Automatyzacja monitorowania limitów zakupowych

Syntalith może połączyć dane o zapotrzebowaniach, zamówieniach i wykonanych zakupach według reguł zatwierdzonych przez finanse. Proponowany zakres automatyzacji daje osobie odpowiedzialnej za pulę widok jej wykorzystania oraz dokumenty, które wpływają na wynik. Firma nadal określa limit, okres i sposób postępowania przy przekroczeniu. Projekt nie tworzy własnej polityki wydatków.

Zakup w toku też może zajmować część puli

W przykładzie firma ustaliła, że zatwierdzone zamówienia mają być uwzględniane przy kolejnym wniosku. Raport oparty wyłącznie na fakturach nie pokazuje więc całego zakresu, który ta firma chce kontrolować. Potrzebne jest połączenie zamówień z późniejszym wykonaniem, żeby jedna sprawa nie została policzona drugi raz po nadejściu faktury.

Osoba zatwierdzająca widzi przy wniosku, z jakiej puli pochodzi zakup i jakie wcześniejsze dokumenty już ją obciążają według przyjętej zasady. Może od razu wrócić do zamówienia, którego dotyczy pytanie. Jeżeli inny dział korzysta z odrębnego limitu, jego zakupy nie powinny pojawiać się w tej samej sumie tylko dlatego, że mają podobny opis.

Finanse ustalają także sposób uwzględnienia anulowania i częściowego wykonania zamówienia. Raport powinien wskazywać zapis będący podstawą zmiany. Pozwala to wyjaśnić, dlaczego dostępna pula wygląda inaczej niż przy poprzednim przeglądzie.

Wspólny widok musi być aktualny w chwili decyzji

Przy rozproszonych zakupach dwa wnioski mogą być rozpatrywane blisko siebie. Zestawienie pobrane rano nie powinno wyglądać jak potwierdzenie dostępności na późniejsze popołudnie. Osoba decydująca potrzebuje wiedzieć, kiedy pobrano dane i czy uwzględniono inne zaakceptowane zakupy.

Jeżeli firma wymaga ścisłego zarezerwowania puli podczas akceptacji, trzeba sprawdzić tę funkcję w systemie zakupowym. Sam raport z połączonych plików nie zapewnia, że dwa działy nie wykorzystają tego samego pozostałego limitu. Tę różnicę warto omówić przed zamówieniem: czy potrzebny jest widok do przeglądu, czy również kontrola przy zatwierdzaniu w istniejącym systemie.

Przy braku danych z jednego źródła raport powinien wskazywać niepełny zakres. Kierownik może wtedy wrócić do właściciela danych, zamiast traktować niższą sumę jako wolne środki.

Najpierw kontrola budżetu w obecnym ERP

Microsoft Dynamics 365 Finance opisuje kontrolę budżetu z konfigurowanym okresem, dokumentami i sposobem obliczania dostępnej puli. Zależnie od ustawień mogą być uwzględniane zapotrzebowania i zamówienia. To istniejąca funkcja, którą warto porównać z ręcznym zestawieniem oraz planowaną integracją.

Jeśli wszystkie zakupy przechodzą przez jeden moduł, jego konfiguracja może wystarczyć. Połączenie ma sens, gdy część zatwierdzonych zamówień jest w innym narzędziu, a osoba zarządzająca pulą regularnie prosi o dodatkowy eksport. Do sumowania rozpoznanych dokumentów i stosowania ustalonych reguł nie potrzeba modelu AI.

Co zlecić na początek

Pierwszy zakres może objąć jedną pulę i konkretny etap przeglądu zakupów. Finanse dostarczają obowiązującą regułę, a zakupy wskazują źródła dokumentów oraz osoby rozstrzygające niejasne przypisania. Syntalith może przygotować połączony widok i wyjaśnienie jego składników. Wymagania dotyczące blokowania lub rezerwowania limitu omawia się osobno z administratorem systemu.

Opisz zakup, przy którym dostępny limit okazał się niepełnym obrazem. Wystarczy powiedzieć, którego zamówienia zabrakło i gdzie było zapisane. Informacje o wycenie znajdziesz w cenniku Syntalith.