Co dostawca zmienił w potwierdzeniu zamówienia?

Sto sztuk, lecz w dwóch terminach

Załóżmy, że kupiec zamówił sto sztuk jednego produktu na poniedziałek. W pierwszym potwierdzeniu dostawca podaje osiemdziesiąt sztuk na poniedziałek i pozostałe dwadzieścia na piątek. Oba dokumenty obejmują łącznie sto sztuk. Samo sprawdzenie sumy nie pokaże więc, że na początku tygodnia zabraknie części zamówionej dostawy.

Kupiec powinien zobaczyć pierwotną pozycję obok obu części potwierdzenia. Wtedy od razu wie, o co zapytać dostawcę: czy może dostarczyć całe zamówienie na poniedziałek, a jeżeli nie, czy uda się przyspieszyć dostawę pozostałych dwudziestu sztuk. Przed przyjęciem podziału kupiec sprawdza z osobą potrzebującą towaru, czy taka dostawa wystarczy. Automatyzacja przygotowuje porównanie, a kupiec prowadzi uzgodnienie.

Przy ręcznej pracy trzeba znaleźć wysłane zamówienie, otworzyć potwierdzenie i prześledzić jego wiersze. Dostawca może rozbić jedną pozycję na kilka, więc porównanie nie sprowadza się do postawienia dwóch tabel obok siebie. Potrzebne jest powiązanie obu części ze wspólną pozycją zamówienia. W naszym przykładzie kupiec dostaje dzięki temu czytelną informację: osiemdziesiąt sztuk w zamówionym terminie, dwadzieścia w późniejszym.

Co kupiec otwiera po otrzymaniu odpowiedzi

Przydatny widok pozwala przejść od wskazanej różnicy do miejsca w potwierdzeniu, z którego pochodzi ilość i termin. Kupiec może sprawdzić odczyt bez szukania dokumentu w całej korespondencji. Obok ma zamówienie w wersji wysłanej dostawcy, więc porównuje odpowiedź z tym, o co rzeczywiście poprosił.

Po uzgodnieniu podziału pracownik zapisuje decyzję przy tym potwierdzeniu. Osoba zastępująca go w zakupach widzi wtedy, czy różnica czeka jeszcze na odpowiedź, czy została już omówiona z dostawcą. Samo otrzymanie dokumentu nie musi powodować zmiany terminu w zamówieniu. Sposób przyjmowania zmian pozostaje częścią ustaleń firmy.

To zadanie dotyczy pierwszej odpowiedzi na wysłane zamówienie. Gdy dostawca zmienia warunki już wcześniej potwierdzonej dostawy, trzeba także sprawdzić wpływ na dalszą pracę firmy. Ten szerszy temat opisujemy w artykule o wyjątkach w zamówieniach zakupu.

Czy obecny system już pokazuje takie różnice

Warto zacząć od pokazania administratorowi lub dostawcy oprogramowania właśnie podziału jednej pozycji na dwa terminy. Sprawdźcie, czy kupiec widzi go przed przyjęciem potwierdzenia. Dostępny moduł obsługi dostawców może już mieć potrzebne porównanie, nawet jeśli zespół nadal sprawdza dokumenty w poczcie.

SAP opisuje w lekcji dotyczącej konfiguracji SAP Business Network ustawienia różnic ilości, terminów dostawy i cen w potwierdzeniach. W opisanym rozwiązaniu można skonfigurować tolerancje oraz obsługę potwierdzeń, które je przekraczają i wymagają zatwierdzenia kupca. To powód, żeby sprawdzić własne ustawienia z administratorem.

Jeśli zamówienia i odpowiedzi dostawcy mają uporządkowane pozycje z numerami produktów, porównanie może wykonać zwykła integracja. Łączy właściwe wiersze i zestawia ilości z terminami. Przy niewielu potwierdzeniach wystarczyć może wspólny arkusz, o ile zachowuje odniesienie do obu dokumentów i pokazuje podział dostawy.

Odczyt wspomagany AI warto rozważyć, gdy dostawcy przesyłają różnie ułożone dokumenty. Może pomóc wydobyć pozycje przed porównaniem. Kupiec nadal potrzebuje zobaczyć fragment, z którego odczytano podział, zwłaszcza gdy jedna linia zamówienia odpowiada kilku liniom potwierdzenia. Jeżeli numer produktu jest nieczytelny, pracownik wyjaśnia przypisanie. Podobna nazwa nie wystarczy do połączenia dwóch różnych produktów.

Co można przygotować dla zespołu zakupów

W proponowanym projekcie Syntalith łączy wysłane zamówienie z otrzymanym potwierdzeniem i przygotowuje porównanie dla kupca. Początkowy zakres można ograniczyć do wybranej grupy dostawców oraz dokumentów, które regularnie zajmują zespołowi czas. Jeśli dostawcy przesyłają różne dokumenty, zakres może obejmować również odczyt ich treści. Kupiec otrzymuje porównanie, z którego może skorzystać podczas uzgadniania dostawy.

Przy ocenie takiego rozwiązania warto wrócić do potwierdzenia podobnego do naszego przykładu. Kupiec powinien od razu znaleźć dwadzieścia sztuk przesuniętych na piątek, mimo zgodności łącznej ilości. Sprawdza też, czy może otworzyć oba dokumenty i przygotować odpowiedź bez ponownego przepisywania ich do arkusza. To pozwala ocenić, czy proponowany widok rzeczywiście ułatwia codzienną pracę.

Rozmowę o automatyzacji porównywania dokumentów możesz zacząć od opisania ostatniego potwierdzenia, w którym dostawca zmienił termin lub ilość. Wskaż, gdzie kupiec znalazł różnicę i jak zapisał dalsze ustalenia. Informacje o wycenie znajdziesz w cenniku Syntalith.