Agent AI: poprawiony dokument czeka na ocenę

Przygotowanie dokumentacji do przekazania często wymaga wracania do rozmów sprzed kilku tygodni. Uwagi są w mailach, autor odpowiada przy zadaniu, a plik zapisuje w folderze projektu. Samo przypomnienie „proszę zamknąć dokumentację” zostawia kierownikowi pracę polegającą na ustaleniu, co dokładnie jeszcze wymaga odpowiedzi.

Poprawiona instrukcja czeka na przeczytanie

Załóżmy, że klient podczas przeglądu instrukcji operacyjnej poprosił o dodanie rozdziału dotyczącego zwrotów. Autor umieścił poprawiony plik w folderze i napisał przy zadaniu, że dodał rozdział. Zadanie oznaczył jako zakończone, ponieważ przesłał dokument. Osoba wyznaczona po stronie klienta do ponownego sprawdzenia instrukcji jeszcze nie odpowiedziała.

Kierownik potrzebuje połączyć trzy rzeczy: czego klient oczekiwał, którą wersję autor przygotował w odpowiedzi i kto powinien teraz ją sprawdzić. Agent może zebrać uwagę z korespondencji, odpowiedź autora oraz odnośnik do poprawionej instrukcji. Kierownik od razu widzi, że kolejny kontakt powinien dotyczyć oceny rozdziału o zwrotach.

Na podstawie tego przykładu szkic prośby może brzmieć:

W odpowiedzi na uwagę o brakującym opisie zwrotów autor przesłał poprawioną instrukcję i poinformował, że dodał ten rozdział. Proszę o sprawdzenie tej wersji i odpowiedź, czy opis odpowiada Państwa uwadze, czy wymaga dalszych zmian.

Kierownik sprawdza szkic i dołącza właściwy plik albo odnośnik do niego. Odbiorca dostaje konkretny fragment pracy do oceny wraz z powodem, dla którego wraca do instrukcji. Nie musi sam odszukiwać pierwotnego komentarza w długim wątku.

Informacja autora o dodaniu rozdziału mówi, co zrobił zespół. Odpowiedź recenzenta pokaże, czy to uzupełnienie odpowiada na zgłoszoną uwagę. Zamknięte zadanie przesłania pliku nie zastępuje tej odpowiedzi.

Odpowiedź musi pozostać przy wersji, której dotyczy

Gdy klient odpowie, kierownik powinien znaleźć jego ocenę przy tej samej uwadze i instrukcji. Jeśli prosi o dalszą poprawkę, autor potrzebuje konkretnego komentarza, żeby kontynuować pracę. Agent może uzupełnić zestawienie i przygotować przekazanie uwagi autorowi. Po kolejnej zmianie kierownik wraca do recenzenta z następną wersją.

Przy takim obiegu najłatwiej zgubić związek między odpowiedzią a plikiem. Mail „jest dobrze” może dotyczyć poprzedniej wersji albo innego fragmentu dokumentacji. Kierownik powinien móc otworzyć rozmowę i sprawdzić, do czego odnosi się ocena. Gdy tego nie wiadomo, przydatną pomocą agenta jest wskazanie niejasności i szkic pytania uzupełniającego.

To również ułatwia przejęcie projektu przez kolegę. Nowy kierownik zobaczy, jaka uwaga nadal wymaga działania i komu ją przekazano. Nie musi ponownie pytać wszystkich uczestników, czy skończyli swoją część. Osoba odpowiedzialna za ocenę nadal podejmuje decyzję o przyjęciu dokumentu, a kierownik prowadzi sprawę do jej uzyskania.

Kiedy wystarczy zwykłe zadanie do akceptacji

Jeżeli uwagi, poprawiony plik i odpowiedź klienta mieszczą się w jednym narzędziu, warto najpierw wykorzystać jego obieg akceptacji. Asana opisuje zadania pozwalające zatwierdzić materiał, poprosić o zmiany lub go odrzucić; nieukończone zadanie oczekuje na ocenę. Dokumentacja wskazuje także możliwość tworzenia podzadań z komentarzy do obrazów i PDF-ów. Takie funkcje mogą wystarczyć do prowadzenia przeglądu. Dokumentacja akceptacji w Asanie.

Samo przypisanie zadania do recenzenta nie ogranicza w Asanie możliwości jego zakończenia do tej osoby. Domyślnie mogą to zrobić również inni użytkownicy mający odpowiedni dostęp.

Agent staje się bardziej przydatny, gdy kierownik musi odtwarzać powiązania między mailami, zadaniami i folderami. Pomaga przygotować prośbę odnoszącą się do treści uwagi, zamiast wysyłać takie samo przypomnienie o wszystkich dokumentach. Jeśli zespół gubi sprawy dlatego, że nie wskazuje recenzenta, trzeba najpierw uzgodnić odpowiedzialność. Samo wyszukiwanie plików nie rozstrzygnie, kto powinien je ocenić.

Po przeglądzie i podpisaniu protokołu kolejnym zadaniem może być przekazanie go do rozliczeń. O tym, jak właściwy dokument trafia do osoby, która go potrzebuje, piszemy w artykule o obiegu protokołów odbioru.

Od jednej paczki dokumentów do projektu agenta

Syntalith tworzy agentów AI połączonych z firmowymi narzędziami. Pierwszy projekt można ograniczyć do jednego rodzaju dokumentacji: agent zbierałby otwarte uwagi, odpowiedzi autorów i właściwe wersje plików, a kierownik otrzymywałby szkice konkretnych próśb o ocenę.

Zespół wnosi znajomość dokumentów i wskazuje osoby, które je oceniają. Na jednej zakończonej sprawie kierownik może ocenić, czy przygotowany materiał pozwoliłby mu od razu zwrócić się do właściwego recenzenta. Warto potem zobaczyć, jak agent pokaże nową uwagę do poprawionej wersji: autor powinien dostać dalszą pracę, a kierownik nadal widzieć, na czyją odpowiedź czeka.

Rozmowę można zacząć od sytuacji, w której plik był już poprawiony, a projekt nadal czekał na ocenę klienta. Wystarczy opisać, gdzie pojawiła się uwaga i jak szukaliście osoby do ponownego sprawdzenia. Informacje o rozliczeniu usług znajdziesz w cenniku Syntalith.