Firmowy mózg AI dla zarządcy portfela nieruchomości

Najemca chce wiedzieć, jak zorganizować dostawę

W przykładowej sytuacji najemca planuje dostawę mebli biurowych. Zatwierdzona instrukcja dla jego budynku mówi, że należy zarezerwować zatokę rozładunkową przez biuro zarządcy, a dostawcy korzystają z wejścia serwisowego. Przy instrukcji znajduje się kontakt do biura. Pracownik na zastępstwie zwykle obsługuje inną nieruchomość, w której takie zgłoszenia przyjmuje recepcja.

Asystent może odszukać instrukcję po wskazaniu budynku i przygotować szkic odpowiedzi: „Proszę uzgodnić rezerwację zatoki rozładunkowej z biurem zarządcy. Dostawcy mebli korzystają w tym budynku z wejścia serwisowego. Poniżej przekazuję kontakt do biura”. Pracownik otrzymuje również odnośnik do instrukcji, więc przed odpowiedzią może przeczytać zapis dotyczący dostaw i sprawdzić kontakt.

Taki wynik pozwala obsłużyć pytanie bez czekania na powrót kolegi. Pracownik nie przenosi przyzwyczajeń ze swojego biurowca i od razu kieruje najemcę do właściwej osoby. Jeśli najemca poda termin dostawy, dostępność zatoki trzeba jeszcze sprawdzić w systemie rezerwacji lub w biurze. Instrukcja wyjaśnia sposób zgłoszenia; sama odpowiedź asystenta nie potwierdza rezerwacji.

Co pomaga podczas zastępstwa

Zastępca obsługuje kilka adresów, dlatego przy odpowiedzi potrzebuje nazwy budynku i odnośnika do jego instrukcji. Gdy nie wie, której nieruchomości dotyczy wiadomość, najpierw dopytuje najemcę.

Osoba opiekująca się budynkiem nadal odpowiada za aktualne materiały. Gdy zmienia się kontakt do biura, powinna poprawić go w miejscu, z którego korzysta zespół. Dzięki temu zastępca odnajdzie tę samą informację co stały opiekun. Warto zacząć od dokumentów potrzebnych do codziennych pytań najemców i udostępniać je pracownikom zgodnie z ich zadaniami.

Sprawdź funkcje obecnego systemu

Przed budową osobnej bazy wiedzy otwórz kartę nieruchomości w używanym narzędziu. Być może zawiera już dokumenty oraz kontakty i wystarczy pokazać zespołowi, jak do nich dotrzeć. Przykładowo strona nieruchomości w Prism Mobile może prezentować informacje o budynku, kontakty, instrukcje dostępu i pliki nieruchomości.

Prism oferuje także Document Intelligence w ramach Prism AI, które pozwala zadawać pytania o przesłane dokumenty własnymi słowami. Dokumentacja opisuje początkowe uruchomienie przez wsparcie oraz późniejsze zarządzanie dostępem do konta i budynków przez administratorów. Jeśli korzystacie z tego produktu, warto sprawdzić tę funkcję na pytaniu o dostawę przed zamawianiem dodatkowej aplikacji.

Własne rozwiązanie ma więcej uzasadnienia, gdy potrzebne instrukcje pozostają w kilku narzędziach, a pracownicy mimo dostępnych funkcji nadal proszą kolegów o odnalezienie odpowiedzi. Wówczas rozmowa dotyczy połączenia konkretnych miejsc i dopasowania wyszukiwania do sposobu pracy zespołu. Sam fakt zarządzania wieloma budynkami nie przesądza, że potrzebna jest aplikacja na zamówienie.

Jeśli pracownicy łatwo znajdują instrukcję, ale ich odpowiedzi są długie lub niejasne, przydatniejsze może być szkolenie AI z redagowania wiadomości w administracji nieruchomości. Ten artykuł pokazuje ćwiczenie, w którym uczestnik przekłada zasady budynku na krótki komunikat dla mieszkańca. To podobna umiejętność, choć dotyczy innego odbiorcy.

Pomóż zastępcy odpowiedzieć bez telefonu do opiekuna

Jeśli instrukcje są zapisane, a zastępca nadal musi dzwonić do nieobecnego opiekuna, warto przyjrzeć się temu, jak pracownik dociera do odpowiedzi. W projekcie Firmowego Mózgu AI Syntalith może połączyć miejsca, w których przechowujecie instrukcje i kontakty dla budynków. Proponowana pomoc zaczynałaby się od wskazania nieruchomości i pytania najemcy, a kończyła na szkicu odpowiedzi z odnośnikiem do właściwej instrukcji. Pracownik mógłby ją sprawdzić i odpowiedzieć najemcy; termin dostawy nadal potwierdzałoby biuro zarządcy.

Możemy zacząć od budynków obsługiwanych przez jeden zespół. Ich opiekunowie wskażą aktualne materiały, a osoba pełniąca zastępstwo oceni, czy otrzymana odpowiedź pozwala poprowadzić sprawę dalej. Do pierwszej rozmowy wybierz pytanie, przy którym ostatnio trzeba było szukać pomocy kolegi. Na jego podstawie omówimy, czy wystarczą funkcje obecnego systemu, czy potrzebne jest połączenie źródeł używanych przez zespół. Informacje o rozliczeniu prac znajdziesz w cenniku Syntalith.