Agent AI przed wyceną części na zamówienie

W Syntalith proponujemy agenta AI łączącego zapytanie z CRM, uzgodnioną dokumentacją i odpowiedziami technologa. Handlowiec widzi, czego dotyczy kalkulacja, jakie informacje klient już podał i o co trzeba go jeszcze zapytać. Kalkulant otrzymuje sprawdzoną notatkę wraz z materiałami. Ocenę wykonalności, dobór technologii i wycenę pozostawiamy specjalistom; proponowane narzędzie pomaga przygotować ich pracę.

Roczne zapotrzebowanie i pierwsza seria

Załóżmy, że klient wysyła rysunek i pisze o rocznym zapotrzebowaniu na tysiąc części. W kolejnym mailu dodaje, że chce najpierw zamówić serię próbną. Nie podaje jej wielkości. Technolog prosi o ustalenie, czy bieżąca kalkulacja ma dotyczyć próby, czy późniejszej produkcji. Roczna liczba nie odpowiada na to pytanie.

Agent zestawia obie wiadomości z uwagą technologa i proponuje handlowcowi pytanie o liczbę części w pierwszej serii oraz zakres oczekiwanej teraz oferty. Handlowiec sprawdza je przed wysłaniem. Gdy klient odpowie, kalkulant widzi wyjaśnienie przy zapytaniu, bez uznawania rocznego zapotrzebowania za wielkość jednego zamówienia.

Jeśli specjalista potrzebuje dodatkowo omówić wymaganie z rysunku, sam wskazuje, czego dotyczy pytanie. Agent może dołączyć tę uwagę do rozmowy i przygotować szkic wiadomości. Nie dopowiada tolerancji ani nie rozstrzyga, czy firma potrafi wykonać część. Wyjaśnienia klienta wracają do osoby, która ocenia ich znaczenie dla kalkulacji.

Kalkulant potrzebuje materiałów do pracy

Przygotowanie oferty często obejmuje kilka rozmów, ale nie każda powinna trafiać w całości do kalkulanta. Przydatna notatka pokazuje zakres aktualnej wyceny, ustalenia wpływające na jego zrozumienie oraz odnośniki do materiałów. Pozwala wrócić do konkretnego zdania klienta, gdy specjalista ma wątpliwość. Pracownik powinien móc poprawić skrót przed przekazaniem go dalej.

To odrębny zakres od odpowiedzi na pytania w przetargu. Tam zespół składa wyjaśnienie dla kupującego. Tutaj handlowiec przygotowuje zlecenie kalkulacji wewnątrz firmy, zanim powstanie oferta. Temat współpracy kilku specjalistów przy odpowiedzi opisujemy w artykule o wyjaśnieniach technicznych w przetargu.

Sprawdźcie obsługę ofert w obecnym systemie

Microsoft Dynamics 365 Sales obsługuje szkice ofert i ich rewizje; aktywowanie oferty ustawia ją jako tylko do odczytu, a rewizja tworzy kolejny szkic. Taki obieg pomaga prowadzić ofertę. Jeżeli firma ma również uporządkowany formularz zapytania i wszyscy go uzupełniają, dodatkowy agent może być zbędny.

Połączenie ma uzasadnienie, gdy dane do kalkulacji nadal powstają w korespondencji, a handlowiec wielokrotnie przenosi je między skrzynką a zadaniem dla technologa. Wtedy warto porównać przygotowaną notatkę z tym, co kalkulant rzeczywiście potrzebuje przeczytać. Samo dłuższe podsumowanie nie musi pomóc mu rozpocząć pracy.

Syntalith proponuje zacząć od jednego typu zapytań. Wasz zespół wskazuje materiały i osoby oceniające pytania techniczne. Na zakończonej sprawie można obejrzeć proponowany widok oraz szkic kontaktu z klientem, zanim ustalimy szersze połączenia. Opowiedz, z jakim pytaniem kalkulant ostatnio odesłał zapytanie do handlowca. Od tego można rozpocząć rozmowę o agencie AI; informacje o współpracy są w cenniku.