Zamówienie wysłane do drugiej spółki. Co wróciło?

Przy kolejnych zamówieniach wraca ta sama praca: porównywanie numerów z dwóch systemów, odszukiwanie korespondencji i sprawdzanie, czy ktoś już wysłał poprawioną wersję. Samo ponowienie wysyłki może dołożyć odbiorcy dokument, który trzeba ręcznie rozpoznać jako dalszy ciąg wcześniejszego zamówienia. Przydatne połączenie systemów pozwala koordynatorowi najpierw zobaczyć, na jaką odpowiedź czeka druga spółka.

Odbiorca pyta o jedną pozycję

Załóżmy, że spółka A wysłała zatwierdzone zamówienie do spółki B. W systemie A widnieje informacja o wysłaniu. Pracownik B zwrócił jednak dokument do wyjaśnienia, ponieważ nie rozpoznaje numeru produktu w jednej pozycji. Jego odpowiedź jest dostępna w narzędziu spółki B, lecz osoba obsługująca zamówienie w A nadal widzi tylko wysyłkę.

Koordynator potrzebuje otworzyć tę pozycję razem z uwagą odbiorcy i numerem zamówienia źródłowego. Wtedy może zapytać osobę odpowiedzialną za produkt, jakie oznaczenie powinno trafić do drugiej spółki. Właściciel danych zatwierdza poprawny numer zgodnie z ustaleniami firmy. Podobna nazwa produktu nie wystarcza do samodzielnego zastąpienia oznaczenia.

Poprawiona wersja pozostaje przy tym samym zamówieniu. Kiedy spółka B potwierdzi jej przyjęcie, koordynator widzi, której wersji dotyczy odpowiedź. Może też wrócić do wcześniejszej uwagi. Pracownik zastępujący go następnego dnia ma podstawę do dalszej rozmowy bez pytania obu stron, dlaczego dokument został wysłany ponownie.

Poprawka ma wrócić do tego samego zamówienia

Numery dokumentów po obu stronach mogą się różnić. Przy projektowaniu połączenia trzeba ustalić, jak rozpoznać zamówienie źródłowe oraz jego kolejne wersje w narzędziu odbiorcy. Ponowne przesłanie tego samego dokumentu powinno zostać rozpoznane jako powtórzenie. Zatwierdzona poprawka ma uzupełniać historię wcześniejszego zamówienia, bez tworzenia kolejnego, niezależnego zamówienia handlowego.

Jeśli problemem jest zmiana ilości lub terminu przez zewnętrznego dostawcę, pomocny będzie opis porównania zamówienia z pierwszym potwierdzeniem.

Sprawdź obsługę między spółkami w obecnym ERP

Microsoft opisuje w Business Central skrzynki przychodzących i wychodzących transakcji między spółkami. Rozwiązanie rozróżnia transakcje utworzone i zwrócone oraz obsługuje ich przyjęcie, odrzucenie lub anulowanie. To punkt wyjścia do sprawdzenia, czy obecny system pokazuje zespołowi odpowiedź odbiorcy przy właściwym dokumencie.

Jeżeli obie spółki już korzystają z takiego obiegu, wystarczyć może jego konfiguracja i uzgodnienie, kto odpowiada na zwrócone pozycje. Osobne połączenie warto rozważyć, gdy spółki pracują w różnych narzędziach, a pracownicy przepisują informacje o odpowiedziach i poprawkach. Wtedy zakres zależy od danych, które oba systemy potrafią udostępnić i przyjąć.

Powiązanie numerów zamówień, wersji i odpowiedzi można oprzeć na zwykłych regułach. AI może pomóc streścić dłuższą wiadomość odbiorcy, jeśli koordynator ma obok jej oryginalną treść. Nie jest potrzebne do rozpoznania ponownej wysyłki ani do ustalenia, czy wpłynęło potwierdzenie przyjęcia.

Co można zlecić Syntalith

W proponowanym projekcie Syntalith łączy informacje o wysłanych zamówieniach z odpowiedziami drugiej spółki i przygotowuje widok pozycji do wyjaśnienia. Zakres może objąć przekazanie zatwierdzonej poprawki oraz powiązanie potwierdzenia odbiorcy z właściwą wersją. Obsługa ponownej wysyłki ma chronić przed utworzeniem kolejnego zamówienia dla tej samej sprawy.

Pierwszy zakres można uzgodnić dla jednej pary spółek i wybranego rodzaju zamówień. Zespół wskazuje powiązania numerów produktów i dokumentów oraz osoby zatwierdzające poprawki. Administratorzy obu systemów pomagają ustalić dostępny sposób wymiany.

Rozmowę o automatyzacji przekazywania zamówień zacznij od ostatniego dokumentu, który trzeba było wysłać ponownie. Opisz, gdzie odbiorca zapisał pytanie i skąd nadawca wiedział, że poprawiona wersja została przyjęta. Informacje o wycenie znajdziesz w cenniku Syntalith.