Baza wiedzy AI dla kancelarii: kto ma dostęp do czego?

Co z wcześniejszej pracy można wykorzystać ponownie

Przydatny materiał może znajdować się w aktach, do których pytająca osoba nie ma dostępu. Podobieństwo tematów nie daje jej prawa do jego wykorzystania. Dlatego przed wyborem wyszukiwarki warto ustalić, jaki dorobek kancelaria chce udostępnić szerzej i kto może o tym zdecydować.

Warto zacząć od biblioteki wzorów i opracowań, które kancelaria już dopuściła do wspólnego użytku. Każdy materiał powinien mieć osobę odpowiedzialną za jego aktualność oraz jasno określonych odbiorców i zastosowanie. Prawnik otwierający wynik musi móc sprawdzić źródło i rozpoznać, czy korzysta z aktualnej wersji.

Jeśli przydatna wiedza jest jeszcze w aktach wcześniejszego klienta, ktoś musi opracować wersję do ponownego wykorzystania i zatwierdzić jej zakres. Wymaga to sprawdzenia, czy zostały w niej nazwy klientów lub szczegóły właściwe tylko dla tamtej sprawy. Samo usunięcie nazwiska nie rozstrzyga, komu można udostępnić całą treść. Oryginalne akta zachowują swoje ograniczenia, a do wspólnej biblioteki trafia osobno zatwierdzony materiał.

Jak przekazać sprawę innej osobie

Załóżmy, że kancelaria zatwierdziła wewnętrzną instrukcję przekazywania spraw między prawnikami. Instrukcja wymaga, by przekazujący wskazał folder z aktualnymi dokumentami, opisał otwarte zadania i podał osobę, do której można kierować pytania. Nie określa terminu przekazania. Prawniczka pyta asystenta, co powinna przygotować, oddając prowadzenie sprawy koledze.

Przydatna odpowiedź wskazuje tę instrukcję i na jej podstawie pomaga ułożyć notatkę: miejsce na odnośnik do dokumentów, opis otwartych zadań oraz kontakt do osoby, która wyjaśni wątpliwości. Prawniczka może od razu otworzyć źródło i sprawdzić, skąd wynika taki układ. Sama instrukcja nie mówi jednak, jakie zadania pozostały w konkretnej sprawie ani kto będzie kontaktem. Te informacje trzeba uzupełnić na podstawie jej akt. Jeśli padnie pytanie o termin przekazania, asystent powinien wyjaśnić, że instrukcja go nie podaje.

W archiwum może znajdować się podobna notatka z akt innego klienta. Jeśli użytkowniczka nie ma do nich dostępu, asystent nie powinien korzystać z tej notatki ani pokazywać jej tytułu, fragmentu czy cytatu. Tytuł z nazwą klienta potrafi ujawnić informację nawet wtedy, gdy sam dokument pozostaje zablokowany. Wspólna instrukcja pomaga przygotować przekazanie bez otwierania cudzych akt.

Co się dzieje, gdy ktoś przestaje pracować nad sprawą

Dostęp zmienia się wraz ze składem zespołu. Nowe wyszukiwanie powinno uwzględniać aktualne uprawnienia także w rozmowie, która była już otwarta. Przed uruchomieniem narzędzia warto sprawdzić to na koncie testowym: odebrać mu dostęp do przykładowej sprawy, ponowić pytanie w otwartym czacie, a potem po ponownym zalogowaniu. Osoba zarządzająca dostępem powinna wskazać, co to konto może zobaczyć. Oceniający sprawdza również tytuły i odnośniki przy odpowiedzi.

Osobnego ustalenia wymaga wcześniejsza historia rozmów. Kancelaria musi zdecydować, czy po odebraniu dostępu użytkownik nadal może czytać i eksportować odpowiedzi uzyskane wcześniej. Następnie trzeba sprawdzić, czy narzędzie stosuje tę zasadę. Odebranie dostępu do źródła nie usuwa kopii, które ktoś już pobrał poza system, ani wiedzy, którą zapamiętał.

Podobnie warto sprawdzić zwykłą aktualizację wspólnego wzoru. Po jego poprawieniu nowe pytanie powinno prowadzić do aktualnej wersji; po wycofaniu nie powinno przedstawiać go jako nadal zatwierdzonego. Za tę decyzję odpowiada osoba opiekująca się biblioteką.

Być może wystarczy obecny system dokumentów

Zanim zamówisz osobną aplikację, sprawdź wyszukiwanie w używanym systemie zarządzania dokumentami (DMS). Uporządkowana biblioteka i poprawne uprawnienia mogą wystarczyć, jeśli głównym problemem jest znalezienie właściwego pliku. Warto też ocenić asystenta dostępnego w obecnym narzędziu.

Na przykład iManage opisuje Ask iManage jako asystenta, który przeszukuje repozytorium, odpowiada z cytowaniami i respektuje istniejące uprawnienia oraz metadane. To deklaracje producenta na stronie Ask iManage. Jego instrukcja użytkownika opisuje pytania zadawane w języku naturalnym i odsyła do pomocy dotyczącej źródeł odpowiedzi, historii oraz eksportu czatu. Te materiały nie rozstrzygają, jak po odebraniu dostępu zachowa się konkretna instalacja. To trzeba sprawdzić we własnym środowisku.

Osobne rozwiązanie warto rozważyć, gdy potrzebna wiedza jest rozproszona w kilku systemach, a obecne wyszukiwanie nadal wymaga ręcznego zbierania materiałów. Wówczas zakres prac obejmuje także połączenie źródeł i zachowanie ich ograniczeń dostępu. Sam dodatkowy czat nie uporządkuje biblioteki ani nie wskaże, kto ma zatwierdzać jej treść.

Od czego zacząć rozmowę z Syntalith

W ramach Firmowego Mózgu AI Syntalith łączy wiedzę z narzędzi używanych przez zespół, z informacją o źródle i osobie odpowiedzialnej za treść. W kancelarii sensownym pierwszym zakresem byłaby jedna biblioteka zatwierdzonych materiałów: sprawdzenie, czy asystent znajduje właściwy wpis, pokazuje jego źródło i uwzględnia uprawnienia pytającej osoby. Pozwoliłoby to ocenić użyteczność odpowiedzi przed podłączaniem kolejnych zbiorów akt. Kancelaria nadal określa, co wolno udostępniać i kto odpowiada za treść.

Na pierwszą rozmowę wystarczy jedno pytanie, z którym zespół regularnie wraca do kolegów, oraz informacja, gdzie zwykle szuka odpowiedzi. Można użyć przykładu bez danych klienta. Na tej podstawie da się omówić, czy potrzebne jest uporządkowanie obecnego DMS, czy integracja z innymi źródłami. Informacje o rozliczeniu znajdziesz w cenniku Syntalith. Jeśli zespół ma już dostęp do materiałów, ale potrzebuje lepiej oceniać odpowiedzi i cytowania AI, pomocny będzie także artykuł o szkoleniu AI dla prawników.