Agent AI do przeglądu zmian wymagań klienta

Samo przekazanie maila do kolegi często zostawia mu szukanie poprzednich ustaleń. Przydatniejsza jest krótka informacja, co klient chce zmienić, wraz z miejscem w ofercie, którego dotyczy prośba. Kolega może wtedy zacząć od oceny swojej części pracy.

Ze wspólnego opakowania do osobnych pudełek

Załóżmy, że przyjęta oferta przewiduje wspólne zapakowanie zestawów do wysyłki. W późniejszym mailu klient prosi, aby każdy zestaw dostał osobne pudełko. Handlowiec ma oba dokumenty, ale nie zna jeszcze oceny osoby odpowiedzialnej za pakowanie.

Agent może połączyć zapis oferty z nową wiadomością, wskazać różnicę w sposobie pakowania i dołączyć odnośniki do obu źródeł. Handlowiec sprawdza, czy porównanie dotyczy właściwej oferty, i przekazuje koledze konkretną różnicę.

Pytanie do osoby odpowiedzialnej za pakowanie może brzmieć:

Klient prosi o osobne pudełko dla każdego zestawu, podczas gdy przyjęta oferta przewiduje pakowanie wspólne. Co zmieni się w waszej pracy przy takim sposobie pakowania i co musimy jeszcze ustalić przed potwierdzeniem klientowi?

Tak przygotowana prośba nie wymaga od kolegi odtwarzania całej rozmowy handlowej. Może otworzyć zapis oferty i nowy mail, a potem opisać wpływ na swoją pracę. Na tym etapie nie wiadomo, czy zmiana wpłynie na koszt lub termin. Tę ocenę trzeba uzyskać od odpowiednich osób, zamiast wyprowadzać ją z samego słowa „osobno”.

W międzyczasie handlowiec może potwierdzić klientowi otrzymanie prośby:

Otrzymaliśmy prośbę o zapakowanie każdego zestawu w osobne pudełko. Sprawdzamy z zespołem, co ta zmiana oznacza dla realizacji zamówienia.

Odpowiedź kolegi ma wrócić do tej samej sprawy

Po wewnętrznej odpowiedzi agent może uzupełnić zestawienie zmiany i pokazać handlowcowi, co zespół już wyjaśnił. Jeśli kolega z pakowania wskazuje pytanie do innego działu, powinno ono pozostać widoczne wraz z osobą, do której trafiło. Handlowiec nie musi wtedy pamiętać, w którym wątku czeka na dalsze ustalenie.

Warto zachować zarówno pierwotną prośbę, jak i odpowiedzi pracowników. Dzięki temu osoba przejmująca klienta zobaczy, na czym opiera się przygotowywana odpowiedź. Nowy mail klienta może zmienić wcześniejsze oczekiwanie. Agent powinien pokazać tę zmianę przy dotychczasowej rozmowie, żeby zespół nie kontynuował oceny nieaktualnego wariantu. O tym, co potwierdzić klientowi, decyduje osoba prowadząca sprawę handlową na podstawie wyjaśnień zespołu.

Gdy wystarcza porównanie dokumentów

Jeżeli klient przesyła po prostu kolejną wersję jednego dokumentu, warto zacząć od funkcji dostępnych w używanym edytorze. Word na Windows pozwala porównać dwie wersje i domyślnie pokazać zmiany w trzecim dokumencie. To pomoc w znalezieniu różnic tekstowych.

Przy niewielu zmianach taki wynik oraz zadanie dla właściwego kolegi mogą wystarczyć. Dodatkowy agent ma więcej do zrobienia, gdy prośba przychodzi w mailu, wcześniejszy zapis trzeba znaleźć w ofercie, a wyjaśnienia wracają od kilku osób. Połączenie tych rozmów i dokumentów pozwala agentowi przygotować kolejne pytania.

Nie każdy problem z wymaganiami wynika jednak z narzędzi. Gdy autorzy potrzebują praktyki w czytaniu zapytań i pisaniu odpowiedzi ze specjalistami, właściwym kierunkiem może być szkolenie AI dla zespołu ofertowego.

Co można zlecić Syntalith

Syntalith tworzy agentów AI połączonych z firmowymi narzędziami. Proponowany pierwszy zakres to jeden rodzaj zmian, które sprzedaż regularnie konsultuje z zespołem realizacji. Agent odnajduje wcześniejsze ustalenie, zestawia je z nową prośbą i przygotowuje pytanie do wskazanej osoby. Następnie zbiera wyjaśnienia przy sprawie i pokazuje handlowcowi, na co jeszcze czeka. To obejmuje również pracę po pierwszym porównaniu, która dziś wraca do sprzedawcy w postaci przypomnień i przekazywanych maili.

Wasz zespół wskazuje obowiązujące oferty i osoby oceniające skutki zmian. Na zakończonej sprawie można sprawdzić, czy przygotowane zestawienie pozwala koledze z realizacji od razu odpowiedzieć na właściwe pytanie.

Opowiedz o ostatniej prośbie klienta, z którą handlowiec musiał wrócić do realizacji przed potwierdzeniem. Wystarczy wskazać, gdzie znajdowało się poprzednie ustalenie i jak zbieraliście odpowiedzi. Na tej podstawie możemy omówić zakres prac. Informacje o rozliczeniu znajdziesz w cenniku Syntalith.