Pomoc AI tam, gdzie pracownik wypełnia formularz

Syntalith może połączyć wybrane miejsce obecnej aplikacji z firmową biblioteką w ramach Firmowego Mózgu. Proponowany zakres łączy pytania pracownika z zatwierdzonymi instrukcjami i odnośnikami do źródeł. Firma może obejrzeć sposób korzystania z pomocy podczas konkretnego zadania, zamiast oceniać sam ekran rozmowy. Właściciel procesu wyjaśnia, co użytkownik powinien rozumieć, a IT pomaga ustalić możliwości obecnego narzędzia.

Pytanie powstaje przy konkretnym polu

Załóżmy, że pracownik zgłasza potrzebę przygotowania materiałów na wydarzenie. Formularz prosi o „odbiorcę materiału”, a użytkownik nie wie, czy wpisać siebie, czy uczestników wydarzenia. Otwiera pomoc przy formularzu i pyta własnymi słowami. Instrukcja wyjaśnia, że w tym polu chodzi o grupę, do której będą skierowane materiały.

Asystent może wyjaśnić znaczenie pola i wskazać odpowiedni fragment instrukcji. Pracownik wraca do formularza i sam wpisuje informację. Odpowiedź nie wymaga wysłania całej treści zgłoszenia ani automatycznego uzupełniania pól. Jeśli później firma zechce dodać takie działania, będą one osobnym zakresem do omówienia.

Przydatność polega tu na skróceniu drogi od wątpliwości do wyjaśnienia. Dobrze, gdy użytkownik widzi, jakiego formularza dotyczy rozmowa, i może otworzyć pełną instrukcję. Przeniesienie okna czatu obok formularza niewiele pomoże, jeśli odpowiedź nadal dotyczy innego procesu o podobnej nazwie.

Jak wiele aplikacja powinna wiedzieć o zadaniu

Do udzielenia pomocy może wystarczyć nazwa formularza i pytanie pracownika. Nie trzeba z góry zakładać przekazywania wszystkich danych z ekranu. Przy uzgadnianiu zakresu warto określić, jakie informacje są rzeczywiście potrzebne i jak użytkownik zobaczy, do czego odnosi się odpowiedź.

Syntalith może dostosować połączenie z wybraną biblioteką i sposób otwierania źródeł w obecnym środowisku, o ile pozwala na to aplikacja. Firma wskazuje właściwą instrukcję oraz osoby korzystające z formularza. Wspólny przegląd pokazuje, czy wyjaśnienie pomaga kontynuować pracę i czy przejście do dokumentu nie gubi rozpoczętego zadania.

Osoba odpowiedzialna za proces nadal utrzymuje treść instrukcji. Jeśli pracownicy regularnie pytają o to samo pole, najlepszą zmianą może być poprawienie jego etykiety lub dodanie krótkiego objaśnienia. Pytania do asystenta są wtedy sygnałem do poprawy formularza. Nie ma potrzeby utrzymywać rozmowy AI jako jedynej drogi do prostego wyjaśnienia.

Osadzenie rozmowy jest jedną z możliwości

Microsoft opisuje publikowanie agenta Copilot Studio na własnej stronie przez osadzenie go w witrynie. To możliwość udostępnienia rozmowy w istniejącym miejscu pracy. Sama publikacja nie ustala, jakie dane formularza agent otrzyma ani jak będzie działał dostęp do źródeł.

Wbudowana pomoc, lepsze podpisy pól lub odnośnik do krótkiej instrukcji mogą wystarczyć. Firmowy Mózg jest bardziej uzasadniony, gdy użytkownicy zadają różne pytania wymagające sięgnięcia do kilku zatwierdzonych materiałów. Wtedy warto porównać dostosowanie obecnego narzędzia z osobnym połączeniem i interfejsem, zamiast od razu zamawiać nową aplikację.

Zacznij od miejsca, w którym praca się zatrzymuje

Opowiedz, przy jakim zadaniu pracownicy szukają pomocy i z jakiego systemu korzystają. Możemy omówić prostą zmianę interfejsu albo zakres połączenia z firmową wiedzą. Informacje o współpracy znajdziesz w cenniku.