Automatyzacja monitorowania limitów zakupowych

Zakup w toku też zajmuje część puli

Dwa działy planują zakupy z tej samej zatwierdzonej puli. Każdy widzi jeszcze dostępny limit, bo raport uwzględnia faktury, a pomija zamówienia już przekazane dostawcom. Osoba zatwierdzająca kolejny zakup nie wie, że pula jest prawie wykorzystana. Firma ustaliła, że zatwierdzone zamówienia liczą się przy kolejnym wniosku, więc raport z samych faktur nie pokazuje tego, co firma chce kontrolować.

Osoba zatwierdzająca widzi przy wniosku, z jakiej puli pochodzi zakup i jakie dokumenty już ją obciążają, i może wrócić do konkretnego zamówienia. Finanse ustalają też, jak liczy się anulowanie i częściowe wykonanie zamówienia, a raport wskazuje zapis, który zmienił pulę.

Ile to kosztuje i kiedy się zwraca

Rachunek liczy pracę wokół sprawy: szukanie, czytanie, pisanie i przekazywanie. Zostaje czas na sprawdzenie wyniku, w scenariuszu 15% dzisiejszej pracy. Przed wyceną mierzymy oba czasy na 20 do 100 sprawach, które zespół już obsłużył, w teście za 0 zł trwającym 5 dni roboczych.

Kwoty w przykładzie są hipotetyczne, ale arytmetyka jest ta sama dla każdej puli. Scenariusz zwrotu liczy czas osób zatwierdzających i finansów przy 200 wnioskach miesięcznie.

Kiedy wystarczy obecny system

Systemy finansowe często mają kontrolę budżetu z konfigurowanym zakresem dokumentów, które obciążają pulę. Jeśli wasz system to obsługuje, wystarczy konfiguracja i widok przy wniosku. Jeżeli raport powstaje z eksportów do arkusza, sprawdzenia wymaga samo łączenie tabel, co opisuje zestawienie zakupowe w Excelu. Automatyzacja ma sens, gdy zapotrzebowania, zamówienia i faktury są w różnych miejscach, a osoba zatwierdzająca składa obraz puli ręcznie. Wspólny widok musi być aktualny w chwili decyzji, więc pokazuje czas ostatniego odświeżenia danych.

Od czego zacząć

Pierwszy zakres obejmuje jedną pulę i działy, które z niej korzystają. Szerszy zakres zakupów opisuje AI w dziale zakupów. Takie wdrożenie budujemy w ramach automatyzacji AI. Na bezpłatną analizę wystarczy opis jednej sprawy z ostatnich tygodni i narzędzi, w których się toczyła. Nie trzeba przesyłać poufnych dokumentów, a plan na piśmie dostajesz w 2 dni robocze.