Agent AI do dokumentów zgłoszenia instalacji

Syntalith może zbudować takie połączenie między skrzynką obsługującą instalacje a dokumentami projektu. Koordynator miałby przy jednej sprawie wiadomość wymagającą reakcji, osobę odpowiedzialną za uzupełnienie i materiały, które rzeczywiście dotarły. To przydatny zakres tam, gdzie klient, instalator i pracownik prowadzący zgłoszenie rozmawiają w różnych wątkach.

„Wysłałem” nie wskazuje jeszcze pliku

Załóżmy, że operator poprosił o poprawiony załącznik do konkretnego zgłoszenia. Koordynator przekazał prośbę instalatorowi, a ten odpowiedział, że dokument został wysłany. W dostępnej korespondencji nie ma jednak poprawki, a folder projektu zawiera wcześniejszą wersję.

Agent pokazuje koordynatorowi prośbę operatora i odpowiedź instalatora obok dostępnego pliku. Koordynator potrzebuje ustalić, gdzie jest poprawiony załącznik. Szkic wiadomości może brzmieć:

Dziękuję za informację o wysyłce. W korespondencji i folderze tego projektu znajduję wcześniejszą wersję załącznika. Proszę o ponowne przesłanie poprawionego pliku albo wskazanie wiadomości, w której został wysłany, żebym mógł przekazać go do sprawdzenia.

Pracownik sprawdza treść i wysyła wiadomość z odniesieniem do właściwego projektu. Instalator może dosłać dokument lub wskazać, komu go przekazał. Agent pomaga zebrać ten dalszy ciąg rozmowy przy pierwotnej prośbie, także gdy plik trafił najpierw do klienta.

Po otrzymaniu załącznika osoba odpowiedzialna technicznie sprawdza, czy dotyczy właściwego projektu i wymaganej poprawki. Koordynator widzi wtedy, który plik ma przekazać osobie uprawnionej do dalszej obsługi zgłoszenia. Samo otrzymanie wiadomości od instalatora nie potwierdza dostarczenia poprawki ani jej przyjęcia przez operatora.

Kolega przejmujący sprawę potrzebuje ostatniej prośby

Gdy prowadzący jest nieobecny, jego zastępca potrzebuje wiedzieć, do kogo już napisano i na co zespół czeka. Historia przy projekcie powinna prowadzić do konkretnej wiadomości oraz pliku, który przyszedł w odpowiedzi. Dzięki temu może skontaktować się z właściwą osobą, zamiast ponownie prosić wszystkich uczestników o dokumenty.

Jeśli poprawka trafiła do skrzynki klienta, do której agent nie ma dostępu, koordynator nadal musi poprosić o jej udostępnienie. Przy informacji o poszukiwanym pliku powinien widzieć, które miejsca zostały sprawdzone.

Najpierw sprawdź obieg w portalu operatora

Operator może już udostępniać odpowiednią drogę elektroniczną. TAURON Dystrybucja ma formularz online dotyczący zgłoszenia lub aktualizacji danych mikroinstalacji, z warunkami zastosowania, wyłączeniami i załącznikami. Trzeba sprawdzić, czy ta droga odpowiada danej sprawie.

Jeżeli używany portal i wewnętrzny folder pozwalają zespołowi znaleźć aktualne dokumenty oraz osoby odpowiedzialne, dodatkowy agent może być zbędny. Warto go rozważyć, gdy poza portalem nadal trzeba czytać maile, odnajdywać obiecaną poprawkę i ustalać, kto ma ją sprawdzić. Agent może powiązać tę korespondencję z dokumentami projektu.

Co można zlecić Syntalith

Proponowany projekt agenta AI może objąć jeden rodzaj spraw instalacyjnych i uzgodnione źródła korespondencji. Połączymy je z folderem lub rejestrem projektu tak, by koordynator mógł otworzyć prośbę, sprawdzić otrzymane materiały i skorzystać ze szkicu wiadomości do osoby, od której brakuje uzupełnienia. Późniejsza odpowiedź ma wracać do tej samej sprawy. Zespół nadal sprawdza dokumenty i wysyła wiadomości; składanie zgłoszeń oraz ocena techniczna pozostają poza tym zakresem.

Wasz zespół wskazuje, gdzie trafiają dokumenty i kto odpowiada za ich sprawdzenie. Na zakończonej sprawie możemy ocenić, czy koordynator odnajduje właściwą wersję załącznika i wie, do kogo zwrócić się po brakujący plik.

Na pierwszą rozmowę wybierz sprawę, w której ktoś potwierdził wysyłkę, a dokumentu nadal trzeba było szukać. Opowiedz, kto z kim się kontaktował i gdzie ostatecznie znalazł się plik. Od tego zaczniemy ustalanie zakresu. Informacje o rozliczeniu znajdziesz w cenniku Syntalith.