Automatyzacja planowania przeglądów umów

W proponowanym projekcie automatyzacji Syntalith łączymy rejestr umów z kalendarzem przeglądów i zadaniami dla osób korzystających z kupowanych usług. Dział zakupów widzi, które sprawy mają już odpowiedź biznesową, a które czekają na ocenę potrzeby lub dalsze uzgodnienie. Właściciel usługi dostaje pytanie z odniesieniem do konkretnej umowy. Nie musi szukać jej w archiwum, żeby ustalić, czego dotyczy prośba.

Co trzeba ustalić przed rozmową z dostawcą

W naszym przykładzie jeden zespół przestał korzystać z abonamentu, a drugi nadal opiera na nim codzienną pracę. Osoba odpowiedzialna za usługę musi zebrać ich potrzeby. Dział zakupów może dopiero wtedy przygotować rozmowę z dostawcą o dalszym zakresie, zamiast zakładać, że dotychczasowy pozostaje odpowiedni.

Samo przypomnienie o końcowej dacie pozostawia działowi zakupów organizację całej rozmowy. Wcześniejszy przegląd może rozpocząć ją od pytania o dalszą potrzebę, z terminem odpowiedzi ustalonym wewnętrznie. Kierownik ma przy zadaniu umowę i wcześniejsze ustalenia, a dział zakupów widzi jego odpowiedź bez kolejnego szukania w poczcie. Jeśli kierownik proponuje zmianę zakresu, pracownik zakupów może zaplanować dalsze uzgodnienie z właściwymi osobami.

Firma określa, ile czasu potrzebuje na ten przegląd i kto uczestniczy w decyzji. Automatyzacja korzysta z potwierdzonych dat oraz tego planu pracy. Interpretację zapisów umowy i ustalenie terminu na decyzję powierza się uprawnionej osobie po stronie firmy.

Kalendarz ma pokazywać pracę przed terminem

Dla osoby koordynującej zakupy przydatny jest widok nadchodzących przeglądów wraz z odpowiedzialnymi osobami i otwartymi pytaniami. Jedna umowa może już czekać na decyzję, podczas gdy przy innej brakuje jeszcze informacji o dalszym wykorzystaniu usługi. Samo oznaczenie obu jako „zbliża się termin” nie pomaga wybrać, z kim trzeba dziś porozmawiać.

Odpowiedź działu powinna zostać przy przeglądzie, razem z kolejnym uzgodnionym krokiem. Osoba przejmująca sprawę widzi wtedy, czy ma zebrać dodatkowe informacje, czy przekazać przygotowany materiał do decyzji. Ukończenie zadania „przegląd potrzeb” nie oznacza wykonania działania wobec dostawcy. Dział zakupów potrzebuje osobnej informacji o tym, co zostało później ustalone i kto zajmuje się dalszą obsługą umowy.

Gdy odpowiedź nie nadchodzi, obieg może przypomnieć o przeglądzie i pokazać sprawę koordynatorowi zgodnie z ustaleniami firmy. To użyteczne zwłaszcza wtedy, gdy rejestr prowadzi dział zakupów, a osoby oceniające usługę pracują w innym narzędziu. Przedmiotem połączenia jest właśnie przekazanie zadania i powrót odpowiedzi do wspólnego planu.

Obecny kalendarz lub system umów może wystarczyć

Concord opisuje listę i kalendarz terminów umów, obejmujące daty wygaśnięcia, odnowienia i zawiadomienia o zakończeniu. Widok pozwala przejść do umowy oraz filtrować terminy według daty i rodzaju. To przykład gotowej funkcji, którą warto sprawdzić w używanym narzędziu do zarządzania umowami.

Przy niewielkim rejestrze wspólny kalendarz i przypisane zadania mogą zapewnić potrzebny przegląd. Jeśli firma ma system CLM, czyli narzędzie do zarządzania cyklem życia umów, zacznij od sprawdzenia, czy obsługuje także pracę osób odpowiedzialnych za usługę. Dodatkowa integracja ma sens, gdy pracownik regularnie przepisuje terminy do zadań i ręcznie zbiera odpowiedzi z innych działów.

Do utworzenia zadania na podstawie zatwierdzonej daty i skierowania go do wskazanej osoby wystarczą zwykłe reguły. AI można rozważyć przy przygotowywaniu materiałów do przeglądu, na przykład krótkiego podsumowania dokumentów z możliwością otwarcia źródeł. Nie jest potrzebne do samego prowadzenia kalendarza potwierdzonych terminów.

Co można uzgodnić z Syntalith

Pierwszy zakres może objąć wybraną grupę umów zakupowych i obecny rejestr. Zespół wskazuje potwierdzone terminy, osoby odpowiedzialne za ocenę potrzeby i sposób przekazywania materiału do decyzji. Syntalith może przygotować połączenie z używanym narzędziem zadań oraz widok pokazujący, kto jeszcze nie odpowiedział i która decyzja pozostaje otwarta. Administrator pomaga określić dostęp do rejestru i dokumentów.

Przed uzgodnieniem prac warto omówić jedną umowę, przy której termin był znany, ale przygotowanie decyzji zaczęło się za późno. Co trzeba było ustalić z działem i gdzie szukano jego odpowiedzi? Na takim przykładzie można porównać lepsze wykorzystanie kalendarza z połączeniem kilku narzędzi. Przydatny widok powinien pokazać działowi zakupów następną osobę do kontaktu i materiał już zebrany do rozmowy.

Porozmawiaj z Syntalith o automatyzacji przeglądów umów, zaczynając od opisu tej sytuacji. Informacje o wycenie znajdziesz w cenniku Syntalith.