Ile kosztuje asystent AI do dokumentów firmowych?

Aktualne ceny usług znajdziesz w cenniku Syntalith. Porównując oferty, sprawdź, czy obejmują przygotowanie prototypu, konfigurację dostępnej platformy, czy rozwiązanie, z którego pracownicy będą korzystać na utrzymywanych przez firmę dokumentach. Każdy z tych zakresów oznacza inną pracę.

Co zmienia się po pokazie z jednego pliku

Wyobraźmy sobie pierwszą próbę z aktualną procedurą zakupową dostarczoną przez firmę. Asystent potrafi ją streścić i wskazać opisane w niej kroki. To pozwala ocenić, czy sposób odpowiedzi jest zrozumiały. Ktoś wcześniej wykonał jednak ważną część pracy: wybrał właściwy dokument.

W firmowym zbiorze mogą znajdować się również starsze wersje procedury. Formularz, do którego prowadzi jej odnośnik, może leżeć w osobnej bibliotece. Pracownik oczekuje odpowiedzi, po której otworzy właściwy dokument i rozpocznie przygotowanie wniosku. Jeśli musi sam szukać formularza albo pytać kolegę, która wersja obowiązuje, część jego trudności pozostała.

Dlatego wycena powinna mówić, skąd asystent będzie korzystał z wiedzy i kto po stronie firmy wskaże aktualne materiały. Przy małym, uporządkowanym zbiorze może wystarczyć konfiguracja istniejącego narzędzia. Gdy procedura, formularze i informacje o ich wersjach znajdują się w różnych miejscach, dochodzi praca nad ich połączeniem oraz sprawdzeniem odpowiedzi na pytania pracowników.

Samo umieszczenie linku w procedurze nie przesądza, że narzędzie odczyta dokument docelowy. Microsoft podaje w dokumentacji źródeł SharePoint w Copilot Studio, że wyszukiwanie obejmuje wskazane lokalizacje i ich podfoldery, a odnośniki wewnątrz dokumentów nie są automatycznie śledzone. Materiał docelowy wymaga osobnego dodania jako źródło. W przykładzie z zakupem trzeba więc sprawdzić zarówno poprawność streszczenia procedury, jak i dostęp do formularza.

Dostęp pracowników też należy do zakresu

Dwie osoby mogą otworzyć tego samego asystenta, a mieć różny dostęp do dokumentów. W agentach SharePoint Microsoft rozdziela możliwość korzystania z agenta od dostępu użytkownika do jego źródeł. Otwarcie asystenta nie daje pracownikowi dostępu do treści z biblioteki, do której nie ma uprawnień.

Dla kupującego oznacza to potrzebę sprawdzenia rozwiązania na kontach przyszłych użytkowników. Pokaz na koncie administratora nie odpowie na pytanie, czy pracownik otworzy formularz zakupowy. Oferta powinna uwzględniać tę pracę, a firma musi wskazać, komu dokumenty mają być dostępne. Jeśli obecne uprawnienia są niejasne, ich uporządkowanie może być osobnym zadaniem.

Nie każda firma potrzebuje własnej aplikacji. Gdy dokumenty są w jednym środowisku, zasady dostępu działają, a istniejący asystent daje użyteczną odpowiedź ze źródłem, warto zacząć od tego narzędzia. Zamówienie własnej aplikacji warto rozważyć, gdy potrzebnych materiałów nie da się objąć dostępnymi połączeniami albo pracownik potrzebuje odpowiedzi w miejscu pracy, którego gotowa funkcja nie obsługuje. O takim wyborze szerzej piszemy w porównaniu gotowej platformy i własnej bazy wiedzy.

Za co płaci się po uruchomieniu

Procedura zakupowa będzie się zmieniać. Właściciel dokumentu musi opublikować nową wersję, a osoba utrzymująca asystenta powinna wiedzieć, jak i kiedy ta zmiana pojawi się w odpowiedziach. W propozycji warto opisać obsługę aktualizacji, przeniesienia pliku i zmiany dostępu. To pozwoli ustalić, które prace wykonuje zespół firmy, a które wykonawca.

Zapytaj wykonawcę, kiedy zmieniona procedura pojawi się w odpowiedziach i jak to sprawdzicie dla wybranego źródła. Pracownik powinien wiedzieć, czy po publikacji nowej wersji może już korzystać z asystenta, czy nadal musi sięgnąć bezpośrednio do dokumentu.

Budżet działania obejmuje także opłaty za wybrane narzędzie lub usługi, z których korzysta własna aplikacja. W zależności od rozwiązania mogą to być licencje, użycie modeli, wyszukiwanie i infrastruktura. Wykonawca powinien wyjaśnić, które wydatki zależą od liczby użytkowników lub pytań, a które wynikają z uzgodnionej obsługi systemu. Warto uwzględnić również czas pracownika, który rozstrzyga sprzeczności w dokumentach. Zewnętrzny dostawca nie ustali sam, która firmowa procedura ma obowiązywać.

Jak porównać zakres dwóch propozycji

Poproś obu wykonawców o opis tego samego zadania: pracownik pyta o zgłoszenie zakupu i otrzymuje wyjaśnienie z aktualną procedurą oraz formularzem. W jednej ofercie materiały mogą być ręcznie wgrane na potrzeby pokazu. Druga może obejmować połączenie z firmowymi bibliotekami, dostęp użytkowników i późniejszą obsługę zmian. Różnicy między takimi ofertami nie da się ocenić po samym wyglądzie czatu.

Przy każdej propozycji powinno być jasne, co trzeba przygotować przed uruchomieniem i co pozostaje do zrobienia później. Jeżeli porządkowanie dokumentów ma wykonać wasz zespół, uwzględnij jego pracę w planie. Jeśli utrzymanie jest poza ofertą, ustal jego zakres i sposób rozliczania przed porównaniem łącznego budżetu. Obie propozycje porównuj dla tego samego okresu korzystania i tej samej grupy pracowników.

Jeśli asystent ma również składać wniosek zakupowy lub zmieniać dane w innych aplikacjach, dochodzi odrębna praca nad wykonywaniem działań. Taki zakup opisujemy w przewodniku o kosztach wdrożenia agenta AI.

Pierwszy zakres do rozmowy z Syntalith

W ramach Firmowego Mózgu AI możemy omówić asystenta, który pomaga pracownikom korzystać z uzgodnionych dokumentów firmy. Punktem wyjścia może być pytanie o procedurę zakupową: gdzie leży odpowiedź, kto utrzymuje treść i co pracownik powinien móc otworzyć po rozmowie z asystentem. Na tej podstawie można ocenić konfigurację dostępnego narzędzia lub zakres własnej aplikacji.

Do rozpoczęcia rozmowy wystarczy przykład pytania, z którym pracownicy regularnie wracają do administracji, oraz opis miejsca przechowywania dokumentów. Jeśli odpowiedź można łatwo udostępnić przez uporządkowaną stronę z procedurami, to również warto rozważyć. Informacje o ofercie i cenach są w cenniku Syntalith.