Blog · Opublikowano · Zaktualizowano
Dokument wygasa. Kto czeka na jego nową wersję?
Krótka odpowiedź
Automatyzacja wygasających dokumentów przypomina o terminie ważności, zapisuje odpowiedź dostawcy przy dokumencie, pilnuje kolejnego kontaktu i pokazuje, które dokumenty wygasły bez nowej wersji. Nowy dokument sprawdza pracownik przed oznaczeniem sprawy jako zamkniętej. Automatyzacja kosztuje w Syntalith od 12 500 zł netto i przy 200 odnowieniach dokumentów miesięcznie po 15 minut zwraca się w 5,0 miesiąca.
Jak pracujemySzczegóły ↓
- 01Rozmowa30 min z inżynierem, 0 zł
- 02Prototypdziałający system na Twoim procesie i Twoich danych, 0 zł
- 03Wdrożeniecel i stała cena w umowie, 50% przy podpisaniu
- 04Odbiór50% po osiągnięciu celu
- netto za automatyzację jednego procesu, budowa płatna raz
- od 12 500 zł
- od podpisania umowy do odbioru
- 2–6 tygodni
- darmowy prototyp na Twoich sprawach
- 0 zł
Należymy do programów partnerskich OpenAI i Anthropic, twórców ChatGPT i Claude, i uczymy się z ich oficjalnych kursów. Co to znaczy ↓
Autor: Syntalith · 2 min czytania
Statystyki
Dokumenty i AI: statystyki 2026
5,0 mies.
zwrotu automatyzacji za 12 500 zł przy 200 odnowieniach dokumentów miesięcznie: 3 322 zł pracy dziś, 837 zł ze sprawdzaniem i modelem. Scenariusz.
17,8%
Według GUS (2026) technologie AI wykorzystuje 17,8% polskich przedsiębiorstw, dwa razy więcej niż rok wcześniej.
Źródło: GUS, Społeczeństwo informacyjne w Polsce w 2026 r. (2026) ↗
90%
Według Komisji Europejskiej (2026) 90% firm używających AI deklaruje, że decyzje podejmują ludzie, a w pełni automatycznie zapada 2% decyzji.
Źródło: Komisja Europejska, Flash Eurobarometer 578 (2026) ↗
27%
Według ESET i DAGMA (2026) tylko 27% firm ma spisaną politykę korzystania z AI.
Źródło: ESET i DAGMA, Cyberportret polskiego biznesu 2026 (2026) ↗
14–56%
Według Anthropic (2025) w badaniach z grupą kontrolną oszczędność czasu była mniejsza: od 14% do 56%.
Źródło: Anthropic, Estimating AI productivity gains (2025) ↗
Dane sprawdzone: 22 października 2026
Dostawca odpowiedział, ale dokumentu nie dosłał
Firma wymaga od dostawcy zaświadczenia z datą ważności. Przypomnienie wyszło na miesiąc przed terminem, a dostawca odpisał, że wystąpił o odnowienie. Nowego pliku nadal nie ma. Pracowniczka, która wysłała przypomnienie, poszła na urlop, a jej odpowiedź została w skrzynce. Dokument wygasa, a dostawca dostaje kolejne zamówienie.
Widok pokazuje odpowiedź dostawcy obok dotychczasowego zaświadczenia i daty ważności. Pracowniczka zapisuje, kiedy ponowi kontakt, a zastępstwo widzi tę datę. Po otrzymaniu zaświadczenia otwiera je przy tej samej sprawie i sprawdza, czy dotyczy właściwego dostawcy i wymaganego zakresu. Dopiero wtedy sprawa się zamyka.
- Dokument, jego zakres i data ważności
- Wysłane przypomnienia i odpowiedzi dostawcy
- Data kolejnego kontaktu i osoba odpowiedzialna
- Dokumenty wygasłe bez nowej wersji
Do przypomnienia z zapisanej daty wystarczy reguła. AI przydaje się, gdy pracownik czyta wiele różnie napisanych odpowiedzi dostawców i chce wiedzieć, która zapowiada dokument, a która go zawiera.
Ile to kosztuje i kiedy się zwraca
- Dziś
- 200 odnowień dokumentów × 15 min = 50 godz. (3 322 zł)
- Z systemem człowiek sprawdza wynik w 25% czasu
- 831 zł
- Model, 1 wywołanie na sprawę, Claude Sonnet 5.5
- 6 zł
- Koszt jednej sprawy
- 16,61 zł dziś, 4,18 zł z systemem
- Oszczędność
- 2 486 zł/mies.
Zwrot 12 500 zł
5,0 mies.
Wolumen, czas i udział sprawdzania to założenia scenariusza. Godzina pracy 66,45 zł to przeciętne wynagrodzenie według GUS z września 2026 r. z kosztami pracodawcy, 168 godz. w miesiącu. Model: 2 500 tokenów wejścia i 300 wyjścia na wywołanie po stawkach Anthropic, kurs NBP 3,8889 zł.
Rachunek liczy pracę wokół sprawy: szukanie, czytanie, pisanie i przekazywanie. Zostaje czas na sprawdzenie wyniku, w scenariuszu 25% dzisiejszej pracy. Przed wyceną mierzymy oba czasy na 20 do 100 sprawach, które zespół już obsłużył, w teście za 0 zł trwającym 5 dni roboczych.
Najdroższy jest dokument, który wygasł bez nikogo, kto by to zauważył. Dostawca z nieważnym zaświadczeniem może oznaczać wstrzymane zamówienia albo problem przy audycie klienta. W próbie liczymy więc dokumenty, które przy obecnym sposobie pracy wygasłyby bez nowej wersji.
Kiedy wystarczy kalendarz albo lista
Jeśli dokumentów jest niewiele, a jedna osoba prowadzi odnowienia do końca, wystarczy kalendarz albo lista z datą i przypomnieniem. Microsoft opisuje przypomnienia w listach SharePoint ustawiane na podstawie kolumny z datą. Automatyzacja ma sens, gdy przypomnienia działają, ale zespół nadal szuka odpowiedzi i pyta, kto miał ponowić kontakt. Gdy problem zaczyna się przy zbieraniu dokumentów nowego dostawcy, bliższy jest agent do dokumentów dostawcy.
Kilkanaście dokumentów, jedna osoba
kalendarz albo lista z przypomnieniem
bez budowy
Lista w SharePoincie
przypomnienia z kolumny daty
konfiguracja
Setki dokumentów, odpowiedzi w poczcie, zastępstwa
automatyzacja odnowień z historią kontaktu
od 12 500 zł
Od czego zacząć
Pierwszy zakres obejmuje jeden rodzaj dokumentu, obecny rejestr i pocztę. Zespół wskazuje, kto prowadzi kontakt i kto sprawdza nowe dokumenty. Takie wdrożenie budujemy w ramach automatyzacji AI. Na bezpłatną analizę wystarczy opis jednej sprawy z ostatnich tygodni i narzędzi, w których się toczyła. Nie trzeba przesyłać poufnych dokumentów, a plan na piśmie dostajesz w 2 dni robocze.
Przykład z liczbami · Scenariusz
Tak liczymy zwrot: obieg dokumentów
Ten sam rachunek robimy na bezpłatnej analizie dla Twoich dokumentów.
4 430 zł
miesięcznie kosztuje ręczne przypisanie 1 000 dokumentów do spraw
Zwrot: 3,3 mies.
4 min na dokument przypisany do sprawy i sprawdzanie w 15% dawnego czasu to nasze założenia. Godzina pracy 66,45 zł to nasze wyliczenie z przeciętnego wynagrodzenia według GUS z września 2026 r. (9 266,48 zł) z kosztami pracodawcy, 168 h w miesiącu. Koszt modelu: odczyt dokumentu w naszym systemie kompletowania spraw (około 0,00089 zł) plus przypisanie i opis braków (Claude Sonnet 5.5, około 2 000 + 300 tokenów), kurs NBP 3,8889 zł z 21 października 2026 r.
Zobacz pełny rachunek →
