Agent AI do wyjaśniania rozbieżności na fakturach

Co stało się z pozostałymi opakowaniami?

Załóżmy, że firma zamówiła dziesięć opakowań towaru i otrzymała fakturę na dziesięć. W ERP widnieje przyjęcie sześciu. W mailu od dostawcy znajduje się dokument opisujący drugą dostawę czterech opakowań, ale w ERP nie ma jej potwierdzenia przez magazyn.

Osoba zajmująca się fakturą widzi różnicę czterech opakowań. Bez dodatkowych dokumentów musi zapytać o całą dostawę, poczekać na odpowiedź i dopiero wtedy szukać dalej. Agent może odnaleźć mail dostawcy, zestawić go z fakturą i przyjęciem oraz pokazać, że pytanie dotyczy drugiej partii. Pracownik sprawdza powiązanie z tym samym zamówieniem i ma już konkretną sprawę do przekazania magazynowi.

Szkic pytania oparty na tym przykładzie może brzmieć:

Faktura i zamówienie obejmują dziesięć opakowań, a w ERP widzę przyjęcie sześciu. W mailu dostawcy jest dokument dotyczący drugiej dostawy czterech opakowań. Czy magazyn przyjął tę partię? Jeśli tak, proszę o wskazanie jej przyjęcia w systemie lub wyjaśnienie, dlaczego jeszcze go nie widać.

Do pytania warto dołączyć odnośniki do przyjęcia i maila z dokumentem. Magazynier może wtedy sprawdzić konkretną partię bez odgadywania, o którą dostawę chodzi. Pracownik rozliczeń zatwierdza treść przed wysłaniem i widzi później odpowiedź przy tej samej fakturze.

Dokument dostawcy pomaga zadać właściwe pytanie. Nie przesądza jednak, że magazyn przyjął cztery opakowania. Na tym etapie nadal trzeba to wyjaśnić. Agent nie powinien zmieniać ilości przyjętej w ERP tylko po to, żeby dopasować ją do faktury.

Odpowiedź magazynu powinna domknąć poszukiwania

Kiedy magazynier odpowie, pracownik rozliczeń potrzebuje aktualnego obrazu sprawy. Agent może dołączyć wyjaśnienie do zebranych dokumentów i wskazać, co nowego wiadomo. Jeśli odpowiedź zawiera odnośnik do drugiego przyjęcia, pracownik może je otworzyć i sprawdzić ilość. Gdy magazyn nie potwierdza dostawy, pozostaje konkretna informacja do dalszej rozmowy z dostawcą.

Ważne, żeby kolejna osoba zajmująca się fakturą nie zaczynała od tego samego pytania. Krótka notatka z wyjaśnieniem różnicy i ostatnią odpowiedzią pozwala kontynuować pracę. Może też pokazać, że na odpowiedź magazynu nadal trzeba poczekać. Agent utrzymuje pytanie i kolejne odpowiedzi przy tej samej fakturze, więc pracownik widzi, co już ustalono.

Zebrane dokumenty i odpowiedź magazynu pomagają osobie odpowiedzialnej za obieg faktur zdecydować, co zrobić dalej. Odrębne zadanie, jakim jest przypisanie konta i miejsca powstawania kosztu, opisujemy w artykule o fakturze z podstawą dekretu.

ERP może już wykrywać i obsługiwać różnice

Przed zamawianiem agenta warto sprawdzić, co pracownik widzi w obecnym systemie po wykryciu niezgodności. Microsoft Dynamics 365 Finance opisuje porównywanie cen z faktury i zamówienia, a w porównaniu trójstronnym również ilości z faktury z wybranymi przyjęciami towaru. Dokumentacja obejmuje tolerancje, widok szczegółów rozbieżności i dalsze wyjaśnianie niezgodności. Dokumentacja Microsoft o uzgadnianiu faktur zakupowych.

Jeśli potrzebne przyjęcie już jest w ERP, a pracownik może je łatwo odnaleźć i powiązać z fakturą, obecny obieg może wystarczyć. Podobnie wtedy, gdy problem wynika z błędnie odczytanej ilości na skanie. Warto najpierw poprawić odczyt, zamiast budować wokół pomyłki dodatkowe dochodzenie.

Agent ma bardziej konkretną rolę, gdy wyjaśnienie regularnie wymaga wyjścia poza ERP: odnalezienia załącznika w poczcie, sprawdzenia rozmowy o drugiej dostawie i uzyskania odpowiedzi od magazynu. Projekt powinien ułatwić właśnie tę pracę. Nie ma potrzeby ponownie budować porównania dokumentów, które system już wykonuje.

Co pokaże próba na waszych fakturach

Dobrym punktem wyjścia jest zakończona sprawa, w której pracownik pamięta, jak ostatecznie wyjaśnił różnicę. Można sprawdzić, czy agent odnalazł ten sam istotny dokument i przygotował pytanie, na które magazyn rzeczywiście potrafi odpowiedzieć. Sam komunikat „ilość się nie zgadza” niewiele wnosi, jeśli pracownik widział go już w ERP.

W przykładzie z dwiema dostawami warto zwrócić uwagę na to, czy zebrane materiały dotyczą tej samej pozycji zamówienia. Mail tego samego dostawcy może opisywać inną dostawę. Gdy nie da się pewnie ustalić powiązania, pracownik powinien zobaczyć, co wymaga sprawdzenia, zanim użyje dokumentu w pytaniu. Nieczytelny lub niedostępny załącznik również pozostawia część pracy do wykonania.

Ocenę najlepiej przeprowadzić razem z pracownikiem rozliczeń i osobą z magazynu. Pierwsza sprawdzi, czy odpada jej szukanie dokumentów od początku. Druga powie, czy pytanie zawiera informacje pozwalające znaleźć dostawę. Ich odpowiedzi pomogą ustalić, czy potrzebne jest połączenie poczty z ERP, czy wystarczy poprawić obecne przypisywanie dokumentów.

Jak Syntalith może pomóc

Syntalith tworzy agentów AI połączonych z firmowymi systemami. Dla zespołu rozliczeń pierwszy projekt może objąć rozbieżności ilościowe w jednym obiegu zakupowym. Agent zbierałby fakturę, zamówienie i przyjęcia oraz szukał powiązanej korespondencji, a pracownik otrzymywałby szkic pytania z odnośnikami do dokumentów.

Na pierwszą rozmowę wystarczy opisać jedną różnicę, której wyjaśnienie zmusza zespół do szukania poza ERP. Przyda się informacja, z kim pracownik musi się kontaktować i gdzie zwykle znajduje brakujący dokument. Informacje o rozliczeniu usług znajdziesz w cenniku Syntalith.