Własny portal raportowania dla zarządu grupy

Pakiet na posiedzenie ma moment zamknięcia

Grupa przygotowuje miesięczny przegląd działalności. Każda spółka przekazuje zestawienie wyników i komentarz kierownika, kontroler finansowy sprawdza kompletność, a sekretariat wysyła materiały uczestnikom. Następnego dnia jedna spółka poprawia raport, a osoba przygotowująca posiedzenie musi ustalić, kto czyta wcześniejsze dane i czy uzupełnienie dotarło do wszystkich.

W proponowanym portalu kontroler widzi, które materiały weszły do rozesłanego pakietu. Poprawiony dokument trafia do tego samego posiedzenia jako uzupełnienie, z informacją o zastąpionym materiale. Dla spółki portal jest prostym miejscem oddania materiałów i sprawdzenia braków, a dla kontrolera przekrojem przez wszystkie spółki: które raporty są gotowe, kto odpowiada za brak i czy pakiet można zamknąć.

Ile to kosztuje i kiedy się zwraca

Rachunek liczy pracę wokół sprawy: szukanie, czytanie, pisanie i przekazywanie. Zostaje czas na sprawdzenie wyniku, w scenariuszu 20% dzisiejszej pracy. Przed wyceną mierzymy oba czasy na 20 do 100 sprawach, które zespół już obsłużył, w teście za 0 zł trwającym 5 dni roboczych.

Scenariusz zakłada 60 materiałów miesięcznie, na przykład z 10 spółek po kilka dokumentów na posiedzenie. Przy przenoszeniu historii przydają się wcześniejsze pakiety w formie, która pozwala odtworzyć, co otrzymali uczestnicy.

Obecny raport i jego udostępnianie

Jeśli chodzi wyłącznie o regularne dostarczenie raportu, zacznij od narzędzia BI: Power BI oferuje subskrypcje e-mail raportów i pulpitów. Dodatkowy obieg ma sens, gdy pakiet obejmuje też komentarze, prezentacje i dokumenty z kilku systemów, a ktoś musi potwierdzić jego gotowość. Własny zakres ma uzasadnienie, gdy sposób przygotowania posiedzeń jest stały, a pracownicy przy każdym cyklu odtwarzają ręcznie ten sam układ odpowiedzialności. Obliczenia mogą zostać w BI, a dokumenty w repozytorium.

Od czego zacząć

Rozmowę zaczynamy od jednego cyklu przygotowania posiedzenia. Zbieranie źródeł i wykrywanie niepełnego okresu opisuje automatyzacja raportowania, a portal dodaje pakiet na konkretne posiedzenie i widoczność uzupełnień. Takie wdrożenie budujemy w ramach aplikacji AI. Na bezpłatną analizę wystarczy opis jednej sprawy z ostatnich tygodni i narzędzi, w których się toczyła. Nie trzeba przesyłać poufnych dokumentów, a plan na piśmie dostajesz w 2 dni robocze.