Agent AI do dokumentów szkody w nieruchomości

Syntalith może połączyć wybraną skrzynkę pocztową i foldery ze zdjęciami oraz dokumentami z używanym rejestrem spraw. Zarządca miałby przy zgłoszeniu materiały, które wymagają porównania, oraz szkic prośby o wyjaśnienie. Taki zakres pomaga w pracy, którą dziś trzeba odtwarzać z wiadomości najemcy, załączników wykonawcy i notatek pracowników budynku.

Kosztorys wskazuje sąsiedni lokal

Załóżmy, że najemca zgłosił szkodę po zalaniu w lokalu A. Zdjęcia przypisane do zgłoszenia i notatka z oględzin dotyczą tego lokalu. W otrzymanym kosztorysie wykonawca wymienił jednak lokal B. Zarządca nie wie jeszcze, czy to pomyłka w opisie, czy dokument dotyczący innej sprawy.

Agent może pokazać oznaczenia lokali obok siebie i wskazać miejsca w dokumentach, z których je odczytał. Zarządca otwiera źródła i sprawdza przygotowaną wiadomość:

Zgłoszenie i notatka z oględzin dotyczą lokalu A, natomiast otrzymany kosztorys wskazuje lokal B. Proszę o wyjaśnienie, której sprawy dotyczy kosztorys. Jeśli miał dotyczyć zgłoszenia z lokalu A, proszę o przesłanie poprawionej wersji z właściwym oznaczeniem.

Po sprawdzeniu zarządca wysyła pytanie do wykonawcy. Gdy otrzyma wyjaśnienie i poprawiony kosztorys, zachowuje je przy tej samej sprawie wraz z wcześniejszym plikiem. Osoba przejmująca dokumenty widzi wtedy powód zmiany i może otworzyć odpowiedź autora kosztorysu.

Jeśli z odpowiedzi wynika, że kosztorys dotyczył innego zdarzenia, pracownik wybiera właściwą sprawę. Agent pomaga odnaleźć powiązania, ale nie powinien przenosić dokumentu tylko dlatego, że rozpoznaje nazwę budynku. W jednym obiekcie mogą być prowadzone odrębne zgłoszenia, także dla tego samego najemcy.

Zdjęcie potrzebuje kontekstu zgłoszenia

Przy zdjęciach ważne jest, skąd trafiły do dokumentacji: z której wiadomości pochodzą i do jakiej sprawy przypisał je pracownik. Sam wygląd wnętrza może nie wystarczyć do rozpoznania lokalu. Gdy oznaczenie jest nieczytelne lub brakuje odniesienia do zdarzenia, zarządca potrzebuje pytania do nadawcy, zanim dołączy materiał do zestawu.

Agent może też pomóc koledze przejąć dalszą korespondencję. Przy zgłoszeniu powinien znaleźć ostatnią prośbę, odpowiedź wykonawcy i dokument oczekujący na sprawdzenie. Dzięki temu nie musi ponownie prosić najemcy o zdjęcia, które już są w folderze, ani pytać wykonawcy o wyjaśnienie udzielone w osobnym wątku.

Opisany projekt dotyczy kompletowania i wyjaśniania dokumentacji po pilnej reakcji na zdarzenie. Nie obejmuje ustalania przyczyny szkody, oceny bezpieczeństwa lub sposobu naprawy ani rozstrzygania odpowiedzialności i ochrony ubezpieczeniowej.

Wspólna lista może wystarczyć do przechowywania materiałów

Jeśli problemem jest głównie to, że pliki leżą w różnych folderach, warto zacząć od jednego rejestru. Microsoft opisuje elementy list zawierające szczegóły i załączniki. Możliwość dodawania załączników zależy od listy, a dodawanie elementów wymaga odpowiednich uprawnień.

Gdy pracownicy konsekwentnie zapisują dokumenty przy właściwym zgłoszeniu, taki sposób pracy może wystarczyć. Agenta warto rozważyć wtedy, gdy zarządca nadal musi porównywać treść plików z opisem sprawy i wracać do autorów po wyjaśnienia. Przydatnym zakresem jest wtedy połączenie rejestru z korespondencją oraz przygotowanie konkretnych pytań do sprawdzenia przez pracownika.

Jeżeli trudność pojawia się wcześniej, bo najemca nie wie, co dzieje się z jego prośbą, osobnym rozwiązaniem może być portal najemcy pokazujący przebieg zgłoszenia.

Jak ustalić zakres z Syntalith

Pierwszy projekt agenta AI możemy ograniczyć do dokumentacji szkód prowadzonej przez jeden zespół. Połączylibyśmy wskazane źródła z obecnym rejestrem, zachowując wyjaśnienia i poprawione załączniki przy sprawie. Zarządca sprawdzałby przypisanie materiałów i wysyłał wiadomości.

Wasz zespół pokazuje, jak oznacza zdarzenia i lokale, wskazuje osoby odpowiedzialne oraz zatwierdzoną listę potrzebnych dokumentów. Na zamkniętej sprawie można wspólnie sprawdzić, czy takie połączenie pozwala odnaleźć wyjaśnienie wykonawcy i rozpoznać, który dokument po nim otrzymano.

Na pierwszą rozmowę wystarczy opis sytuacji, w której materiały już dotarły, ale ktoś musiał ustalić, czy dotyczą tego samego lokalu i zdarzenia. Gdzie były pliki i kto wyjaśnił różnicę? To pomoże wybrać potrzebne połączenia z obecnymi narzędziami. Informacje o rozliczeniu znajdziesz w cenniku Syntalith.