Agent AI do wyjaśniania rozbieżności na fakturach

Co stało się z pozostałymi opakowaniami

Firma zamówiła dziesięć opakowań towaru i dostała fakturę na dziesięć. W systemie magazynowym jest przyjęcie sześciu. W mailu od dostawcy leży dokument opisujący drugą dostawę czterech opakowań. Pracownik rozliczeń widzi różnicę czterech sztuk, ale bez tego maila pyta magazyn o całą dostawę, czeka na odpowiedź i dopiero wtedy szuka dalej.

Agent odnajduje dokument dostawcy i pisze pytanie: „Faktura i zamówienie obejmują dziesięć opakowań, a w systemie widzę przyjęcie sześciu. W mailu dostawcy jest dokument drugiej dostawy czterech opakowań. Czy magazyn przyjął tę dostawę?”. Dołącza odnośniki do przyjęcia i maila, więc magazynier sprawdza konkretną partię. Dokument dostawcy pomaga zadać pytanie, ale nie przesądza, że magazyn przyjął cztery opakowania. Gdy magazynier odpowie, agent dołącza wyjaśnienie do sprawy, a kolejna osoba nie zaczyna od tego samego pytania.

Mail tego samego dostawcy może opisywać inną dostawę. Gdy agent nie ma pewności, że dokument dotyczy tej samej pozycji zamówienia, pokazuje go jako możliwy trop.

Ile to kosztuje i kiedy się zwraca

Rachunek liczy pracę wokół sprawy: szukanie, czytanie, pisanie i przekazywanie. Zostaje czas na sprawdzenie wyniku, w scenariuszu 30% dzisiejszej pracy. Przed wyceną mierzymy oba czasy na 20 do 100 sprawach, które zespół już obsłużył, w teście za 0 zł trwającym 5 dni roboczych.

Kiedy wystarczy obecny system

System księgowy albo magazynowy często już porównuje fakturę z zamówieniem i przyjęciem i oznacza niezgodność. Jeśli przyjęcie jest w systemie, a pracownik łatwo je odnajduje i wiąże z fakturą, obecny obieg wystarczy. Gdy problem wynika z błędnie odczytanej faktury, popraw odczyt. Agent ma sens, gdy wyjaśnienie regularnie wymaga wyjścia poza system: odnalezienia załącznika w poczcie, rozmowy o drugiej dostawie i odpowiedzi magazynu.

Od czego zacząć

Pierwszy zakres obejmuje rozbieżności ilościowe w jednym obiegu zakupów. Na zakończonej sprawie sprawdzamy, czy agent znalazł ten sam dokument, który pracownik odnalazł ręcznie. Takie wdrożenie budujemy w ramach agentów AI. Na bezpłatną analizę wystarczy opis jednej sprawy z ostatnich tygodni i narzędzi, w których się toczyła. Nie trzeba przesyłać poufnych dokumentów, a plan na piśmie dostajesz w 2 dni robocze.