Agent AI do omówienia przegranej oferty

W Syntalith proponujemy agenta AI, który łączy wybraną szansę sprzedaży z dostępną korespondencją i notatkami. Menedżer dostaje krótką historię rozmowy, wypowiedzi dotyczące rezygnacji i pytania do osoby prowadzącej ofertę. Może od razu przejść do wyjaśnienia sprawy, mając przy podsumowaniu odnośniki do źródeł. Zakres obejmuje przygotowanie przeglądu; wnioski o przyczynach i zmianach w sprzedaży formułuje zespół.

Klient odłożył projekt, handlowiec zapisał cenę

Załóżmy, że klient odpowiada na ofertę usług: projekt odkłada, ponieważ priorytetem stało się inne przedsięwzięcie. Handlowiec wcześniej usłyszał zastrzeżenie do budżetu i zamknął szansę z powodem „cena”. Obie informacje są istotne, lecz pochodzą z różnych momentów rozmowy. Sam wpis w CRM nie wyjaśnia, czy cena zdecydowała o końcowym wyborze.

Agent zestawia mail o odłożeniu projektu z notatką o wcześniejszej rozmowie. W szkicu do spotkania wskazuje, kto podał każdą informację. Proponuje pytanie do handlowca: czy klient po przedstawieniu oferty potwierdził, że przeszkodą był budżet, czy taki wniosek wynika wyłącznie z wcześniejszego spotkania? Menedżer może je poprawić i omówić bez ponownego zbierania całego wątku.

Odpowiedź „nie dopytałem” również wnosi coś do przeglądu. Pokazuje, którego wyjaśnienia firma nie ma. Dalszy kontakt z klientem zależy od relacji i decyzji opiekuna; agent przygotowujący spotkanie sam go nie podejmuje. Nieznana przyczyna pozostaje nieznana, nawet gdy raport wymaga wyboru jednej kategorii.

Czego szef sprzedaży potrzebuje przed spotkaniem

Długi skrót wszystkich aktywności może utrudnić rozmowę. Przydatniejszy jest wybór tych ustaleń, które pomagają zrozumieć drogę do rezygnacji: czego klient oczekiwał, jakie pytania zostały bez odpowiedzi i co rzeczywiście powiedział na koniec. Ważny fragment powinien prowadzić do oryginalnej wiadomości, żeby uczestnicy mogli sprawdzić jego sens.

Warto też zostawić miejsce na wiedzę handlowca. Część rozmów odbywa się telefonicznie, a ich notatki bywają krótkie. Szkic powinien pokazać tę lukę. Menedżer może wtedy poprosić o uzupełnienie, zamiast traktować brak zapisu jako dowód, że rozmowy nie było.

Gotowy CRM już pomaga porządkować straty. Dynamics 365 pozwala powiązać konkurentów z szansami sprzedaży i analizować wygrane oraz przegrane względem nich. Jeśli zespół konsekwentnie zapisuje powody i uzasadnienia, taki raport może wystarczyć. Dodatkowe połączenie ma sens, gdy osoba przygotowująca spotkanie nadal musi czytać maile, żeby zrozumieć znaczenie wybranej kategorii.

Zamów przygotowanie, które zespół potrafi sprawdzić

Proponowany projekt można ograniczyć do jednego zespołu sprzedaży i zamkniętych ofert. Wasz menedżer wskazuje, które materiały służą do przeglądu oraz kto może je czytać. Syntalith łączy uzgodnione źródła i przygotowuje sposób pokazywania ustaleń przy szansie sprzedaży. Przed rozszerzeniem zakresu warto obejrzeć przykładową notatkę razem z handlowcem, który zna sprawę, i sprawdzić, gdzie podsumowanie wymaga jego poprawki.

Pierwsza rozmowa może zacząć się od opisu jednego spotkania, na którym długo ustalaliście, dlaczego oferta upadła. Powiedz, czego zabrakło w CRM i gdzie szukaliście odpowiedzi. To wystarczy do rozmowy o zakresie agenta, bez gotowego projektu raportu. Informacje o współpracy znajdziesz w cenniku.