Kiedy własny CRM byłby złą inwestycją

Syntalith może pomóc ocenić zakres własnego oprogramowania i porównać go z konfiguracją CRM lub węższą integracją. Dobra rozmowa zaczyna się od jednej szansy sprzedaży: co zapisuje handlowiec, czego potrzebuje kierownik i gdzie powstaje osobny arkusz. Wynik może uzasadniać pozostanie przy gotowym systemie.

Nowy CRM nie ustali zasad pracy za zespół

Załóżmy, że firma sprzedaje projekty wdrożeniowe. Kierownik chce widzieć, które oferty wymagają pomocy specjalisty. Handlowcy oznaczają etap sprzedaży, ale informację o potrzebnej konsultacji wpisują w wiadomościach. Kierownik zbiera je w arkuszu, bo w CRM nie potrafi łatwo odróżnić oferty gotowej od oczekującej na wsparcie.

Najpierw warto sprawdzić, czy uzgodnione pole, widok i sposób zgłaszania potrzeby rozwiązują problem w obecnym produkcie. Jeśli tak, firma może skoncentrować się na konfiguracji i wdrożeniu tego sposobu pracy. Budowa kontaktów, szans, historii aktywności i raportów od początku byłaby wtedy znacznie szerszym zamówieniem niż wykazana potrzeba.

Może się jednak okazać, że specjalista pracuje w innym systemie, a handlowiec nie widzi przydziału ani terminu konsultacji. Wtedy sensownym zakresem może być połączenie obu miejsc. Osobna aplikacja do planowania pracy specjalistów jest również możliwa, jeśli ten obieg ma własne wymagania. CRM może nadal prowadzić relację z klientem i szansę sprzedaży.

Warto zobaczyć kilka zakończonych spraw, także tych prowadzonych sprawnie. Pozwalają odróżnić brak funkcji od niejasnego ustalenia w zespole. Jeśli różni handlowcy inaczej rozumieją ten sam etap, przeniesienie jego nazwy do nowej aplikacji nie rozstrzygnie różnicy. Właściciel sprzedaży powinien określić znaczenie informacji potrzebnych do zarządzania.

Kiedy gotowy produkt pozostaje mocnym wyborem

Jeśli firma potrzebuje głównie kontaktów, szans, aktywności, przypomnień i standardowych raportów, warto porównać dostępne produkty oraz konfigurację obecnego. W ocenie uwzględnij pracę administratora, wymagane dodatki, integracje i dostęp użytkowników. Inny plan lub dostawca może lepiej odpowiadać zespołowi bez zamawiania całego systemu.

Własny CRM wymaga również decyzji o mniej widocznych funkcjach: obsłudze zmian w danych, dostępie byłych pracowników czy odnajdywaniu dawnej korespondencji. Zespół powinien wskazać, które z nich faktycznie wykorzystuje. Krótka lista ekranów dla handlowca nie opisuje całego zakresu potrzebnego administracji i kierownictwu.

Przy zmianie warto sprawdzić zakres przeniesienia klientów wraz z historią. HubSpot opisuje eksport rekordów obejmujący bieżące właściwości i powiązania; aktywności wymagają osobnego sposobu eksportu lub odpowiedniego dostępu przez API. Zakres przeniesienia należy więc potwierdzić dla używanego narzędzia, zanim firma zaplanuje wyłączenie go.

Własny zakres powinien mieć wyraźny powód

Budowa staje się warta rozważenia, gdy istotna część pracy ma specyficzny, trwały przebieg, którego dostępne produkty nie obsługują w akceptowalny sposób. Trzeba umieć pokazać tę różnicę na sprawie klienta i wyjaśnić, dlaczego konfiguracja lub integracja nie wystarcza. Sama niechęć do obecnego interfejsu jest zbyt małą podstawą do odtwarzania całego CRM.

Jeśli powstanie własny element, ustal granicę danych między nim a CRM oraz odpowiedzialność za brakujące aktualizacje. Przy pełnej wymianie dochodzą migracja, pomoc użytkownikom i utrzymanie wszystkich przejętych funkcji. Dostęp do kodu, dokumentacji i eksportu historii powinien umożliwiać późniejszą zmianę wykonawcy.

Porozmawiaj z Syntalith o arkuszu, który kierownik prowadzi obok CRM. Jego zawartość pomoże określić, czy potrzebna jest konfiguracja, połączenie systemów czy własna aplikacja. Informacje o wycenie są w cenniku.