Baza wiedzy AI dla brokerów ubezpieczeniowych

Znaleziony wykaz nie należy do obecnej polisy

Załóżmy, że pracownik biura brokerskiego szuka dokumentu, w którym opisano nową lokalizację firmy klienta. Bieżąca polisa odsyła do wykazu lokalizacji. W folderze znajduje się plik o pasującej nazwie, ale jego treść wskazuje poprzedni okres. Wykazu przywołanego w obecnej polisie brakuje w materiałach dostępnych pracownikowi.

Asystent może wskazać odwołanie w polisie i wyjaśnić: „Bieżąca polisa odsyła do wykazu lokalizacji. Znaleziony wykaz dotyczy poprzedniego okresu. W dostępnych dokumentach brakuje załącznika do obecnej polisy”. Przy odpowiedzi podaje odnośnik do właściwego fragmentu polisy oraz do starszego wykazu, z widocznym okresem, którego ten dotyczy.

Broker może teraz poprosić osobę prowadzącą sprawę o konkretny załącznik. Nie musi przesyłać ogólnego pytania, czy ktoś ma „aktualne dokumenty”, ani ponownie przeglądać poprzedniego wykazu w poszukiwaniu nowego obiektu. Po otrzymaniu materiału ocenia jego treść i przygotowuje wyjaśnienie dla klienta. Brak pliku w przeszukanym zbiorze nie rozstrzyga, czy lokalizacja jest objęta ochroną.

Pomoc zaczyna się od zebrania dokumentów do sprawy

Pracownik przejmujący obsługę klienta potrzebuje zrozumieć, które dokumenty tworzą materiał do jego pytania. Sam katalog nazw plików może nie wystarczyć, zwłaszcza gdy kolejne okresy pozostawiają podobne polisy i załączniki. Wewnętrzny asystent może pomóc przejść od pytania o lokalizację do polisy, jej odwołania i dokumentu, który trzeba jeszcze uzyskać.

Przy znalezionych materiałach pracownik powinien widzieć klienta, okres i miejsce, w którym asystent szukał dokumentów. Załącznik może nadal znajdować się w korespondencji, której nie dołączono do biblioteki.

Po uzyskaniu załącznika osoba prowadząca dokumentację przypisuje go do właściwej polisy i okresu. Kolejny pracownik może wtedy otworzyć załącznik bezpośrednio z polisy, która go przywołuje. Brokerzy określają, które zbiory asystent może przeszukiwać i kto w zespole ma do nich dostęp.

Wykorzystaj obecną bibliotekę dokumentów

Jeżeli w systemie brokerskim polisa prowadzi już do wszystkich powiązanych załączników, poprawa widoku sprawy lub wyszukiwania może wystarczyć. Warto przejść z pracownikiem ostatnie poszukiwanie: czy dokument był trudny do znalezienia, czy rzeczywiście brakowało go w zbiorze?

Microsoft opisuje historię wersji elementów i plików w SharePoint, która przy odpowiednim ustawieniu pozwala przeglądać i przywracać wcześniejsze wersje. Taka funkcja pomaga prześledzić zmiany pliku. Przypisanie załącznika do konkretnej polisy i okresu trzeba nadal odczytać z dokumentów oraz sposobu prowadzenia sprawy.

Własna baza wiedzy ma więcej uzasadnienia, gdy pracownik regularnie łączy informacje z osobnych bibliotek i korespondencji, zanim będzie mógł przeczytać komplet materiałów. Projekt dotyczy wtedy odnajdywania dokumentów i wskazywania braków, które broker może wyjaśnić. Interpretacja polisy pozostaje jego pracą.

Jeśli problem pojawia się później, podczas przepisywania adresów ze znalezionego formularza do systemu, przydatny będzie osobny artykuł o odczycie danych z formularzy ubezpieczeniowych. Pokazuje, jak zachować powiązanie adresu z właściwą lokalizacją w jednym dokumencie.

Połącz dokumenty przed przygotowaniem odpowiedzi

Syntalith może przygotować asystenta do wyszukiwania dokumentów dla biura, w którym odpowiedź na pytanie klienta zaczyna się od szukania załączników w kilku miejscach. Proponujemy zacząć projekt Firmowego Mózgu AI od wybranej grupy spraw i źródeł wskazanych przez brokerów. Łączymy wyszukiwanie polis z ich okresami i odwołaniami do załączników, aby pracownik otrzymywał dokumenty ze źródłowymi fragmentami oraz konkretne wskazanie brakującego materiału.

Brokerzy pomagają ustalić powiązania między dokumentami i oceniają, czy wynik przygotowuje ich do dalszej pracy. Osoby prowadzące dokumentację pokazują, gdzie trafiają nowe załączniki i jak odnajduje je zespół. Opowiedz o pytaniu klienta, przy którym ostatnio brakowało właściwego dokumentu. Omówimy, czy wystarczy uporządkować dostęp w obecnym narzędziu, czy potrzebne jest połączenie kilku miejsc przechowywania materiałów. Informacje o rozliczeniu prac znajdziesz w cenniku Syntalith.