Część dostawy przyjęta. Gdzie w raporcie jest reszta?

Dziesięć zamówionych, sześć zapisanych w przyjęciach

Załóżmy, że jedna pozycja zamówienia zakupu obejmuje dziesięć identycznych sztuk towaru. Uzgodniony termin dostawy już minął. Według danych pobranych rano magazyn zapisał przyjęcie sześciu sztuk. Dane dotyczą jednej pozycji i tej samej jednostki; nie było anulowania ani cofnięcia przyjęcia. Do przyjęcia pozostają więc cztery sztuki: dziesięć zamówionych minus sześć zapisanych jako przyjęte.

Raport oparty tylko na informacji, że przy zamówieniu istnieje przyjęcie, może pominąć całą sprawę. Kupiec widzi wówczas inne oczekujące zamówienia, choć tutaj nadal pozostaje część do sprawdzenia. Przydatne zestawienie pokazuje konkretną pozycję, cztery pozostałe sztuki oraz odnośnik do przyjęcia sześciu. Wskazuje też kupca prowadzącego zamówienie i moment pobrania danych.

Pracownik ma wtedy gotowe pytanie do magazynu: czy pozostałe cztery sztuki dotarły, lecz ich przyjęcie nie zostało jeszcze zapisane? Brak zapisu sam nie potwierdza fizycznego braku towaru. Jeśli magazyn potwierdzi, że partia dotarła, może wyjaśnić brak w systemie. Jeśli nadal na nią czeka, kupiec ma podstawę do kontaktu z dostawcą w sprawie tej części.

Po późniejszym zapisaniu przyjęcia raport przy kolejnym odświeżeniu uwzględnia nową ilość. Poranny widok nadal opisuje stan z chwili pobrania danych. Widoczna godzina aktualizacji pomaga pracownikom zrozumieć, dlaczego otwarte przed chwilą zamówienie może pokazywać już więcej niż wcześniej przygotowana lista.

Lista do pracy dla zakupów i magazynu

Kupiec potrzebuje znaleźć pozostałe ilości bez otwierania każdego zamówienia z osobna. Magazyn potrzebuje szybko przejść do pozycji, o którą jest pytany. Dlatego raport powinien prowadzić od wiersza do zamówienia i zapisanych przyjęć. Samo zestawienie nazw dostawców z informacją „dostawa niepełna” pozostawiłoby pracownikom większość poszukiwań.

Ważne jest również, by podczas wyjaśniania sprawy nie zgubić odpowiedzi magazynu. Krótka notatka przy pozycji pozwala koledze zobaczyć, czy ktoś już sprawdza brakujący zapis, czy kupiec czeka na odpowiedź dostawcy. Taki wspólny widok przydaje się szczególnie wtedy, gdy raport krąży dziś jako kilka kopii arkusza.

Jeżeli dostawa wymaga już dalszych pytań do przewoźnika, pomocny będzie artykuł o pilnowaniu opóźnionych dostaw B2B.

Najpierw sprawdź dane i widok w ERP

Obsługa przyjęć częściowych może już być dostępna w używanym systemie. Microsoft opisuje w Business Central przyjmowanie części ilości z zamówienia zakupu. Zapisana ilość przyjęta może być mniejsza od zamówionej. Warto sprawdzić z administratorem, czy raport zakupów korzysta z tych danych na poziomie pozycji.

Jeżeli ERP pokazuje pozostałe ilości wraz z przyjęciami, wystarczyć może odpowiedni widok dla kupców. Gdy pracownicy codziennie eksportują dane i odejmują ilości w arkuszu, raport może wykonywać to porównanie według uzgodnionych zasad. Dodatkowe połączenie jest potrzebne, jeśli zamówienia i przyjęcia znajdują się w różnych programach.

Zwykły raport może odjąć zapisane ilości przyjęte od zamówionych. AI warto rozważyć dopiero wtedy, gdy pracownicy potrzebują pomocy w czytaniu nieuporządkowanych wiadomości o dostawie obok raportu.

Co można zlecić Syntalith

Jeśli kupcy każdego ranka odtwarzają pozostałe ilości w arkuszu, proponowany projekt Syntalith obejmuje raport łączący pozycje zamówień z przyjęciami i osobą prowadzącą zakup. Pracownik dostaje listę spraw z ilością do wyjaśnienia oraz dokumentami potrzebnymi do rozmowy z magazynem.

Początkowy zakres można uzgodnić dla jednego magazynu lub zespołu zakupów. Pracownicy wskazują, gdzie zapisują zamówienia i przyjęcia oraz jak odnotowują wyjaśnienia. Syntalith przygotowuje potrzebne połączenie i widok, korzystając z danych obecnych systemów. Zakres może obejmować także wspólne miejsce na odpowiedź magazynu, jeśli dziś pozostaje ona w prywatnej korespondencji.

Rozmowę o automatyzacji raportowania dostaw zacznij od ostatniego zamówienia, którego pozostała część zniknęła z waszej listy. Opisz, jak kupiec ją odnalazł i co musiał sprawdzić z magazynem. Informacje o wycenie znajdziesz w cenniku Syntalith.