SaaS podnosi cenę: negocjować, zmienić czy zbudować

Syntalith może pomóc ocenić proponowany zakres własnego oprogramowania wobec pozostania przy produkcie lub zmiany dostawcy. Punktem wyjścia są używane funkcje, konieczne obejścia i warunki przejścia. Przydatne będzie omówienie oferty odnowienia oraz jednej pracy, która dziś wymaga osobnego arkusza lub dodatkowej aplikacji.

Dwie decyzje w różnych terminach

Załóżmy, że firma korzysta z pakietu do obsługi klientów. Nowa oferta obejmuje szerszy plan, ponieważ zespół potrzebuje jednej funkcji integracyjnej. Dyrektor chce zastąpić pakiet własną aplikacją, lecz otwarte sprawy, historia korespondencji i połączenia nadal muszą działać podczas przejścia.

Na termin odnowienia firma może potrzebować uzgodnienia krótszego okresu, innego zakresu lub innych warunków, jeśli dostawca je oferuje. Równolegle może oceniać system docelowy. To pozwala porównać wykonalne warianty zamiast przyjmować, że nowa aplikacja będzie gotowa przed datą wskazaną w ofercie. Dostępność takich warunków trzeba potwierdzić z dostawcą.

W rozmowie z nim warto odnieść proponowany plan do rzeczywistej potrzeby. Czy potrzebna funkcja wymaga właśnie tego wariantu? Czy można zachować obecny zakres z innym dodatkiem? Którzy użytkownicy muszą pracować w systemie, a którzy tylko odbierają wynik? Odpowiedzi powinny opisywać ofertę dla tej firmy, bez opierania się na założeniu, że każdy produkt licencjonuje dostęp tak samo.

Przykładowo HubSpot rozróżnia zarządzanie przypisaniem stanowisk od zmniejszenia ich zakupionej liczby. Usunięcie nieprzypisanych stanowisk może dotyczyć kolejnego odnowienia i podlegać warunkom subskrypcji. To powód, aby potwierdzić skutek konkretnej zmiany w ofercie, zamiast uznawać wyłączenie konta za zmianę zobowiązania.

Porównaj pracę po zmianie

Inny gotowy produkt może dobrze obsługiwać potrzebny zakres. W przykładzie trzeba jednak sprawdzić integrację oraz sposób przeniesienia otwartych spraw i historii. Funkcja o tej samej nazwie może wymagać innego sposobu pracy. Osoba prowadząca sprawy powinna zobaczyć, jak wygląda typowa kontynuacja po przeniesieniu.

Własna aplikacja jest poważnym kandydatem, gdy potrzebny zakres jest wyraźny, stabilny i istotnie odbiega od dostępnych produktów. W kosztach trzeba uwzględnić budowę, przejście, utrzymanie i pomoc zespołowi. Podwyżka SaaS sama w sobie nie pokazuje, że ten wariant będzie korzystniejszy. Warto także sprawdzić węższe rozszerzenie, jeśli problemem jest jedno połączenie wymagające dziś droższego planu.

Porównanie powinno pokazywać, co firma zachowuje, z czego rezygnuje i co przejmuje na siebie. Gotowy pakiet może obejmować funkcje używane sporadycznie, lecz potrzebne przy ważnym zdarzeniu. Osoby z obsługi, administracji i IT pomogą wskazać takie sytuacje, zanim zakres własnej aplikacji zostanie uznany za kompletny.

Odnowienie i wyjście potrzebują wspólnego planu

Przed decyzją o rezygnacji ustal możliwość eksportu, dostęp po zakończeniu usługi i los integracji. Potrzebne informacje oraz warunki należy potwierdzić u dostawcy. Plan przejścia powinien uwzględniać czas pracy zespołu nad danymi i okres, w którym oba narzędzia pozostaną potrzebne.

Przy własnym rozwiązaniu uzgodnij także odpowiedzialność za awarie, aktualizacje połączeń i wsparcie użytkowników. Dostęp do kodu, danych i dokumentacji powinien pozwalać na zmianę wykonawcy. To część przyszłej obsługi aplikacji, którą należy porównać z ofertą produktu.

Porozmawiaj z Syntalith o powodzie podwyżki i funkcjach, które zespół rzeczywiście potrzebuje zachować. Możemy omówić proponowany zakres aplikacji oraz informacje niezbędne do porównania go z odnowieniem i zmianą dostawcy. Zasady wyceny znajdziesz w cenniku.