Portal najemcy: na co czeka zgłoszona usługa?

Prośba dotarła, termin jeszcze nie jest potwierdzony

Najemca biura w budynku A prosi o dodatkowe sprzątanie w weekend. Według uzgodnionego sposobu pracy najpierw odpowiada osoba wskazana przez najemcę do potwierdzania takich wydatków, a dopiero potem zarządca ustala wykonanie. Zgłoszenie dotarło, ale ta osoba jeszcze nie odpowiedziała, a pracownik, który wysłał prośbę, uważa sprzątanie za zaplanowane i dzwoni.

W portalu przy zgłoszeniu widzi: prośba odebrana, oczekiwanie na potwierdzenie wskazanego kontaktu po stronie najemcy, termin nieustalony. Może zwrócić się do kolegi we własnej firmie. Zarządca widzi tę samą prośbę i osobę, od której potrzebuje odpowiedzi, bez odtwarzania rozmowy z maili. Potwierdzenie zostaje przy zgłoszeniu, a ustalony termin wraca do widoku najemcy. Sprawa jest przypisana do budynku i najemcy, a pozostali najemcy nie mają do niej dostępu.

Ile to kosztuje i kiedy się zwraca

Rachunek liczy pracę wokół sprawy: szukanie, czytanie, pisanie i przekazywanie. Zostaje czas na sprawdzenie wyniku, w scenariuszu 20% dzisiejszej pracy. Przed wyceną mierzymy oba czasy na 20 do 100 sprawach, które zespół już obsłużył, w teście za 0 zł trwającym 5 dni roboczych.

Przy zmianie narzędzia otwarte zgłoszenia przechodzą razem z załącznikami i wiadomościami z potwierdzeniami. Z wykonawcą ustal, kto reaguje, gdy termin zmieniono w systemie budynku, a najemca nadal widzi poprzedni.

Gotowe portale już obsługują zgłoszenia

Prism pozwala najemcom składać zgłoszenia i śledzić ich przebieg, a materiał producenta opisuje też prace rozliczane odpłatnie (karta produktu Prism Work Orders). Jeśli używasz portalu, sprawdź, co najemca widzi po wysłaniu prośby: może wystarczy dostępny etap oczekiwania i pokazanie wiadomości, która dotąd zostawała w zespole. Integracja ma sens, gdy zgłoszenie trafia do jednego narzędzia, potwierdzenie wraca mailem, a plan usługi powstaje w innym systemie. Instrukcje obowiązujące w budynkach porządkuje baza wiedzy zarządcy nieruchomości.

Od czego zacząć

Pierwszy zakres obejmuje jeden rodzaj usługi dodatkowej w budynkach jednego zespołu. Na rozmowę opisz ostatnie zgłoszenie, po którym najemca zadzwonił ponownie, i miejsce, w którym opiekun znalazł brakującą odpowiedź. Takie wdrożenie budujemy w ramach aplikacji AI. Na bezpłatną analizę wystarczy opis jednej sprawy z ostatnich tygodni i narzędzi, w których się toczyła. Nie trzeba przesyłać poufnych dokumentów, a plan na piśmie dostajesz w 2 dni robocze.