Rejestr sprzętu: gotowy program czy własna aplikacja?

Laptop wrócił. Co dalej widzi zespół?

Załóżmy, że pracownik oddaje laptop w ostatnim dniu pracy. HR ma zapisane jego odejście, osoba odbierająca sprzęt wpisuje zwrot do arkusza, a karta urządzenia pozostaje w ITSM, czyli systemie obsługi usług IT. Komputer leży już w dziale IT, lecz czeka na przygotowanie do ponownego wydania.

W przydatnym widoku osoba planująca sprzęt dla nowego pracownika zobaczyłaby od razu, że ten konkretny laptop wrócił i nadal wymaga przygotowania. Technik mógłby otworzyć związaną z nim pracę, a po jej wykonaniu oznaczyć urządzenie jako gotowe. Wtedy komputer trafiłby na listę sprzętu dostępnego do wydania. Historia pokazywałaby, kto go wcześniej używał i kiedy został zwrócony.

Poprawa polegałaby na tym, że odbiór zapisuje się raz, a następna osoba korzysta z tego zapisu. Dziś może być potrzebne przepisanie numeru laptopa z arkusza do ITSM i osobna odpowiedź do HR. Po połączeniu tych miejsc IT mogłoby potwierdzić zwrot przy właściwym urządzeniu, a HR zobaczyć tę informację przy odejściu pracownika. Przygotowanie pozostawałoby osobną pracą IT, z widocznym wynikiem.

Numer urządzenia ma tu znaczenie. Dwa laptopy tego samego modelu mogą być w różnych rękach i wymagać innych czynności. Zespół musi rozpoznawać konkretny egzemplarz w arkuszu i w systemie, zanim połączenie zacznie przenosić informacje o zwrotach. Sprawdź, czy ten sam numer w każdym z tych miejsc wskazuje ten sam laptop.

Gotowy rejestr potrafi obsłużyć zwrot i przygotowanie

Do samej ewidencji wydań nie trzeba zamawiać własnego programu. Dokumentacja Snipe-IT opisuje unikalne oznaczenia sprzętu oraz wydawanie go użytkownikom i przyjmowanie zwrotów. Wydanie urządzenia kolejnej osobie wymaga wcześniejszego zarejestrowania zwrotu (podstawy ewidencji w Snipe-IT).

Ten produkt rozróżnia również sprzęt gotowy do wydania i oczekujący na przygotowanie. Przykład w dokumentacji dotyczy komputera czekającego na ponowne przygotowanie systemu. Po zakończeniu pracy IT może zmienić jego stan na gotowy do wydania. To odpowiada podstawowej potrzebie z naszego przykładu, więc warto zobaczyć taki przebieg w istniejącym narzędziu, zanim zleci się budowę rejestru.

Jeżeli pracownik ma potwierdzać odbiór, Snipe-IT przewiduje także akceptację sprzętu i opcjonalny podpis na ekranie. Wymaga to odpowiednich ustawień, w tym włączenia akceptacji dla danej kategorii urządzeń (ustawienia potwierdzania odbioru).

Za co właściwie płacicie w ITSM?

Jeśli szeroki pakiet ITSM służy wam głównie do przechowywania kart laptopów, porównaj jego używane funkcje z mniejszym programem do ewidencji. Sprawdź również dostępne moduły i warunki obecnej umowy. Być może wystarczy ograniczenie zakresu albo poprawa konfiguracji. Gdy zespół korzysta z obsługi zgłoszeń i innych części pakietu, przeniesienie samego rejestru wymaga uwzględnienia tych powiązań.

Własną aplikację uzasadnia dopiero potrzeba, która pozostaje po takim porównaniu. W opisanym przypadku może nią być przepisywanie informacji o odejściu i zwrocie między HR, arkuszem a kartą urządzenia. Jeśli gotowy rejestr dobrze prowadzi sprzęt, integracja mogłaby połączyć go z procesem odejścia pracownika i zadaniem przygotowania laptopa. Przed wyborem tej drogi trzeba potwierdzić, jakie dane używane systemy pozwalają odczytać i zapisać.

Węższa aplikacja ma sens, gdy kilka osób uczestniczy w przekazaniu, a obecne narzędzia stale wymagają od nich powtarzania wpisów lub wyjaśniania, kto ma urządzenie. Mogłaby udostępniać prosty widok odbioru i przygotowania sprzętu, pozostawiając zgłoszenia w ITSM. Pierwszy zakres warto oprzeć na jednej drodze laptopa od zwrotu do ponownego wydania. To pozwala ocenić, czy nowe narzędzie usuwa kopiowanie, czy tylko dodaje kolejny ekran do uzupełniania.

Jeśli sprzęt trafia następnie do zewnętrznego partnera i trzeba przekazać mu naprawę, pojawia się osobne pytanie o dostęp do sprawy. Ten zakres opisujemy w artykule o systemie zgłoszeń dla sieci serwisowej.

Co przenieść ze starej ewidencji

Przy zmianie narzędzia ważny jest zarówno obecny użytkownik laptopa, jak i wcześniejsze przekazania. Zespół powinien wiedzieć, którą historię przeniesie, a do której będzie wracał w archiwum. Szczególnej uwagi wymagają urządzenia już zwrócone, lecz nadal czekające na przygotowanie. Sam brak przypisanego pracownika nie powinien sprawić, że pojawią się jako gotowe do wydania.

Możliwość importu warto sprawdzić na własnych zapisach. Snipe-IT ma podstawowy importer historii, ale wymaga, żeby urządzenia i użytkownicy już istnieli w systemie, a dodatkowe pola pomija. Nie oznacza to przeniesienia całego arkusza wraz ze wszystkimi uwagami (import historii w Snipe-IT). Przed migracją trzeba więc ustalić, gdzie pozostaną informacje potrzebne do dalszej obsługi laptopa.

Przy integracji ustal, kto zajmie się sytuacją, w której IT zapisze zwrot, a HR nadal go nie zobaczy. Zespół potrzebuje sposobu zgłoszenia i wyjaśnienia takiej rozbieżności, a wykonawca uzgodnionego zakresu utrzymania połączenia. Omów też własność kodu i danych oraz eksport historii sprzętu. Jeżeli opiekę nad aplikacją ma przejąć inny wykonawca, powinien otrzymać na ustalonych warunkach dostęp do kodu i informacji potrzebnych do obsługi połączeń.

Syntalith tworzy aplikacje na zamówienie. Możliwy projekt to połączenie informacji o odejściu pracownika z odbiorem laptopa i jego przygotowaniem, z wykorzystaniem istniejącego rejestru tam, gdzie już spełnia swoją rolę. Rozmowę zacznij od ostatniego zwrotu, który trzeba było wpisać w kilku miejscach. Powiedz, kto odebrał urządzenie i skąd kolejna osoba wiedziała, że można je wydać. To wystarczy, żeby zacząć porównywać zmianę konfiguracji z potrzebną integracją. Informacje o rozliczeniu prac znajdziesz w cenniku Syntalith.