Certyfikat dostawcy: którego zakładu dotyczy?

Jeden dostawca, dwa zakłady

Firma wymaga określonego certyfikatu dla zakładu, z którego kupuje daną grupę wyrobów; to jej własna zasada zakupowa. Dostawca ma zakłady A i B. Planowany zakup dotyczy zakładu B, a przesłany certyfikat wymienia tylko zakład A. Data ważności jest aktualna.

Osoba sprawdzająca potwierdza, że ma plik dla zakładu A, a przy zakładzie B nadal brakuje dokumentu, więc pyta dostawcę o certyfikat obejmujący B. Rejestr pokazuje oba zakłady osobno: przy A załącznik i zapis sprawdzenia, przy B zakup, który wymaga dokumentu, brak i osobę prowadzącą rozmowę. Kolega przejmujący sprawę wraca do tych ustaleń bez czytania korespondencji. Gdy dostawca odpowie, nowy załącznik trafia do tej samej sprawy, a osoba odpowiedzialna ocenia go według wymagania dla zakładu B.

Ile to kosztuje i kiedy się zwraca

Rachunek liczy pracę wokół sprawy: szukanie, czytanie, pisanie i przekazywanie. Zostaje czas na sprawdzenie wyniku, w scenariuszu 30% dzisiejszej pracy. Przed wyceną mierzymy oba czasy na 20 do 100 sprawach, które zespół już obsłużył, w teście za 0 zł trwającym 5 dni roboczych.

Przy przenoszeniu danych załączniki przechodzą razem z przypisaniem do zakładu i zapisem sprawdzenia. Import samej listy certyfikatów zostawia zespołowi ponowne ustalanie, czego dotyczą.

Najpierw sprawdź moduł, który już masz

Systemy zakupowe często mają profile certyfikatów z załącznikiem, datami i statusem oraz kwestionariusze dostawców według kategorii zakupowych i regionów, ale zgodność danych z załącznikiem nadal porównuje człowiek. Poproś administratora, żeby pokazał certyfikat w kontekście jednego zakładu i planowanego zakupu. Jeśli moduł to umożliwia, wystarczy uporządkować karty i wykorzystać dostępne pola. Integracja ma sens, gdy system zakupowy zna zakład i przedmiot zakupu, a dokumenty z oceną są prowadzone gdzie indziej. Pilnowanie odnowień opisuje tekst o przypomnieniach o wygasających dokumentach, a wewnętrzną zgodę na zakup weryfikacja kontrahentów w dziale zakupów.

Od czego zacząć

Pierwszy zakres obejmuje jeden rodzaj certyfikatu i jedną grupę zakupów. Na rozmowę opisz ostatni certyfikat, przy którym trzeba było wyjaśnić, jakiego zakładu dotyczy, i miejsce, gdzie zapisano odpowiedź. Takie wdrożenie budujemy w ramach aplikacji AI. Na bezpłatną analizę wystarczy opis jednej sprawy z ostatnich tygodni i narzędzi, w których się toczyła. Nie trzeba przesyłać poufnych dokumentów, a plan na piśmie dostajesz w 2 dni robocze.