Agent AI do kompletowania materiałów do audytu

Zaproszenie na szkolenie nie pokazuje obecności

Załóżmy, że w uzgodnionej liście materiałów do audytu wewnętrznego znajduje się prośba o zapis obecności wskazanego zespołu na zakończonym szkoleniu. Osoba organizująca szkolenie dodała do folderu zaproszenie z kalendarza. Zawiera ono informację o spotkaniu, lecz nie pokazuje, kto faktycznie uczestniczył.

Agent może odnaleźć plik, przypisać go do tej prośby i przygotować dla koordynatora krótkie wyjaśnienie: otrzymano zaproszenie, a do sprawdzenia obecności potrzebny jest zapis uczestnictwa. Obok powinny być dostępne treść prośby i dokument. Koordynator otwiera je, sprawdza różnicę i może wrócić do organizatora z konkretną wiadomością:

W folderze jest zaproszenie na szkolenie. Prośba dotyczy zapisu obecności wskazanego zespołu na tym spotkaniu. Proszę o przesłanie materiału pokazującego, kto uczestniczył, lub wskazanie miejsca, w którym go znajdziemy.

Organizator może poszukać zapisu uczestnictwa i przesłać go przy tej samej prośbie. Sam brak listy w folderze nie mówi, czy pracownicy byli na szkoleniu ani czy taki zapis istnieje gdzie indziej.

Kiedy organizator dostarczy zapis obecności, agent może dołączyć go do tej samej prośby i pokazać koordynatorowi nowy materiał. Koordynator sprawdza, czy dotyczy właściwego zespołu i spotkania, zanim przekaże go do przeglądu. Osoby prowadzące audyt oceniają, co dokument pozwala ustalić.

Każda odpowiedź powinna wracać do konkretnej prośby

Przy większej liczbie materiałów koordynator potrzebuje widzieć, od kogo oczekuje odpowiedzi i co już nadeszło. Agent może łączyć listę próśb z korespondencją i plikami, także gdy wyjaśnienie przychodzi w osobnym wątku. Kolega przejmujący pracę otwiera wtedy prośbę, widzi dokumenty oraz ostatnie pytanie i może kontynuować zbieranie materiałów bez odtwarzania historii z folderu załączników.

Punktem wyjścia pozostaje lista uzgodniona przez zespół audytu. Jeśli prośba jest niejasna, koordynator potrzebuje doprecyzowania od jej autora. Agent może pomóc opisać wątpliwość, ale nie powinien sam rozszerzać zakresu audytu o kolejne wymagania. Osobną potrzebę, odnajdywanie zasad pracy i właściwej wersji instrukcji, omawiamy w artykule o bazie wiedzy AI dla zespołu audytu.

Gotowa platforma może już sprawdzać braki

Przed zamówieniem własnego rozwiązania warto sprawdzić obecną platformę. Vanta Information Request List pozwala przypisywać osoby do próśb, zbierać materiały i prowadzić wewnętrzny przegląd przed udostępnieniem audytorowi. AI ocenia materiały wgrane z zewnątrz względem prośby i wskazuje braki; istniejące materiały Vanta nie przechodzą ponownie tej oceny. Funkcja wymaga rozszerzenia planu lub dodatku.

Przy niewielkim zbiorze próśb może wystarczyć wspólna lista z osobą odpowiedzialną i odnośnikiem do dokumentu. Projekt połączenia narzędzi ma więcej uzasadnienia, gdy materiały stale trafiają do różnych skrzynek i folderów, a koordynator nadal ręcznie łączy je z listą oraz zbiera kolejne wyjaśnienia. Wtedy trzeba ocenić pracę pozostającą poza gotową platformą.

Połącz prośby audytowe z dokumentami i odpowiedziami

Syntalith tworzy agentów AI połączonych z firmowymi narzędziami. Proponowany pierwszy zakres to jeden pakiet próśb audytowych: agent odszukuje dokumenty w uzgodnionych miejscach, zestawia je z prośbami i przygotowuje pytania do wskazanych osób. Następnie zbiera ich odpowiedzi przy właściwej sprawie. Koordynator otrzymuje materiał do przeglądu wraz z wyjaśnieniem, co jeszcze wymaga kontaktu z pracownikiem.

Wasz zespół określa listę próśb i wskazuje osoby, które sprawdzają dokumenty przed udostępnieniem. Na jednej zakończonej sprawie można wspólnie ocenić, czy przygotowane pytanie pozwoliłoby organizatorowi od razu znaleźć potrzebny materiał.

Opowiedz o ostatnim załączniku, który dotarł, lecz nie odpowiadał na prośbę. Gdzie go znaleźliście i do kogo trzeba było wrócić po uzupełnienie? Taka sytuacja pozwoli omówić, czy potrzebujecie połączenia źródeł i dalszej korespondencji, czy lepiej wykorzystać obecne narzędzie. Informacje o rozliczeniu znajdziesz w cenniku Syntalith.