Firmowy mózg AI dla firm doradczych

Odnaleźć punkt wyjścia do warsztatu

Wyobraźmy sobie firmę doradczą, która przygotowuje spotkanie o przebiegu obsługi zamówień. W wewnętrznej bibliotece ma zatwierdzony do ponownego użycia przewodnik pytań do rozpoznawania procesów. Dokument pomaga prowadzącemu ustalić, kto wykonuje kolejne czynności i gdzie sprawa przechodzi między zespołami. Jego opiekunem jest lider metodyki. Nie zawiera pytań szczegółowych o obsługę zamówień u nowego klienta.

Konsultant może zapytać asystenta, jaki materiał pomoże przygotować takie spotkanie. Przydatna odpowiedź wskaże przewodnik i wyjaśni, że obejmuje on przebieg pracy oraz przekazywanie spraw między zespołami. Doda odnośnik do dokumentu i informację, że pytania o jego zastosowanie można skierować do lidera metodyki.

Po otwarciu przewodnika konsultant ma strukturę rozmowy. Może zachować pytania o osoby wykonujące pracę, a rozwinąć je o to, co dzieje się z zamówieniem między sprzedażą a realizacją. Sprawdza z prowadzącym projekt, czy ten zakres odpowiada celowi spotkania, i dopisuje pytania wynikające z rozmów z nowym klientem. Przygotowanie nadal wymaga jego pracy, ale nie zaczyna się od pustej kartki ani szukania autora dawnej prezentacji.

Opis zastosowania pomaga wybrać materiał

Sama lista plików z podobnym tytułem zostawia konsultantowi sporo czytania. Przy przewodniku warto zapisać, do jakiej pracy został przygotowany i kto potrafi wyjaśnić jego użycie. Konsultant może wtedy szukać po celu spotkania, nawet jeśli nie zna tytułu dokumentu. W przykładzie chodzi o poznanie przebiegu procesu. Jeśli nowy warsztat ma służyć wyborowi rozwiązania, konsultant wie, że musi poszukać dodatkowego materiału lub zapytać opiekuna o odpowiednią metodę.

Po warsztacie konsultant może zgłosić opiekunowi uwagi do przewodnika. Opiekun decyduje, które poprawki warto wprowadzić do wspólnej wersji. Dzięki temu kolejny zespół odnajduje rozwijany materiał zamiast jednej z wielu prywatnych kopii.

Wspólny przewodnik i raport z poprzedniego zlecenia

W folderze wcześniejszego klienta może znajdować się nowszy, wypełniony raport dostępny wyłącznie zespołowi tamtego projektu. Nie należy traktować go jak wspólnego przewodnika tylko dlatego, że opisuje podobny proces. Konsultant korzystający z ogólnej biblioteki powinien dostać materiały przeznaczone do ponownego użycia i dostępne dla niego.

Jeśli firma chce przenieść doświadczenie z konkretnego projektu do biblioteki, ktoś musi opracować i zatwierdzić wspólny materiał. Usunięcie nazwy klienta z raportu nie rozstrzyga, czy można wykorzystać pozostałą treść. Szerszą kwestię oddzielania wspólnej wiedzy od dokumentów poszczególnych klientów opisuje artykuł o granicach dostępu w bazie wiedzy dla kancelarii.

Kiedy wystarczy biblioteka, którą już macie

Jeżeli przewodniki są w jednym miejscu, mają zrozumiałe opisy i łatwo je wyszukać, warto zacząć od tego narzędzia. Uporządkowanie wspólnej biblioteki może usunąć potrzebę odtwarzania materiałów bez budowy nowej aplikacji.

W środowisku SharePoint można również sprawdzić gotowego agenta. Microsoft opisuje agentów SharePoint korzystających z wybranych witryn, stron i plików, z uwzględnieniem istniejących uprawnień użytkownika do treści. Korzystanie z tej funkcji wymaga odpowiedniej licencji lub rozliczenia według użycia. Firma nadal określa, co nadaje się do ponownego wykorzystania.

Osobny projekt ma więcej sensu, gdy zatwierdzone przewodniki i informacje o ich zastosowaniu są rozproszone, a konsultanci nadal proszą kolegów o ich znalezienie. Wtedy potrzebne może być połączenie kilku bibliotek i ułatwienie szukania po celu nowej pracy.

Wykorzystaj dorobek zespołu w kolejnych zleceniach

Gdy kolejne zespoły odtwarzają podobne materiały mimo istniejącej biblioteki, Syntalith może pomóc konsultantom odnajdywać istniejące przewodniki podczas przygotowania kolejnego warsztatu. Proponujemy rozpocząć projekt Firmowego Mózgu AI od przewodników do wybranego rodzaju warsztatów. Łączymy zatwierdzone materiały z opisami ich zastosowania i informacją o opiekunie, aby konsultant szukał po celu spotkania i otrzymywał przydatny dokument ze źródłem.

Lider metodyki wskazuje materiały przeznaczone do wspólnego użycia i ocenia opis ich zastosowania. Konsultanci sprawdzają, czy potrafią na tej podstawie przygotować pracę dla nowego klienta. Opowiedz o materiale, który zespół ostatnio tworzył ponownie, choć podobny już istniał. Omówimy, czy wystarczy uporządkować obecną bibliotekę, czy trzeba połączyć źródła, w których firma przechowuje swój dorobek. Informacje o rozliczeniu prac znajdziesz w cenniku Syntalith.