymanego importu powinien odpowiadać temu, które warunki pozostają nieustalone.

Kontrola cennika odbywa się przed importem i dotyczy warunków przyszłych zakupów. Automatyczne rozliczanie rabatów retrospektywnych dotyczy późniejszego uzgadniania zakupów z umową i rozliczeniem dostawcy. To osobny problem, nawet gdy oba procesy korzystają z tych samych kartotek.

Do rozmowy o zakresie przygotuj zanonimizowaną starą i nową listę, zatwierdzoną mapę indeksów i jednostek, format importu ERP oraz zasady dat obowiązywania. Listy pokażą zmiany, mapa wyjaśni dozwolone dopasowania, a format importu określi, gdzie kontrola ma się zatrzymać. Warto też wskazać osobę, która zatwierdza wyjątki. Aktualny koszt znajdziesz w cenniku Syntalith.