Automatyzacja kontroli cenników dostawców

Co zmienia się poza ceną

Dostawca przysyła nową listę. Dla jednego produktu jednostka zmienia się ze sztuki na opakowanie, a z nią minimalna ilość zamówienia. Kod pozycji jest podobny do poprzedniego. Porównanie samych kwot uzna wiersz za tańszy, choć kupiec zapłaci więcej za sztukę.

Dlatego kontrola zestawia trzy rzeczy: poprzednią zatwierdzoną wersję cennika, nową listę i firmową mapę indeksów i jednostek. Jeśli dokument dostawcy podaje wielkość opakowania, zespół ocenia przeliczenie. Jeśli nie podaje, pozycja czeka na wyjaśnienie.

Data otrzymania nie ustala daty obowiązywania

Data dostarczenia pliku nie mówi, od kiedy system ma stosować nowe warunki. Nakładające się daty może obsłużyć zatwierdzona reguła pierwszeństwa. Gdy dwa wpisy dla tej samej kombinacji dostawcy, indeksu, jednostki, minimalnej ilości i waluty pokrywają się bez takiej reguły, sprawa trafia do osoby zatwierdzającej. Systemy zakupowe zapisują ceny zależne od dostawcy, towaru, minimalnej ilości, jednostki i dat, co opisuje na przykład dokumentacja Microsoft o cenach zakupu.

Rejestr zmian dla kupca

Wynik kontroli to trzy listy: pozycje zaakceptowane do importu, zmiany czekające na decyzję i sprawy nierozstrzygnięte, na przykład brak wielkości opakowania. Rejestr wskazuje wersję źródła i zmienione pola, więc po miesiącu wiadomo, kto zatwierdził nową jednostkę i na jakiej podstawie.

Ustal też, czy brak dotyczy jednego wiersza, czy całej listy. Nieznana waluta w nagłówku wstrzymuje ocenę wszystkich pozycji, nawet jeśli każda ma poprawny indeks. Zakres wstrzymanego importu powinien odpowiadać temu, czego naprawdę nie da się ocenić.

Ile to kosztuje i kiedy się zwraca

Kiedy wystarczą reguły

Model nie jest potrzebny przy każdej liście. Jeśli brakuje zatwierdzonej wielkości opakowania, samo wydobycie tekstu jej nie doda. Według Komisji Europejskiej 90% firm używających AI deklaruje, że decyzje podejmują ludzie, i tak ma być przy cenach zakupu.

Przy każdej nowej liście kupiec powinien w kilka minut zobaczyć, co się zmieniło, zamiast porównywać tysiące wierszy ręcznie. To jest cała wartość tej automatyzacji.

Test na listach dostawców

Jeśli test przepuszcza niezatwierdzoną jednostkę albo ukrywa konflikt dat, lista nie jest gotowa do importu. Kontrola cennika dotyczy warunków przyszłych zakupów. Późniejsze rozliczenie z umową opisuje tekst o rozliczaniu rabatów retrospektywnych. Na rozmowę przygotuj zanonimizowaną starą i nową listę, mapę indeksów i jednostek oraz format importu.