Własny portal raportowania dla zarządu grupy

Syntalith może zaprojektować oprogramowanie na zamówienie, które łączy materiały spółek z konkretnym posiedzeniem, pokazuje braki osobie odpowiedzialnej i udostępnia zarządowi uzgodniony pakiet. Przed zakupem warto obejrzeć jeden zakończony cykl: od zaproszenia spółek do przesłania danych po ostatnie uzupełnienie wysłane przed spotkaniem.

Pakiet na posiedzenie ma swój moment zamknięcia

Załóżmy, że grupa przygotowuje miesięczny przegląd działalności. Każda spółka przekazuje zestawienie wyników i komentarz kierownika. Kontroler finansowy sprawdza kompletność, a sekretariat wysyła materiały uczestnikom. Następnego dnia jedna spółka poprawia prognozę. Zmiana jest istotna dla rozmowy, lecz część odbiorców zdążyła pobrać wcześniejszy plik.

W proponowanym portalu kontroler widzi, które materiały weszły do rozesłanego pakietu. Poprawiony dokument trafia do tego samego posiedzenia jako uzupełnienie, z informacją o zastąpionym materiale. Osoba prowadząca spotkanie może przekazać uczestnikom jeden aktualny zestaw i wskazać, co doszło później. Sposób zatwierdzania takiego uzupełnienia ustala firma.

Dla spółki portal powinien być prostym miejscem oddania materiałów i sprawdzenia, czy czegoś jeszcze brakuje. Dla kontrolera ważniejszy będzie przekrój przez wszystkie spółki: które raporty są gotowe, kto odpowiada za brak i czy pakiet można przekazać dalej. Zarząd potrzebuje czytelnego zestawu na spotkanie, bez konieczności przeglądania roboczej korespondencji.

Taki zakres wymaga ustalenia, co w firmie oznacza gotowy materiał. Samo przesłanie pliku może wystarczać przy jednym zestawieniu, podczas gdy inne wymaga sprawdzenia przez finanse. Portal ma odzwierciedlać te ustalenia. Definicje wskaźników, poprawność danych i zasady ich łączenia pozostają po stronie odpowiedzialnych zespołów.

Obecny raport i sposób jego udostępniania

Jeśli problemem jest wyłącznie regularne dostarczenie raportu, warto zacząć od używanego narzędzia BI. Power BI oferuje subskrypcje e-mail raportów i pulpitów, obejmujące m.in. zaplanowane wysyłki z obrazem i odsyłaczem. Dostępne możliwości zależą od uprawnień, licencji, pojemności i ustawień administratora. To przydatna opcja dystrybucji do sprawdzenia z administratorem.

Dodatkowego obiegu można potrzebować wtedy, gdy pakiet obejmuje również komentarze, prezentacje i dokumenty z kilku systemów, a ktoś musi potwierdzić jego gotowość. Zanim powstanie nowy portal, sprawdź funkcje obecnego systemu raportowego, przestrzeni dokumentów lub portalu zarządu. Rozszerzenie jednego z nich może wystarczyć do zebrania materiałów i obsługi późniejszych uzupełnień.

Własny zakres ma uzasadnienie, gdy sposób przygotowania posiedzeń jest stały, a pracownicy przy każdym cyklu ręcznie odtwarzają ten sam układ odpowiedzialności i materiałów. Można pozostawić obliczenia w BI, dokumenty w dotychczasowym repozytorium, a zamówić połączenie ich z posiedzeniem i wspólną obsługę pakietu. W rozmowie o licencjach uwzględnij osoby przygotowujące raporty oraz odbiorców, którzy zaglądają tylko przed spotkaniem.

Co kupić razem z obiegiem materiałów

Przy przenoszeniu historii przydatne są wcześniejsze pakiety w formie pozwalającej odtworzyć, co otrzymali uczestnicy. Nie każdy roboczy załącznik musi stać się aktywnym zadaniem w nowej aplikacji. Warto osobno ustalić dostęp do archiwum i sposób prowadzenia najbliższego cyklu.

Utrzymanie obejmuje także zmiany składu grupy, odbiorców i źródeł raportów. Potrzebny jest właściciel procesu, który uzgodni takie zmiany, oraz wykonawca odpowiedzialny za działanie połączeń. W warunkach zakupu ustal dostęp do kodu i danych oraz eksport pakietów z ich uzupełnieniami, tak aby inny zespół mógł później przejąć aplikację.

Porozmawiaj z Syntalith o jednym cyklu przygotowania posiedzenia. Na jego podstawie można określić, czy potrzebna jest konfiguracja dystrybucji, rozszerzenie istniejącego narzędzia, czy własny obieg kompletowania materiałów. Sposób wyceny opisujemy w cenniku.