Portal danych produktowych: od pliku do poprawki

Poprawka dotyczy jednego zdjęcia

Załóżmy, że dostawca przesłał plik z kodami produktów, opisami i linkami do zdjęć. Pracowniczka katalogu zaakceptowała opisy, lecz jeden link nie otwiera zdjęcia. Zapisuje uwagę przy tym produkcie i przekazuje ją dostawcy. Dostawca przesyła kolejną wersję pliku z poprawionym odnośnikiem.

W proponowanym portalu obie strony wracają do tej samej pozycji. Dostawca widzi, który link wymagał poprawy, a pracowniczka otwiera nową wersję wraz z wcześniejszą uwagą. Może sprawdzić zdjęcie i porównać zmianę, zamiast zaczynać przegląd całego katalogu od początku. Akceptacja opisów pozostaje powiązana z treścią, którą wcześniej oceniła; jeśli nowy plik zmienił również opis, ta różnica powinna być widoczna.

Po sprawdzeniu poprawki pracowniczka zatwierdza wybrane dane do importu w PIM, czyli systemie przechowującym informacje o produktach. Dostawca widzi, co zostało przyjęte, a co nadal czeka na wyjaśnienie. Samo przesłanie pliku nie oznacza opublikowania jego zawartości w katalogu sklepu.

Wspólna uwaga zamiast kilku kopii arkusza

Przy każdej dostawie danych warto zachować informację, kto przesłał plik, którą wersję zespół sprawdza i kto prowadzi poprawki. Nowy pracownik może wtedy przejąć sprawę po koledze i wrócić do nierozwiązanej uwagi. Nie musi porównywać nazw załączników, żeby odgadnąć, który arkusz był ostatni.

Kluczowe jest powiązanie komentarza z produktem i polem. Uwaga „zdjęcie do poprawy” przy całym pliku zostawia dostawcy szukanie błędu. Przy konkretnym kodzie i linku pokazuje, co ma zmienić. Po stronie sklepu ten sam kod musi prowadzić do właściwego produktu w PIM, żeby zaakceptowana poprawka trafiła do odpowiedniej karty.

Gdy trudność polega na odczytywaniu niejednoznacznych odpowiedzi dostawcy w mailach, pomocny będzie artykuł o agencie do wyjaśniania danych produktowych.

Co sprawdzić w obecnym PIM i portalu dostawcy

Akeneo Supplier Data Manager udostępnia portal do przesyłania plików i sprawdzania ich statusu. Opisuje także mapowanie danych produktowych oraz przekazywanie ich do PIM lub innych miejsc docelowych (czym jest Supplier Data Manager).

Jeżeli używacie takiego narzędzia, warto sprawdzić z administratorem, jak obsługuje poprawiony plik oraz wcześniejsze uwagi do pozycji. Możliwe, że wystarczy lepiej wykorzystać obecny moduł i uzgodnić sposób sprawdzania zmian. W porównaniu uwzględnij również inne gotowe rozwiązanie, zwłaszcza gdy potrzeby mieszczą się w przesyłaniu danych i przekazaniu ich do jednego PIM.

Integracja ma sens, gdy dostawcom dobrze służy obecne miejsce przesyłania plików, lecz zaakceptowane poprawki pracownik przenosi dalej ręcznie. Można połączyć uwagi i decyzje z importem tak, aby zespół widział, które dane z której wersji przekazuje. Przed zamówieniem trzeba potwierdzić dostęp do tych informacji w używanych narzędziach.

Własny portal warto rozważyć, gdy dostawcy i zespół katalogu stale pracują na osobnych kopiach, a dostępne moduły nie dają im wygodnego wspólnego widoku. Pierwszy zakres może obejmować jeden format pliku oraz jego drogę do konkretnego PIM. Aplikacja skupia się wtedy na przekazywaniu uwag i wersji, z zachowaniem obecnego systemu prowadzenia katalogu.

Konta używane raz na jakiś czas też wymagają obsługi

Dostawca, który wraca po dłuższej przerwie, potrzebuje znaleźć poprzednie zgłoszenie i łatwo przesłać poprawkę. Ktoś musi pomóc mu odzyskać dostęp albo przekazać sprawę nowemu kontaktowi. Przy zmianie osoby po stronie dostawcy historia plików powinna pozostać dostępna dla jego uprawnionego następcy, a dostęp poprzedniej osoby zostać odpowiednio zmieniony.

Dostawca widzi własne zgłoszenia. Pracownik sklepu może przeglądać materiały wielu dostawców zgodnie ze swoim zakresem pracy. Ustalenie tych widoków oraz osoby odpowiedzialnej za konta jest częścią projektu, podobnie jak pomoc przy błędnym przesłaniu pliku.

Jeśli umowa nalicza opłaty za konta, sporadyczni użytkownicy mogą wpływać na koszt inaczej niż pracownicy korzystający codziennie. Sprawdź rzeczywiste zasady dla użytkowników zewnętrznych i dostępne warianty umowy. Własny portal także wymaga utrzymania i obsługi dostawców, więc porównanie powinno objąć tę pracę wraz z połączeniem do PIM.

Zachowaj sprawdzenia przy przejściu do nowego narzędzia

Otwarte zgłoszenia warto przenieść z plikami, uwagami i wskazaniem już zaakceptowanych treści. Sam import najnowszego arkusza zgubiłby historię decyzji. Starsze zgłoszenia mogą pozostać w dostępnym archiwum; ustal też możliwość późniejszego eksportu plików wraz z powiązaniami do produktów i wynikami przeglądu.

Firma nadal odpowiada za wymagania wobec danych i zatwierdzanie importu. Z wykonawcą uzgodnij opiekę nad połączeniem, w tym sytuację, gdy zaakceptowany plik nie dotrze do PIM. Przy własnej aplikacji omów własność kodu i danych oraz dostęp potrzebny innemu wykonawcy do przejęcia utrzymania.

Połącz poprawki dostawcy z pracą nad katalogiem

W ramach aplikacji na zamówienie Syntalith może przygotować portal łączący przesłany katalog, uwagi do produktów i zatwierdzenie danych do importu w PIM. Dostawca pracuje nad wskazaną poprawką, a osoba prowadząca katalog widzi jej historię i podejmuje decyzję na podstawie konkretnej wersji. Wasz zespół określa, jak rozpoznaje produkty i kto sprawdza otrzymane dane.

Opowiedz o ostatnim pliku, który wrócił od dostawcy po poprawce. Co trzeba było ponownie porównać, zanim dane trafiły do katalogu? Taki przykład pomoże ustalić, czy wystarczy obecny moduł, czy potrzebne jest połączenie narzędzi albo osobny widok dla dostawcy. Informacje o rozliczeniu prac znajdziesz w cenniku Syntalith.