Własny model do rozpoznawania kategorii wydatków

Kierownik zakupów potrzebuje raportu, na którym może oprzeć przygotowanie przetargu albo rozmowę z dostawcą. Jeżeli jedna kategoria zbiera wszystko od danej firmy, raport może zawyżać jej znaczenie w konkretnym obszarze. Zanim zamówisz model, ustal, która decyzja zakupowa cierpi przez takie przypisania. To pozwoli wybrać zakres pierwszego testu i ocenić wagę pomyłek.

Jeden dostawca, różne zakupy

Rozważmy ilustracyjny przykład firmy produkcyjnej. Ten sam dystrybutor dostarcza jej rękawice ochronne i części zamienne do maszyn. Reguła przypisująca cały obrót z dystrybutorem do artykułów BHP daje spójny technicznie raport, ale ukrywa wydatki na utrzymanie ruchu. Przy planowaniu wspólnego zakupu rękawic z innymi zakładami zespół posługuje się przez to niewłaściwą podstawą.

Model analizujący poszczególne pozycje mógłby rozdzielić te zakupy, jeśli dostanie informacje pozwalające je rozpoznać. Opis „rękawice ochronne” wnosi coś innego niż „materiały według zamówienia”. W drugim przypadku potrzebne może być powiązanie z zamówieniem. Samo zastosowanie bardziej złożonego modelu nie uzupełni brakującego kontekstu w wiarygodny sposób.

W pilotażu warto więc oddzielnie ocenić pozycje z czytelnym opisem i te, które wymagają dodatkowych dokumentów. Jeżeli poprawa zależy głównie od dostępu do zamówień, istotną częścią projektu będzie połączenie danych. Zakup samego treningu pozostawi ten problem nierozwiązany.

Kto rozstrzyga, do której kategorii należy wydatek

Taksonomia zakupowa to uporządkowany podział wydatków na kategorie i podkategorie. Powinna odpowiadać decyzjom, które podejmuje dział zakupów. Konto księgowe opisuje inny wymiar ewidencji; nie należy zakładać, że jego kod wystarczy do wyznaczenia kategorii używanej przy negocjacjach. Projekt może korzystać z obu informacji, zachowując ich odrębne znaczenie.

Przed wyborem technologii trzeba wskazać osobę odpowiedzialną za podział i rozstrzyganie sporów. W przykładzie z dystrybutorem zakupy i utrzymanie ruchu muszą uzgodnić, gdzie trafiają części zamienne. Jeżeli każdy zakład używa tej samej nazwy dla innego zakresu, wspólny raport będzie nieporównywalny także po wdrożeniu AI.

Dokumentacja Oracle dotycząca decyzji przed klasyfikacją wydatków wskazuje na uzgodnienia z interesariuszami dotyczące taksonomii oraz jakości danych do uczenia. Dla kupującego oznacza to potrzebę sprawdzenia, czy historia przypisań odzwierciedla obecny podział. Dobre wyniki odtwarzania starych kategorii mogą mieć niewielką wartość, gdy firma właśnie je zmienia.

Co porównać przed zamówieniem własnego modelu

Reguły przypisane do dostawców zasługują na sprawdzenie tam, gdzie firma kupuje od nich jednoznacznie określony asortyment. Są łatwe do wyjaśnienia zespołowi. W przypadku dystrybutora obsługującego kilka obszarów wymagają jednak dodatkowych informacji o pozycji.

Jeśli używany system ERP, czyli system zarządzania zasobami firmy, ma funkcję klasyfikacji wydatków, uwzględnij ją w porównaniu. Sprawdź obsługiwany podział kategorii i możliwość przekazania wyników do obecnych raportów. Własna aplikacja musi uzasadnić pracę potrzebną do jej utrzymania i połączenia z systemami.

Model ogólny można ocenić pod kątem rozumienia opisów i przypisywania ich do uzgodnionych kategorii. Gdy pozostają powtarzalne błędy charakterystyczne dla firmowego asortymentu, kandydatem do dalszego testu staje się własny klasyfikator lub fine-tuning, czyli dostosowanie istniejącego modelu przez dodatkowe uczenie. Fine-tuning nie jest obowiązkowym etapem ani gwarancją lepszego wyniku.

Porównanie powinno objąć także obsługę wyjątków. Rozwiązanie, które poprawnie rozpoznaje częste zakupy, lecz oddaje analitykom większość trudniejszych pozycji, może nadal wymagać znacznej pracy. Warto znać ten nakład przed decyzją o wdrożeniu.

Jak odebrać wynik pilotażu

Poproś o porównanie metod na tych samych, wcześniej niewidzianych pozycjach. Powinny obejmować zarówno znanych dostawców, jak i zakupy od firm, których model nie spotkał podczas dostosowania. Taki test pomaga odróżnić rozpoznawanie rodzaju zakupu od polegania na znajomej nazwie kontrahenta.

Wynik ogólny trzeba rozbić na kategorie i skutki błędów. Pomylenie dwóch podkategorii rękawic może mieć inne znaczenie niż zaliczenie części do maszyn do BHP. Oceniaj również wartość wydatków przypisanych błędnie: kilka dużych pozycji może zmienić obraz kategorii mimo poprawnej klasyfikacji wielu drobnych zakupów.

Uzgodnij, co system zrobi z opisem, który nie pozwala wybrać kategorii. Potrzebna jest osoba sprawdzająca takie pozycje oraz sposób przekazywania jej kontekstu. Dokumentacja konfiguracji Oracle opisuje pewność predykcji oraz ręczne poprawianie i zatwierdzanie wyników. To użyteczny punkt odniesienia przy ocenie obciążenia zespołu. Własny projekt wymaga sprawdzenia, czy wskazania pewności pomagają wychwytywać błędy na danych firmy.

Ustal też moment, w którym wynik może zasilić raport. Propozycja kategorii oczekująca na weryfikację i zaakceptowane przypisanie powinny być rozróżnialne dla odbiorcy analizy. W zakresie pilotażu można uzgodnić raport porównawczy, przegląd błędów oraz rekomendację dalszych działań wraz z ograniczeniami.

Zakres wdrożenia i dalsza odpowiedzialność

Nowi dostawcy oraz zmiany asortymentu mogą zmienić rodzaj opisów trafiających do klasyfikacji. Osobnym zdarzeniem jest przebudowa kategorii, na przykład wydzielenie części zamiennych z szerszego obszaru utrzymania ruchu. W obu sytuacjach trzeba ponownie ocenić wyniki, ale tylko druga zmienia samą definicję poprawnej odpowiedzi. Oferta powinna wskazywać, kto zgłasza takie zmiany i jak ustala się zakres aktualizacji.

Syntalith buduje aplikacje AI i rozwiązania z własnymi modelami, a także automatyzacje oraz oprogramowanie na zamówienie. Przy klasyfikacji wydatków pozwala to rozważyć wspólnie model, dostęp do danych zakupowych i obsługę korekt. Do uzgodnienia pozostaje, które elementy obejmie pilotaż, a które osobne wdrożenie. Aktualną ofertę znajdziesz w cenniku Syntalith.

W zapytaniu opisz raport, któremu dziś nie ufasz, i decyzję zakupową, która od niego zależy. Podaj używany system, dostępne informacje o pozycjach oraz osobę odpowiedzialną za kategorie. Przygotuj też do omówienia przykłady błędów i sposób ich obecnego sprawdzania. Na tej podstawie można ustalić, czy pierwsze zlecenie powinno dotyczyć porównania klasyfikatorów, uporządkowania kategorii czy dostępu do brakujących danych.