Agent AI do ankiet bezpieczeństwa od klientów

Pomoc jest szczególnie przydatna, gdy klienci pytają o tę samą praktykę różnymi słowami. Zamiast za każdym razem pisać odpowiedź od początku, osoba prowadząca ankietę otrzymuje propozycję z odnośnikiem do firmowego dokumentu. Może sprawdzić jej treść, a osobie odpowiedzialnej przekazać tylko tę część pytania, której materiały nie wyjaśniają.

Klient pyta też o czas odebrania dostępu

Załóżmy, że klient pyta, jak firma odbiera dostęp osobom kończącym pracę i w jakim czasie to robi. Zatwierdzona procedura mówi, że dział HR powiadamia IT, a IT zapisuje wykonane odebranie dostępu w zgłoszeniu. Dokument nie określa czasu wykonania tej czynności.

Agent może odnaleźć procedurę i przygotować tę część odpowiedzi, na którą ma podstawę:

Po otrzymaniu informacji od działu HR zespół IT odbiera dostęp pracownikowi i odnotowuje wykonanie tej czynności w zgłoszeniu.

Przy szkicu handlowiec widzi odnośnik do procedury oraz informację, że pytanie klienta o czas nadal wymaga odpowiedzi. To pozwala od razu zwrócić się do osoby odpowiedzialnej za bezpieczeństwo: „Jaką informację o czasie odebrania dostępu możemy podać w tej ankiecie i na jakim aktualnym ustaleniu ją oprzeć?”. Kolega dostaje treść pytania klienta i znaleziony dokument. Nie musi ponownie przygotowywać całego opisu współpracy HR z IT.

Brak czasu w procedurze nie oznacza, że firma nie ma żadnych ustaleń w tej sprawie. Oznacza, że trzeba je odszukać lub potwierdzić przed uzupełnieniem odpowiedzi. Agent pomaga skierować to zadanie do właściwej osoby. Nie powinien sam dopisywać „natychmiast” ani przenosić terminu z dawnej ankiety bez sprawdzenia, czy nadal obowiązuje.

Gdy osoba odpowiedzialna przekaże wyjaśnienie, można uzupełnić szkic i zachować jego podstawę przy pytaniu. Handlowiec widzi wtedy odpowiedź przygotowaną dla tego klienta, a sprawdzający może otworzyć materiał, z którego pochodzi. Firma ustala, kto zatwierdza treść przed jej wysłaniem.

Wcześniejsza odpowiedź pomaga tylko wtedy, gdy nadal pasuje

Biblioteka poprzednich ankiet może oszczędzić szukania, ale warto wiedzieć, kto odpowiada za aktualność zapisanych odpowiedzi. Jeśli zmieniła się procedura, stary opis nie powinien trafiać do kolejnego klienta tylko dlatego, że jest już dobrze sformułowany. Osoba utrzymująca materiały musi wskazać nową wersję i zdecydować, które odpowiedzi wymagają poprawy.

Źródło użyte przy pisaniu i dokument wysyłany klientowi to dwie osobne sprawy. Pracownik może potrzebować wewnętrznej procedury, żeby sprawdzić odpowiedź, choć klient ma otrzymać jedynie zatwierdzony opis. Przy ustalaniu zakresu agenta trzeba więc powiedzieć, jakie materiały zespół czyta wewnętrznie i co może dołączyć do ankiety.

Sprawdź narzędzie do ankiet, zanim zamówisz własnego agenta

Vanta oferuje automatyzację ankiet korzystającą z wcześniejszych odpowiedzi i materiałów bezpieczeństwa oraz role związane z przeglądaniem, edycją i zatwierdzaniem. Dostępny zakres może wymagać rozszerzenia planu. To konkretna alternatywa do sprawdzenia, jeśli zespół regularnie odpowiada na podobne formularze. Dokumentacja Vanta Questionnaire Automation.

Istotne jest także utrzymanie biblioteki. Vanta opisuje właścicieli odpowiedzi i daty weryfikacji. Materiał przesłany ręcznie trzeba ponownie wgrać po zmianie. Warto więc sprawdzić, jak zespół będzie dodawał i aktualizował treści. Dokumentacja bazy wiedzy Vanta.

Jeśli gotowy produkt obsługuje wasze formularze i materiały, może wystarczyć wdrożenie jego funkcji oraz uporządkowanie odpowiedzialności za odpowiedzi. Przy sporadycznych ankietach sensownym rozwiązaniem bywa również utrzymywana biblioteka z prostym wskazaniem, do kogo kierować pytania.

Własny agent jest wart rozważenia, gdy praca wymaga połączenia materiałów w kilku firmowych narzędziach i prowadzenia dalszych wyjaśnień z różnymi osobami. Wówczas przed zakupem trzeba sprawdzić, czy problemem jest samo wyszukiwanie, czy także wracanie do pytań, na które nikt jeszcze nie odpowiedział. Tę drugą pracę, na przykładzie ponownego przeglądu dokumentu, opisujemy w artykule o uwagach do dokumentacji projektu.

Przygotowanie odpowiedzi i zebranie brakujących wyjaśnień

Syntalith tworzy agentów AI połączonych z firmowymi narzędziami. Jeśli po przygotowaniu szkicu handlowiec nadal musi osobno szukać osób sprawdzających odpowiedzi i przypominać im o odpowiedzi, projekt może objąć również tę pracę. Agent łączyłby pytanie z dokumentem, przygotowywał prośbę do wskazanego kolegi i pokazywał prowadzącemu ankietę, na które wyjaśnienia wciąż czeka. Po odpowiedzi kolegi aktualizowałby szkic wraz z jego podstawą. Zespół mógłby kontynuować sprawę w używanych narzędziach.

Pierwszy zakres można ograniczyć do ankiet jednego zespołu i materiałów, za które odpowiadają wyznaczone osoby. Wspólnie sprawdzilibyśmy, czy opłaca się połączyć obecne źródła i sposób zbierania odpowiedzi, czy potrzebną pracę obsłuży Vanta. Wasz zespół nadal rozstrzyga, co firma może zadeklarować i przekazać klientowi. Projekt dotyczy obsługi ankiet; nie obejmuje audytu bezpieczeństwa.

Opowiedz o ostatnim pytaniu, przy którym gotowy szkic czekał na wyjaśnienie ze strony bezpieczeństwa. Gdzie trafiła prośba i jak handlowiec dowiedział się, że dostała odpowiedź? Na tej podstawie możemy porozmawiać o konkretnym połączeniu źródeł i dalszej pracy nad ankietą. Informacje o rozliczeniu znajdziesz w cenniku Syntalith.