Szkolenie AI dla project managerów: raport, z którego wynika następny krok

Co sponsor powinien zobaczyć w pierwszych zdaniach

Załóżmy, że zespół wdrożeniowy zakończył konfigurację. Testy po stronie klienta jeszcze się nie zaczęły, ponieważ klient nie dostarczył kont testowych. Kierownik projektu potrzebuje poprosić osobę prowadzącą projekt po stronie klienta o zorganizowanie tych kont. Data uruchomienia pozostaje celem zapisanym w planie; nie została ponownie potwierdzona.

Uczestnik szkolenia dostaje te informacje i przygotowuje z pomocą AI krótką aktualizację. Pierwszy szkic zaczyna się od opisu zakończonej konfiguracji, a dopiero pod koniec wspomina o oczekiwaniu na konta. Wszystkie fakty mogą się w nim zgadzać, ale czytelnik musi dotrzeć do końca, żeby zrozumieć, dlaczego testy stoją.

Prowadzący proponuje konkretną zmianę: przenieść brak kont do pierwszego zdania i od razu połączyć go z prośbą do właściwej osoby. Autor redaguje tekst ponownie. Przykładowa wersja z ćwiczenia:

Testy po stronie klienta nie rozpoczęły się, ponieważ nadal brakuje kont testowych. Prosimy kierownika projektu po stronie klienta o zapewnienie tych kont. Konfiguracja jest zakończona. Data uruchomienia pozostaje terminem docelowym z planu i nie została ponownie potwierdzona.

Sponsor widzi postęp oraz sprawę wymagającą działania. Osoba prowadząca projekt po stronie klienta wie, o co została poproszona. Raport nie wymaga dopisania oceny ryzyka ani nowej daty, żeby stać się użyteczny. Autor pokazał, co wiadomo i że do rozpoczęcia testów brakuje kont.

Ten sam projekt, dwa różne teksty

Po przygotowaniu krótkiej aktualizacji uczestnik pisze wersję dla zespołu realizującego wdrożenie. Tu przyda się więcej szczegółów pozwalających wrócić do pracy: odnośnik do potwierdzenia zakończenia konfiguracji oraz do ustaleń dotyczących kont. Na zajęciach można wykorzystać takie zapisy z materiałów ćwiczeniowych. Zespół może wtedy sprawdzić, na czym opiera się raport i gdzie szukać dalszych informacji.

Wersja dla sponsora może pozostać przy akapicie z przykładu. Autor nie musi kopiować do niej całej historii zadań. Skracając tekst, zachowuje jednak przyczynę braku testów oraz informację o terminie docelowym. Usunięcie tych zdań dałoby krótszy raport, z którego trudniej wywnioskować, czego projekt teraz potrzebuje.

Drugi uczestnik czyta wybraną wersję i mówi, jaki następny krok z niej wynika. Jeśli odpowiada tylko „czekamy na klienta”, autor ma jeszcze pracę do wykonania: doprecyzować, na co czeka zespół i kto ma się tym zająć. Prowadzący może też poprosić o skrócenie opisu konfiguracji, gdy zajmuje on większość raportu. Widać wtedy, jak wybór i kolejność informacji zmieniają odbiór tekstu.

To dobra okazja, żeby porównać własną wersję ze szkicem AI. Przydatne mogą być prostsze zdania lub czytelniejsze połączenie przyczyny ze skutkiem. Kierownik projektu wybiera te poprawki, które pomagają odbiorcy zrozumieć sytuację. Ocenę, czy termin da się utrzymać, opiera na ustaleniach projektowych.

Następny raport musi uwzględniać zmianę

W kolejnej części ćwiczenia konta zostały już dostarczone i klient rozpoczął testy. Pojawiło się jednak nowe zgłoszenie problemu, którego wpływu na uruchomienie jeszcze nie oceniono. Uczestnik aktualizuje raport: usuwa prośbę o konta, odnotowuje rozpoczęcie testów i opisuje otwartą kwestię na podstawie przekazanej informacji. Nie wystarczy dopisać nowego zdania pod poprzednią notatką, bo odbiorca nadal widziałby nieaktualną prośbę.

Prowadzący wraca z autorem do obu wersji. Czy widać, co zmieniło się od ostatniej aktualizacji? Czy czytelnik rozumie, że dostarczenie kont rozwiązało jedną sprawę, a wpływ nowego problemu pozostaje do ustalenia? Taka rozmowa uczy redagowania kolejnych raportów jako ciągu informacji o projekcie. Autor usuwa też zdania, które tydzień wcześniej były potrzebne.

Na czym zespół będzie ćwiczył

Nie trzeba zaczynać od nowego systemu. Asana w dokumentacji Smart status opisuje tworzenie przez AI szkiców aktualizacji projektu, wybór okresu i przekazanie wskazówek do tekstu. Użytkownik może następnie edytować szkic przed publikacją. To dobry punkt wyjścia do rozmowy o funkcjach już dostępnych w firmie.

W przykładzie z kontami trzeba sprawdzić, czy informacja od klienta znajduje się w materiałach dostępnych przy pisaniu aktualizacji. Sama funkcja tworzenia szkicu nie oznacza dostępu do osobnej korespondencji. Jeśli informacja jest tylko w osobnym mailu kierownika, trzeba uwzględnić ją w przygotowaniu tekstu zgodnie z firmowymi zasadami korzystania z narzędzia. Podczas szkolenia można pracować na fikcyjnych zapisach; prawdziwe materiały wymagają zgody na użycie w wybranym rozwiązaniu.

Osoba zaczynająca pracę z AI ćwiczy przygotowanie pierwszej aktualizacji i jej poprawę w wybranym narzędziu. Doświadczony kierownik może uporządkować bardziej chaotyczne notatki, a potem zapytać kolegę, jakie działanie wynika z napisanego tekstu. Warto, aby osoba z PMO lub sponsor omówili z prowadzącym, do czego służy tygodniowy raport. Wtedy uwagi do ćwiczenia wynikają z oczekiwań czytelnika.

Zajęcia można zaplanować wokół zwykłego cyklu raportowania, pozostawiając uczestnikom czas na własny tekst i jego omówienie. Liczbę spotkań i możliwość ponownej pracy po uwagach trzeba uzgodnić w programie. Jeśli problemem jest nieczytelny szablon, czasem wystarczy go uprościć. Gdy nikt nie zapisuje aktualnych ustaleń, szkolenie z redagowania nie dostarczy brakującej wiedzy.

Rozmowa o szkoleniu na podstawie jednego raportu

Syntalith może dopasować szkolenie zespołowe do raportów, które przygotowują wasi kierownicy projektów. Proponowana praca obejmuje stworzenie aktualizacji z pomocą AI i poprawienie jej po rozmowie z odbiorcą. Można też przećwiczyć dwie wersje tego samego raportu: krótką dla sponsora i bardziej szczegółową dla zespołu. Zakres ćwiczeń oraz informacji zwrotnej uzgadniamy przed zajęciami.

Tworzymy również aplikacje i automatyzacje. Jeśli większość wysiłku pochłania zbieranie zapisów z kilku systemów, warto osobno omówić ich połączenie. Przykład takiej pracy na innym etapie projektu opisujemy w artykule o automatyzacji zamknięcia projektu usługowego.

Pierwszą rozmowę możesz zacząć od opisania raportu, po którym sponsor musiał dopytywać, co właściwie się dzieje. Wystarczy powiedzieć, jakie pytanie pozostało bez odpowiedzi i gdzie kierownik szukał informacji. Informacje o współpracy znajdziesz w cenniku Syntalith.