Zamówienie wysłane do drugiej spółki. Co wróciło?

Odbiorca pyta o jedną pozycję

Spółka A wysłała zatwierdzone zamówienie do spółki B. W systemie A widnieje „wysłane”. Pracownik B zwrócił jednak jedną pozycję do wyjaśnienia, bo kod produktu nie pasuje do jego katalogu. Koordynator dowiaduje się o tym z osobnego maila po dwóch dniach i szuka zamówienia w obu systemach, bo numery dokumentów po obu stronach są różne.

Automatyzacja pokazuje pozycję razem z uwagą odbiorcy i numerem zamówienia źródłowego. Koordynator pyta osobę odpowiedzialną za katalog o właściwy kod. Poprawiona wersja zostaje przy tym samym zamówieniu, a gdy spółka B potwierdzi jej przyjęcie, koordynator widzi, której wersji dotyczy odpowiedź. Powiązanie numerów, wersji i odpowiedzi opiera się na regułach, a AI pomaga tylko streścić dłuższą wiadomość odbiorcy.

Ile to kosztuje i kiedy się zwraca

Rachunek liczy pracę wokół sprawy: szukanie, czytanie, pisanie i przekazywanie. Zostaje czas na sprawdzenie wyniku, w scenariuszu 30% dzisiejszej pracy. Przed wyceną mierzymy oba czasy na 20 do 100 sprawach, które zespół już obsłużył, w teście za 0 zł trwającym 5 dni roboczych.

Większy koszt niż minuty koordynatora to dni, w których zamówienie stoi. Spółka B nie realizuje pozycji do czasu wyjaśnienia, a spółka A uważa je za wysłane. W próbie liczymy więc czas od zwrotu pozycji do przyjęcia poprawionej wersji.

Najpierw sprawdź obieg w obecnym systemie

Część systemów ma skrzynki transakcji między spółkami z przyjmowaniem i odrzucaniem dokumentów. Jeśli obie spółki z nich korzystają, wystarczy konfiguracja i ustalenie, kto odpowiada na zwrócone pozycje. Automatyzacja ma sens, gdy spółki pracują w różnych systemach, a zwroty i wyjaśnienia przychodzą mailem. Gdy problemem jest zmiana ilości albo terminu przez zewnętrznego dostawcę, bliższy jest tekst o wyjątkach w zamówieniach zakupu.

Od czego zacząć

Pierwszy zakres obejmuje jedną parę spółek i wybrany rodzaj zamówień. Zespół wskazuje powiązania numerów produktów i dokumentów. Takie wdrożenie budujemy w ramach automatyzacji AI. Na bezpłatną analizę wystarczy opis jednej sprawy z ostatnich tygodni i narzędzi, w których się toczyła. Nie trzeba przesyłać poufnych dokumentów, a plan na piśmie dostajesz w 2 dni robocze.