Agent AI do koordynacji dokumentów odprawy

Taki projekt obejmuje pracę pomiędzy otrzymaniem dokumentów a ich przekazaniem do oceny. Koordynator otrzymuje zestaw materiałów z historią wyjaśnień, zamiast za każdym razem składać go z załączników znalezionych w poczcie. Specjalista określa, czego potrzebuje dla danej przesyłki, i ocenia, czy zebrane informacje wystarczają do dalszej pracy.

Sztuki i kartony mogą opisywać tę samą przesyłkę

Załóżmy, że agent celny poprosił o fakturę i listę pakową dotyczącą jednej przesyłki. Faktura podaje ilość produktu w sztukach, a lista pakowa opisuje kartony. W otrzymanych materiałach nie ma informacji łączącej zawartość kartonów z pozycjami faktury.

Różne jednostki same w sobie nie oznaczają błędu. Koordynator potrzebuje dowiedzieć się, jak towar został zapakowany. Agent AI może pokazać mu oba opisy wraz z dokumentami i przygotować wiadomość do nadawcy:

Na fakturze ilości podano w sztukach, a lista pakowa opisuje kartony. Proszę o rozpisanie zawartości kartonów z odniesieniem do pozycji faktury lub wskazanie dokumentu, który zawiera to powiązanie.

Pracownik sprawdza pytanie i wysyła je z odniesieniem do tej przesyłki. Nadawca wie, jakiego wyjaśnienia potrzeba. Dopóki nadawca nie opisze pakowania, liczba sztuk w poszczególnych kartonach pozostaje nieznana.

Gdy nadawca odpowie i dośle uzupełniony załącznik, oba materiały trafiają do tej samej sprawy. Koordynator otwiera je obok wcześniejszej listy i faktury, sprawdza ich przypisanie, a następnie przekazuje specjaliście razem z wyjaśnieniem. Widać, co nadeszło po pytaniu i skąd pochodzi opis pakowania.

Materiały powinny wracać do sprawy, której dotyczą

Odpowiedź nadawcy może trafić do innej osoby niż prowadzący przesyłkę. Wspólne powiązanie dokumentów i korespondencji pozwala koledze przejąć dalszą pracę bez ponownego pytania o to samo. Przy przesyłce powinien znaleźć ostatnią prośbę, otrzymane odpowiedzi i wskazanie materiału oczekującego na sprawdzenie.

Jeśli specjalista poprosi o kolejne doprecyzowanie, koordynator może wrócić do nadawcy z konkretnym pytaniem i dokumentem, którego ono dotyczy. Agent pomaga przygotować taką wiadomość i zebrać dalszy ciąg rozmowy. Lista potrzebnych dokumentów pozostaje ustaleniem osób obsługujących przesyłkę; w przykładzie wynika z prośby agenta celnego.

To inna trudność niż błędne odczytanie pola z dokumentu. Jeśli system myli dane mimo czytelnego skanu, przydatny będzie artykuł o ekstrakcji danych z dokumentów przewozowych. Tutaj dokumenty można przeczytać, ale potrzebne powiązanie musi wyjaśnić nadawca.

Co już obsługuje portal przewoźnika lub agencji

Zanim firma połączy własne skrzynki i foldery, warto przejść jedną przesyłkę w obecnym portalu. Być może pozwala już zebrać dokumenty i przekazać je osobie prowadzącej odprawę. DHL opisuje elektroniczne przekazywanie dokumentów, dodawanie wypełnionych formularzy oraz przechowywanie i pobieranie plików. Dostępność odpowiedniej obsługi trzeba sprawdzić dla konkretnej przesyłki.

Jeśli nadawca uzupełnia materiały w jednym miejscu, a koordynator widzi tam również pytania i odpowiedzi, warto wykorzystać ten obieg. Przy niewielu sprawach pomocna może być prosta lista dokumentów z odnośnikami i osobą odpowiedzialną. Agent ma więcej do zrobienia tam, gdzie korespondencja nadal toczy się poza portalem i ktoś musi przeczytać wyjaśnienie, powiązać je z przesyłką oraz wrócić po brakujący szczegół.

Połącz dokumenty z pytaniami do nadawcy

Proponowany projekt Syntalith obejmuje jeden obieg dokumentów między koordynatorem a specjalistą od odprawy. Agent AI łączy pliki z przesyłką, zestawia je z uzgodnioną prośbą i przygotowuje pytania o brakujące informacje. Odpowiedzi oraz uzupełnione dokumenty wracają do tej samej sprawy. Pracownik otrzymuje materiał do sprawdzenia i przekazania, bez ponownego zbierania załączników od uczestników rozmowy.

Wasz zespół wskazuje źródła dokumentów oraz osoby określające wymagany zakres i oceniające materiały. Na zakończonej sprawie sprawdzimy, czy koordynator potrafi znaleźć brakujące wyjaśnienie i przekazać specjaliście właściwe wersje plików. Projekt dotyczy koordynacji materiałów i korespondencji; nie obejmuje składania zgłoszeń celnych ani zwalniania przesyłki.

Opowiedz o ostatniej sprawie, w której dokumenty już dotarły, ale przed przekazaniem dalej trzeba było zapytać nadawcę o ich znaczenie. Gdzie były pliki i jak dołączyliście odpowiedź? Od tego możemy zacząć rozmowę o zakresie. Informacje o rozliczeniu znajdziesz w cenniku Syntalith.