Szkolenie AI dla PMO: od planów projektów do rozmowy o priorytetach

Czego PMO potrzebuje przed spotkaniem

Biuro zarządzania projektami, czyli PMO, otrzymuje plany pisane z perspektywy poszczególnych zespołów. Kierownik opisuje potrzeby swojego projektu. Dopiero zestawienie kilku takich opisów może pokazać, że wszyscy oczekują pracy tej samej osoby w tym samym okresie. Przygotowanie spotkania wymaga więc porównania materiałów i zdobycia brakujących wyjaśnień, zanim powstanie prezentacja.

W proponowanym programie uczestnik ćwiczy z AI wybieranie informacji, które można ze sobą zestawić. Sprawdza, czy plany dotyczą tego samego tygodnia, czy wskazują tę samą osobę i skąd pochodzi jej dostępność. Gdy w opisie brakuje okresu albo nie wiadomo, czy przydział jest już uzgodniony, przygotowuje konkretne pytanie do kierownika. Potem aktualizuje zestawienie na podstawie odpowiedzi. To przydatny temat zajęć dla zespołu, który dziś wielokrotnie poprawia materiał tuż przed przeglądem portfela.

Kolejna część dotyczy pisania dla osób podejmujących decyzję. PMO wybiera, co trzeba omówić wspólnie, i oddziela tę sprawę od informacji, które mogą pozostać w planie pojedynczego projektu. AI pomaga porównać wersje tekstu i je skrócić. Autor odpowiada za to, żeby odbiorcy rozumieli, co wymaga uzgodnienia i na jakich danych opiera się opis.

Dwa projekty potrzebują tego samego inżyniera

Załóżmy, że projekt A potrzebuje w danym tygodniu 20 godzin pracy inżyniera, a projekt B kolejnych 16 godzin tej samej osoby. Uzgodniona dostępność na pracę projektową wynosi 24 godziny. Sprawdzone zestawienie pokazuje zapotrzebowanie 20 + 16 = 36 godzin, czyli o 36 − 24 = 12 godzin więcej niż dostępny czas.

Uczestnik przygotowuje z AI pierwszy szkic. Opisuje każdy projekt osobno i kończy zdaniem „występuje ryzyko zasobowe”. Prowadzący pyta, co właściciele projektów mają uzgodnić po przeczytaniu notatki. Autor przenosi wspólny problem na początek i zastępuje ogólną etykietę pytaniem do rozmowy:

Projekty A i B potrzebują w tym samym tygodniu łącznie 36 godzin pracy tego samego inżyniera. Uzgodniona dostępność wynosi 24 godziny, więc obecny plan przekracza ją o 12 godzin. Do uzgodnienia z właścicielami projektów i osobą odpowiedzialną za przydział pracy: które zadania mają pierwszeństwo i jak zmienić plan pozostałych prac.

Dwie osoby czytają tekst w rolach właścicieli projektów i wyjaśniają, o czym chciałyby porozmawiać. Prowadzący pomaga autorowi zauważyć, czy pytanie jest wystarczająco konkretne. Obliczenia pozostają w sprawdzonym arkuszu, do którego prowadzi odwołanie. Zajęcia z AI dotyczą syntezy i komunikacji; materiał nie daje podstaw, żeby samodzielnie wybrać ważniejszy projekt.

Przećwiczyć również rozmowę i to, co zostaje po niej

Sama notatka to część przygotowania. W programie można uwzględnić porównanie propozycji zgłoszonych przez kierowników: co każda z nich zmienia w planie i jakie pytanie trzeba jeszcze wyjaśnić z osobą przydzielającą pracę. Uczestnik porządkuje te informacje z pomocą AI tak, żeby na spotkaniu dało się porozmawiać o konkretnych konsekwencjach.

Po ćwiczeniu rozmowy przygotowuje krótkie podsumowanie. Zapisuje uzgodnioną zmianę oraz otwarte pytania, zamiast ponownie wklejać cały opis problemu. Kolega sprawdza, czy wie, co ma uwzględnić w swoim planie. Dzięki temu warsztat może objąć zarówno przygotowanie decyzji, jak i przekazanie jej skutków zespołom.

W kolejnym ćwiczeniu uczestnik pracuje samodzielnie z nowym materiałem. Przy tych samych potrzebach projektów dostępność inżyniera może tym razem wynosić 40 godzin. Zapotrzebowanie 36 godzin mieści się w tej wartości. Autor powinien zmienić wniosek i usunąć wcześniejsze wezwanie do rozstrzygnięcia konfliktu. Nie wynika z tego, że projekty są wolne od innych ryzyk.

Do omówienia można zestawić pierwszą notatkę z późniejszą próbą. Czy uczestnik potrafi sam wybrać wspólną zależność, przygotować pytanie do właściwej osoby i napisać tekst, z którego odbiorca rozumie oczekiwane działanie? Jeśli nadal tworzy osobne streszczenia projektów bez wspólnego wniosku, prowadzący wraca do porównywania materiału. Taka obserwacja pomaga dobrać dalszą praktykę.

Dopasowanie do narzędzi i ról

Asana opisuje planowanie dostępności, które pozwala przydzielać osoby do projektów i zobaczyć łączny nakład pracy w portfelu. Taki widok może dostarczyć materiału do zajęć. Jeśli trudność polega głównie na sumowaniu godzin, warto najpierw wykorzystać obecny system lub wspólny arkusz. Szkolenie odpowiada na potrzebę porównywania opisów, wyjaśniania rozbieżności i przygotowywania rozmowy.

PMO pracuje nad zestawieniem i notatką. Kierownicy projektów wnoszą wyjaśnienia do planów, a osoba przydzielająca pracę pomaga ustalić dostępność i ocenić proponowane zmiany. Część zajęć może połączyć te role przy jednym materiale. Wtedy autor otrzymuje uwagi od ludzi, którzy rzeczywiście korzystają z jego tekstu.

Znajomość AI warto ocenić osobno od stażu projektowego. Początkujący użytkownik ćwiczy przygotowanie szkicu i wprowadzanie poprawek. Osoba swobodnie pracująca z narzędziem może dostać dłuższe opisy lub niepełne informacje wymagające pytań do kierowników. Dla zespołu zajmującego się głównie raportami pojedynczych projektów właściwszy będzie zakres opisany w artykule o szkoleniu AI z pisania aktualizacji dla sponsora.

Co można zamówić w Syntalith

Syntalith prowadzi szkolenia zespołowe. Dla PMO proponujemy warsztat oparty na materiale podobnym do tego, który trafia na wasze spotkania portfelowe. W przygotowaniu ustalamy, gdzie powstaje najwięcej ponownej pracy: przy zbieraniu wyjaśnień, porównywaniu planów czy redagowaniu wniosków. Do tego dobieramy zadania, sposób omówienia oraz udział kierowników projektów. Prowadzący pracuje na kolejnych wersjach tekstu uczestnika i pomaga przenieść poprawki na nowe zadanie.

Można uzgodnić cykl z własną próbą między spotkaniami i powrotem do jej omówienia. Firma wnosi sposób podejmowania decyzji oraz materiały dopuszczone do użycia w wybranym narzędziu; ćwiczenia mogą też korzystać z fikcyjnych planów. Zakres programu wynika z pracy zespołu.

Na pierwszej rozmowie opowiedz, przy którym fragmencie przygotowania przeglądu portfela najczęściej trzeba wracać do kierowników lub poprawiać materiał. To pozwoli omówić, jakie ćwiczenia mają sens i kto powinien w nich uczestniczyć. Informacje o współpracy znajdziesz w cenniku Syntalith.