Firmowy mózg AI dla biura projektowego

Dlaczego wtedy zrezygnowaliśmy z tego układu?

Załóżmy, że biuro pracuje nad układem pomieszczeń technicznych. Jeden z projektantów przypomina sobie podobny wariant z wcześniejszego zlecenia. W zatwierdzonej notatce ze spotkania zapisano powód jego odrzucenia: wymagał przeniesienia pomieszczenia, które tamten inwestor wyłączył z zakresu przebudowy. W folderze jest też późniejszy rysunek roboczy, na którym odrzucony układ znów się pojawia. Rysunek nie ma zatwierdzenia. W obecnym projekcie zespół jeszcze nie ustalił, czy analogiczne pomieszczenie można przenieść.

Na pytanie o dawną decyzję przydatny asystent wskazałby zatwierdzoną notatkę i wyjaśnił ograniczenie narzucone przez inwestora. Powinien też podać odnośnik pozwalający otworzyć dokument i przeczytać ustalenie w całości. Późniejszy szkic może być wart obejrzenia, lecz sama data jego zapisania nie dowodzi, że zespół zmienił decyzję.

Projektant dowiaduje się więc, czego szukać w obecnych ustaleniach: czy zakres nowej przebudowy dopuszcza przeniesienie tego pomieszczenia. Dawne odrzucenie wariantu nie przesądza wyniku nowej analizy. Asystent odtwarza uzasadnienie z dokumentów, a osoby prowadzące projekt oceniają jego znaczenie i podejmują decyzję. Ten zakres zastosowania AI obejmuje wyszukiwanie wiedzy; obliczenia, dobór rozwiązań i zatwierdzanie projektu pozostają zadaniami projektantów.

Co z poprzedniego projektu warto zachować

W opisanym przykładzie użyteczna jest wiedza o ograniczeniu, które zadecydowało o wyborze. Sam rysunek nie wyjaśniałby, dlaczego wariant odpadł. Dlatego biblioteka doświadczeń biura powinna obejmować również uzasadnienia decyzji, powiązane z dokumentami, których dotyczą.

Osoba czytająca taki zapis potrzebuje kontekstu: czego dotyczyło zlecenie i jakie warunki przyjęto w chwili podejmowania decyzji. Dzięki temu może odróżnić wniosek przydatny w kolejnej pracy od wymagania jednego inwestora. Jeśli z notatki wynika wyłącznie „wariant odrzucony”, AI nie ma podstaw, by dopisać przyczynę. Pozostaje odszukać dodatkowy zapis lub porozmawiać z uczestnikiem tamtych ustaleń.

Ktoś w biurze musi też odpowiadać za treść biblioteki. Gdy po kolejnym spotkaniu decyzja się zmieni, potrzebne jest powiązanie nowego ustalenia z poprzednim. Historyczny dokument nadal wyjaśnia przebieg prac, ale osoba szukająca końcowego rozstrzygnięcia powinna trafić do jego następcy. Dyrektor biura może powierzyć tę opiekę prowadzącym projekty albo wyznaczyć osobę zbierającą zatwierdzone wnioski. Bez takiego podziału odpowiedzialności także dobrze działająca wyszukiwarka będzie wracała do niepełnych zapisów.

Kiedy wystarczy wyszukiwanie w obecnym systemie

Jeżeli projektanci znają projekt i nazwę dokumentu, warto najpierw sprawdzić możliwości narzędzia, w którym już pracują. Uporządkowanie opisów i oznaczeń wersji może wystarczyć, by znaleźć potrzebną notatkę bez osobnej aplikacji AI.

Przykładowo dokumentacja BIM 360 Document Management opisuje wyszukiwanie według nazw i atrybutów dokumentów oraz filtry obejmujące bieżącą wersję i status przeglądu. Wyniki pomijają dokumenty, do których użytkownik nie ma dostępu. Wyszukiwanie w treści ma w tym opisie węższy zakres: działa dla wektorowych plików PDF w folderze Project Files. Takie możliwości podaje Autodesk w instrukcji wyszukiwania dokumentów w BIM 360. Przed zakupem dodatkowego rozwiązania sprawdź, co udostępnia konkretny system używany w biurze.

Firmowy mózg AI warto rozważyć, gdy ludzie pamiętają sens problemu, ale nie wiedzą, w którym projekcie go omawiano, albo muszą łączyć notatkę z kilkoma późniejszymi ustaleniami. Wtedy przydatność asystenta można ocenić na pytaniach, z którymi projektanci rzeczywiście wracają do kolegów. Czy znajdują powód decyzji? Czy potrafią otworzyć właściwy zapis i ustalić, czy później go zmieniono? Czy po przeczytaniu odpowiedzi wiedzą, co jeszcze wymaga wyjaśnienia w obecnym projekcie?

Biblioteka wspólna dla biura a dokumenty inwestora

Udostępnienie doświadczeń innym zespołom wymaga ustalenia, które materiały mogą czytać. Jeśli dokumentacja inwestora pozostaje dostępna wyłącznie zespołowi jego projektu, asystent powinien zachować to ograniczenie również w odpowiedzi i przy cytowaniu fragmentów. Do wspólnej biblioteki może trafić osobno przygotowany i zatwierdzony opis wniosku, z zakresem ustalonym przez biuro. Samo usunięcie nazwy inwestora nie rozstrzyga, czy wolno udostępnić pozostałe szczegóły.

Warto przy tym zachować informację, kto opracował wpis i kto może wyjaśnić jego treść. Projektant z innego zespołu nie zawsze potrzebuje pełnego archiwum. Czasem wystarczy mu opis warunku, który zadecydował o odrzuceniu wariantu, oraz kontakt do osoby uprawnionej do omówienia sprawy.

Pierwszy zakres prac z Syntalith

Syntalith tworzy Firmowy Mózg AI, który pomaga zespołowi szukać odpowiedzi w firmowej wiedzy. W biurze projektowym pierwszym zakresem może być jedna biblioteka zatwierdzonych notatek i wniosków z zakończonych prac. Syntalith połączy ją z asystentem odpowiadającym na pytania projektantów, z odnośnikami do źródeł i ich wersji oraz z uwzględnieniem dostępu ustalonego przez biuro. Osoby prowadzące projekty ocenią odpowiedzi na podstawie znanych im spraw, a wyznaczony opiekun będzie odpowiadał za treść biblioteki.

Przed rozszerzeniem biblioteki warto porównać taką pomoc z obecnym sposobem szukania. Jeżeli nadal trzeba dzwonić do autora, bo odpowiedź pomija powód decyzji, sam poprawny odnośnik nie rozwiązuje problemu. Gdy brakuje pisemnych uzasadnień, pierwszą pracą będzie ich zebranie i zatwierdzenie. Wynik próby może więc wskazać zarówno potrzebę aplikacji, jak i potrzebę uporządkowania dokumentacji.

Na pierwszą rozmowę wystarczy opowiedzieć o jednej decyzji, której uzasadnienia ostatnio szukaliście, i o miejscach, gdzie mogło się znajdować. Nie trzeba od razu przesyłać poufnych plików ani przygotowywać specyfikacji. Sposób rozliczenia opisuje cennik Syntalith. Jeśli podobny problem pojawia się przy odpowiedziach dla klientów, przeczytaj także o firmowym mózgu AI dla ofertowania przemysłowego.