Jeden PDF, kilka dokumentów: jak AI pomaga je rozpoznać

Spis pokazujący zawartość pliku

Załóżmy, że pracownik kancelarii otrzymuje pakiet, w którym strony od pierwszej do czwartej zajmuje umowa o świadczenie usług, piątą i szóstą osobny aneks, a siódmą wydruk wiadomości e-mail. Nadanie całemu plikowi jednego rodzaju dokumentu ukrywa dwie pozostałe części przed osobą przeglądającą spis.

Przydatna propozycja pokazuje trzy pozycje: umowę na stronach 1–4, aneks na stronach 5–6 oraz wiadomość na stronie 7. Pracownik otwiera wskazane miejsca i sprawdza podział. Po jego zaakceptowaniu osoba prowadząca sprawę może przejść ze spisu bezpośrednio do aneksu. Oryginalny pakiet pozostaje dostępny, więc nadal widać, jakie materiały przysłano razem.

Ważna jest granica między dokumentami. Jeśli ostatnia strona umowy trafi do pozycji z aneksem, sama poprawna nazwa rodzaju niewiele pomoże. Osoba czytająca wynik potrzebuje zobaczyć zarówno początek, jak i koniec każdej części, a w razie potrzeby poprawić zakres stron.

Model wykonujący takie zadanie nazywa się klasyfikatorem. Przypisuje dokument do ustalonego rodzaju, na przykład umowy lub korespondencji. Nie rozstrzyga przez to, czy dokument jest ważny, został podpisany lub wywołuje określony skutek prawny. Nazwa w spisie pomaga odnaleźć materiał do dalszej pracy.

Czy trzeba budować własne rozwiązanie

Warto najpierw sprawdzić, jak dokumenty trafiają do kancelarii. Gdy nadawca może przesłać osobne, czytelnie nazwane pliki, część porządkowania znika już na wejściu. Przy powtarzalnych formularzach wystarczające mogą być istniejące reguły lub szablony. System zarządzania dokumentami, czyli DMS, może też mieć funkcje opisywania i dzielenia pakietów, z których zespół jeszcze nie korzysta.

Próbę z modelem warto rozważyć, gdy pakiety regularnie łączą różne materiały, a pracownik za każdym razem ręcznie ustala ich zawartość. Microsoft opisuje własny klasyfikator Document Intelligence, który rozpoznaje wyuczone rodzaje dokumentów i ich zakresy stron w pakiecie.

Możliwość rozpoznania rodzaju dokumentu to część rozwiązania. Kancelaria potrzebuje również miejsca, w którym pracownik obejrzy proponowany spis, skoryguje granice i zapisze wynik przy sprawie. Jeśli propozycje pozostają w osobnym pliku do ręcznego przepisywania, znaczna część dotychczasowego zajęcia wraca.

Co wnosi dostosowanie modelu

Zacznij od sprawdzenia dostępnego narzędzia na pakietach podobnych do tych, które zespół porządkuje codziennie. Jeśli rozpoznaje potrzebne dokumenty i poprawnie wskazuje ich strony, osobne dostosowanie może być zbędne. Warto przy tym oceniać osobno mylną nazwę dokumentu i źle wyznaczony podział: to różne poprawki wykonywane przez pracownika.

Dostosowanie klasyfikatora warto rozważyć przy powtarzających się pomyłkach. Na przykład narzędzie może regularnie łączyć aneks z poprzedzającą go umową przy podobnie wyglądających dokumentach. Zespół kancelarii wskazuje wtedy przykłady prawidłowego podziału i uzgadnia nazwy, które mają pojawiać się w spisie. Podział powinien odpowiadać temu, czego pracownicy rzeczywiście szukają.

Są też materiały, których nie da się pewnie przypisać do ustalonych rodzajów. Krótka notatka przewodnia nie musi pasować do kategorii umowy tylko dlatego, że poprzedza jej strony. Przydatny widok pozostawia taką część do rozpoznania przez pracownika, z widocznym miejscem w oryginalnym pliku. Dzięki temu materiał nadal znajduje się w spisie, nawet jeśli jego rodzaj wymaga wyjaśnienia.

Czy uporządkowanie ułatwia pracę ze sprawą

Porównanie powinno obejmować osobne pakiety, których nie używano do dostosowania klasyfikatora. Osoba zajmująca się dokumentami sprawdza, czy wszystkie części są widoczne i czy odnośniki prowadzą do właściwych stron. Może też ocenić, ile poprawek wymaga spis i czy przygotowanie go jest wygodniejsze niż obecny sposób pracy.

Gdy uporządkowane dokumenty mają później posłużyć do ułożenia chronologii, przydatny będzie artykuł o lokalnym AI do pracy z aktami. Wyjaśnia pracę z datami i powrotem do ich źródeł.

Co można zamówić w Syntalith

Syntalith tworzy aplikacje i dostosowuje modele AI. Dla kancelarii proponujemy narzędzie przygotowujące spis dokumentów wewnątrz otrzymanego PDF, z przejściem do wskazanych stron i możliwością poprawienia podziału. Proponujemy również zapis wyniku w używanym obiegu dokumentów, tak aby z przygotowanego spisu korzystał zespół prowadzący sprawę.

Pracownicy kancelarii wnoszą przykłady podziałów, które dziś wykonują ręcznie, i wskazują potrzebne rodzaje dokumentów. Sprawdzamy na tej podstawie możliwości obecnego systemu i dostępnego klasyfikatora, a powtarzające się pomyłki pokazują, czy adaptacja ma uzasadnienie.

Pierwszą rozmowę zacznij od opisu jednego pakietu, w którym trudno było znaleźć załącznik. Powiedz, jak pracownik go wyodrębnił i gdzie zapisał wynik. Sposób pracy z materiałami uzgodnimy, jeśli będą potrzebne do dalszej oceny. Informacje o współpracy są w cenniku Syntalith.