Baza wiedzy AI dla działu jakości w fabryce

Dwa rysunki tego samego wyrobu

Załóżmy, że kontroler przygotowuje się do sprawdzenia zamówienia klienta. W zamówieniu wskazano zatwierdzony rysunek w rewizji drugiej, czyli drugiej wersji dokumentu. W bibliotece jest też zatwierdzona rewizja trzecia. Zapis zatwierdzenia zmiany mówi jednak, że nowy rysunek dotyczy dopiero późniejszych zamówień, a to zamówienie pozostaje przy rewizji drugiej. Kontroler chce odnaleźć opis wymaganego wykończenia powierzchni.

Odpowiedź asystenta mogłaby brzmieć: „To zamówienie wskazuje rewizję drugą. Zatwierdzona zmiana wprowadza rewizję trzecią dla późniejszych zamówień, więc dla tego zamówienia otwórz wcześniejszy rysunek”. Przy odpowiedzi kontroler powinien móc przejść do zamówienia, właściwego rysunku i zapisu zmiany. Otwiera wtedy opis wykończenia w dokumencie, który obejmuje jego zamówienie. Samo znalezienie najnowszego pliku nie wyjaśniłoby, dlaczego ma korzystać z poprzedniego.

Kontroler czyta wskazany rysunek i sprawdza wyrób według zasad zakładu, a decyzja o jego przyjęciu pozostaje po stronie odpowiedzialnych osób.

Gdzie dziś znajduje się odpowiedź

Przed wyborem narzędzia warto przejść tę drogę z kontrolerem. Może się okazać, że zamówienie już prowadzi wprost do zatwierdzonego rysunku, a problemem jest trudny do znalezienia odnośnik. Wtedy wystarczy poprawić dostęp do dokumentu w obecnym systemie. Osobna baza wiedzy ma więcej sensu, gdy pracownik otwiera zamówienie w ERP, szuka pliku w innej bibliotece, a wyjaśnienie zmiany dostaje dopiero od konstruktora.

Istniejące oprogramowanie może już przechowywać potrzebne powiązania. Microsoft w dokumentacji wersji inżynierskich Dynamics 365 Supply Chain Management opisuje dokumenty przypisane do wersji produktu i daty ich obowiązywania. Wyjaśnia również, że śledzenie wersji w transakcjach zależy od konfiguracji i praktyki firmy. Warto więc zapytać administratora, czy używany system zapisuje wersję dla konkretnego zamówienia. Sama nazwa produktu w ERP nie mówi, jak firma prowadzi tę informację.

W naszym przykładzie odpowiedź wynika zarówno z zamówienia, jak i zatwierdzonej zmiany. W innym zakładzie powiązanie może być zapisane w odmienny sposób. Przy rozmowie z wykonawcą pokaż, jak wasz dział jakości ustala właściwy rysunek. Pozwoli to ocenić, czy wystarczy wygodniejszy dostęp do obecnego narzędzia, czy potrzebne jest połączenie kilku źródeł.

Gdy dokumenty przestają do siebie pasować

Jeśli zamówienie wskazuje wcześniejszy rysunek, ale zapis zmiany nie wyjaśnia, których zamówień dotyczy nowa wersja, asystent powinien opisać tę lukę. Kontroler potrzebuje wtedy odpowiedzi osoby odpowiedzialnej za dokumentację wyrobu, na przykład konstruktora wskazanego przez zakład. Może przekazać jej konkretne pytanie wraz z oboma rysunkami i zamówieniem. Data wgrania pliku do biblioteki nie zastępuje takiego wyjaśnienia.

Wyjaśnienie konstruktora warto zapisać przy zamówieniu lub rysunku, w miejscu dostępnym dla zespołu jakości. Kolejny kontroler odnajdzie wtedy ustalenie razem z dokumentem, którego potrzebuje, zamiast ponownie szukać osoby pamiętającej tę sprawę.

Materiały poszczególnych klientów mogą mieć różne ograniczenia dostępu. Asystent powinien korzystać z dokumentów, które dany pracownik ma prawo czytać. Wyszukiwanie podobnego wyrobu nie powinno ujawniać cudzych rysunków. Jeśli celem jest udostępnianie dokumentów odbiorcom poza zakładem, to osobny zakres opisany w artykule o portalu dokumentów jakościowych dla klientów.

Jak rozpocząć projekt z Syntalith

Syntalith tworzy Firmowy Mózg AI, który pomaga pracownikom szukać odpowiedzi w firmowej dokumentacji. Pierwszym zakresem dla działu jakości może być jedna rodzina wyrobów, dla której zespół często wyjaśnia różnice między wersjami rysunków. Po uzgodnieniu zakresu możemy połączyć informacje o zamówieniach z dokumentacją tak, aby kontroler otrzymywał odnośnik do właściwego rysunku oraz wyjaśnienie, skąd wynika jego wybór.

Do oceny warto zaprosić osobę utrzymującą dokumentację i kontrolera, który na co dzień jej używa. Pierwsza sprawdzi, czy odpowiedź poprawnie oddaje ustalenia; druga zobaczy, czy pomaga dotrzeć do potrzebnego wymagania.

Na pierwszą rozmowę wystarczy opisać ostatnią sytuację, w której zespół zastanawiał się, którą wersję otworzyć, i wskazać używane narzędzia. Informacje o rozliczeniu prac znajdziesz w cenniku Syntalith.