Automatyzacja raportu rentowności klientów usługowych

Obsługa po projekcie nadal zajmuje zespół

Raport klienta usługowego pokazuje przychód i czas zespołu realizacji, ale pomija pracę wsparcia po zakończeniu projektu. Zgłoszenia wsparcia mają numer klienta, lecz nie trafiają do zestawienia projektu. Klient wygląda na rentownego, a zespół wsparcia od trzech miesięcy odpowiada na jego pytania o wdrożenie, które formalnie zamknięto.

Połączenie przypisuje zarejestrowany czas wsparcia do klienta. Liczba zgłoszeń sama nie jest kosztem: krótka odpowiedź i dłuższa praca konsultanta wyglądają na liście tak samo, więc raport korzysta z zapisanego czasu, a tam, gdzie go nie ma, pokazuje brak. Finanse ustalają, które przychody i koszty należą do okresu i jak traktować wspólną obsługę, żeby ta sama praca nie trafiła do dwóch klientów.

Klient z pełną ewidencją czasu nie może wyglądać gorzej od klienta, którego zespół po prostu nie zapisuje pracy. Dlatego kompletność danych jest widoczna obok wyniku.

Ile to kosztuje i kiedy się zwraca

Rachunek liczy pracę wokół sprawy: szukanie, czytanie, pisanie i przekazywanie. Zostaje czas na sprawdzenie wyniku, w scenariuszu 30% dzisiejszej pracy. Przed wyceną mierzymy oba czasy na 20 do 100 sprawach, które zespół już obsłużył, w teście za 0 zł trwającym 5 dni roboczych.

Największa wartość raportu to rozmowa, której wcześniej nie było: z klientem o płatnej opiece po projekcie albo z zespołem o poprawce w dokumentacji, która zmniejszy liczbę pytań. Tę wartość ocenia kierownik po pierwszym kwartale.

Co już pokazuje narzędzie projektowe

Jeśli projekty i wsparcie są w jednym systemie z poprawnym przypisaniem klienta, wystarczy istniejący raport albo jego rozbudowa. Integracja ma sens, gdy realizacja, wsparcie i fakturowanie są w różnych narzędziach, a ktoś co miesiąc składa je ręcznie. Raport służy rozmowie o zakresie współpracy: czy po projekcie potrzebna jest płatna opieka, szkolenie albo poprawka w dokumentacji.

Od czego zacząć

Pierwszy zakres obejmuje jedną grupę klientów i okres z porównywalnymi danymi. Rozmowę zacznij od klienta, którego wynik pomijał pracę zespołu. Takie wdrożenie budujemy w ramach automatyzacji AI. Na bezpłatną analizę wystarczy opis jednej sprawy z ostatnich tygodni i narzędzi, w których się toczyła. Nie trzeba przesyłać poufnych dokumentów, a plan na piśmie dostajesz w 2 dni robocze.