Firmowy mózg AI dla pracy po polsku i angielsku

W Syntalith możemy przygotować Firmowy Mózg AI, w którym pracownicy zadają pytania po polsku lub angielsku i otrzymują wyjaśnienie z odnośnikiem do właściwej instrukcji. Proponowany zakres obejmuje wybraną bibliotekę dokumentów, uwzględnienie dostępu pracowników i sposób korzystania ze źródeł ustalony przez firmę. Zespół może obejrzeć odpowiedzi na swoje pytania w obu językach i sprawdzić, czy prowadzą do tego samego sposobu załatwienia sprawy.

Pytanie po angielsku, aktualna instrukcja po polsku

W opisanej sytuacji klient prosi o odstępstwo od standardowych warunków obsługi. Stara angielska strona kieruje pracownika do ogólnej kolejki zgłoszeń. Właściciel procesu zatwierdził już polską instrukcję, która wskazuje dedykowany zespół opieki nad klientami. Firma ustaliła, że do czasu publikacji nowego przekładu pracownicy korzystają z tej instrukcji, a asystent może na jej podstawie objaśniać sposób postępowania w obu językach.

Na pytanie zadane po angielsku asystent odpowiada po angielsku, podaje wskazany zespół i odnośnik do aktualnego polskiego dokumentu. Zaznacza również, że nowe angielskie tłumaczenie instrukcji nie zostało jeszcze zatwierdzone. Pracownik wie, komu przekazać prośbę, i może pokazać koledze źródło tej informacji. To odpowiedzialny zespół rozpatruje wyjątek dla klienta.

Gdy dwie instrukcje mówią co innego

Język dokumentu sam w sobie nie mówi, czy należy z niego korzystać. W jednej firmie podstawą pracy może być polska instrukcja, w innej angielska. Osoba odpowiedzialna za dany obszar wskazuje, który materiał opisuje obecne zasady i czy pracownicy mogą korzystać z jego objaśnień przed zatwierdzeniem przekładu. Jeśli tego nie ustalono, asystent powinien skierować pytanie do tej osoby. Sam nie nadaje dokumentowi pierwszeństwa na podstawie języka lub daty zapisania pliku. Właściciel instrukcji odpowiada też za zmianę treści oraz informację, kiedy nowy przekład jest gotowy do użycia.

Ważne są też używane nazwy. W odpowiedzi po angielsku pracownik powinien rozpoznać zespół pod nazwą widoczną w firmowym katalogu, nawet jeśli reszta zdania jest tłumaczona. Wspólny słownik nazw może pomóc zachować tę zgodność. W projekcie warto więc uwzględnić pytania o kontakty i miejsca przekazania spraw, z którymi pracownicy rzeczywiście mają trudność.

Dostęp do źródeł ustalamy dla osób, które będą korzystać z aplikacji. Pracownik powinien móc otworzyć wskazany materiał w zakresie swoich uprawnień.

Kiedy wystarczy uporządkować istniejące strony

Jeśli instrukcji jest niewiele i zespół sprawnie aktualizuje oba języki, wspólna biblioteka z czytelnymi odnośnikami może wystarczyć. Microsoft wyjaśnia w dokumentacji wielojęzycznych stron SharePoint, że tłumaczenia przygotowuje się ręcznie, a zmiany strony źródłowej nie synchronizują się automatycznie ze wszystkimi przetłumaczonymi stronami. Ich aktualizacja wymaga osobnej pracy.

Aplikację warto rozważyć, gdy pracownicy regularnie pytają kolegów o instrukcje opisane w drugim języku, używają różnych nazw tego samego procesu albo muszą przejrzeć kilka dokumentów, by znaleźć odpowiedź. W takim projekcie Syntalith łączy dostępne materiały z pytaniami zespołu. Osoba szukająca pomocy może zacząć od własnej sprawy, bez znajomości tytułu obcojęzycznego dokumentu.

Przed uzgodnieniem szerszego zakresu warto omówić pytania, które wracają w obu językach, i oczekiwaną odpowiedź właściciela procesu. Płynny angielski nie wystarcza do oceny: znaczenie ma to, czy pracownik trafi do właściwego zespołu i zrozumie warunki opisane w źródle. Osoby korzystające z obu języków pomagają zauważyć odpowiedzi, które brzmią poprawnie, lecz zmieniają sens firmowego ustalenia. Sposób sprawdzenia odpowiedzi na materiałach firmy uwzględniamy w proponowanym projekcie.

Od czego zacząć rozmowę z Syntalith

Opowiedz o sytuacji, w której polska i angielska instrukcja skierowały pracowników w różne strony. Wystarczy opis problemu i miejsca przechowywania materiałów. Możemy omówić połączenie wybranej biblioteki z odpowiedziami w obu językach oraz udział osób, które potwierdzą ich sens. Poznaj zakres Firmowego Mózgu AI; informacje o wycenie znajdziesz w cenniku Syntalith.